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结构化的管理促进有效的沟通
在这个项目中，项目团队将纷繁复杂的项目信息进行了结构化的管理，规定了项目团队中的每个人都是沟通的主体，都要严格按照沟通计划进行项目沟通;同时，指派专人负责维护沟通计划、收集产生的信息，在适当的时机发布和最终存储信息，并针对沟通计划的执行情况进行沟通方面的绩效考核。
在该项目的沟通计划中，包含了一个《项目沟通通讯录》，上面记载了用户主要项目干系人的姓名、职责、通讯方式、需要收集的信息和需要发布的信息、沟通的时机、谁负责与他沟通等资料，使各沟通责任人能够清晰地了解他所负责的沟通任务，可以按规定的时机和内容与他所负责的沟通对象进行及时的沟通。
在项目中，项目团队采用了统一的项目文档管理方式，包括统一的文档书写格式、规定的文档目录、文档保存的方式、信息读写的权限等，使文档的书写、保存和检索非常清晰和方便，用户和沟通责任人能够快速地提取到所需要的信息。为了保证沟通的真正实现，项目团队建立了沟通反馈机制：规定沟通必须保证信息被接收者接到并理解。例如：对较重要的通知、变更等信息要求信息接收人向信息发送人进行二次表叙，即要求信息接收人对接收的信息进行说明，以了解信息接收人对接收到的信息的具体了解程度，确保信息发送人传达的信息被接收人准确无误地接收和理解。
项目团队通过各种例行的和随机的会议和报告与用户进行沟通，将提交给用户的报告分为定期报告、阶段审查报告和紧急报告三类，规定了具体的报告格式及提交时间。其中，定期报告和阶段审查报告是在某一特定的时间点将项目团队和用户所完成的工作向用户的相关人员进行通报，如周工作报告、项目阶段工作报告和里程碑工作报告，主要涉及项目当前的状态、进度完成情况、当前的问题和阶段工作计划等。紧急报告是指在项目进行过程中出现了意外情况后进行的报告，如问题状态报告、风险监控报告等，主要涉及项目当前发现了哪些问题或风险、相关影响是什么、需要如何进行解决(动用什么资源)。项目团队通过这些会议和报告，使用户的相关人员能够始终了解项目的真实状况。
将沟通作为用户参与的基础、号角和保障
如果项目团队在进行项目计划的制定时，不能了解用户人员的工作安排，不能使用户切实了解将要进行的工作的重要性和必要性，不能将计划的可行性与用户进行协商，不能明确地告诉用户项目活动所需要进行的协作工作内容和方式，那么，项目团队单方面制定的计划岂不是如同建立在沙滩上的别墅?因此，项目团队需要在与用户进行充分的沟通、协商的基础上，与用户共同制定和签署切实可行的《项目计划》。
在现今瞬息万变的社会中，“计划总是没有变化快”是不争的事实，没有变化的计划是没有生命力的。在项目每个阶段的工作开始前，项目团队都要了解当初制定项目计划时的假定和约束条件有没有发生变化，了解项目计划有没有变更的需要;同时通过发送各种《通知》的方式，向用户方的项目负责人、主要项目成员及其他相关人员发送项目将要进行的活动信息，如同进攻前发出的号角一样，使参与项目的用户相关人员切实地做好各项组织、协调和准备工作，配合项目团队共同完成这个阶段的工作。