“纸张在我的日常工作中作用不大。”

    作者: Bill Gates

    ── 比尔•盖茨，美国微软公司董事长兼首席软件设计师

    回顾 30 年前微软（Microsoft）创业之初，可以发现工作方式已经发生了令人难以置信的变化。我们真的已经基本实现了我所说的“数字化工作方式”了。

    在我的办公室，你会发现很少使用纸张。我的办公桌上有三个显示屏，它们相互连接，共同构成一个工作平台。我可以在它们之间来回拖动任何项目。一旦采用了这样的大屏幕工作区，你肯定不愿再放弃它，因为它直接影响到你的工作效率。左边的显示屏是我的电子邮件窗口，中间通常是我正在阅读和回复的邮件，而我的浏览器在右手边的显示屏。使用这种布局，我可以在做一件事的同时观察到新到的东西，可以在一封电子邮件显示在面前的同时打开与这封邮件相关的链接。

    在微软公司，电子邮件是首选的沟通媒介，胜过电话、文件、博客、公告板甚至会议（语音邮件和传真事实上整合进了我们的电子邮件收件箱）。我每天都收到大约 100 封电子邮件。我们使用过滤程序，使收到的信件数量保持在这一水平──来自跟我有过通信往来的任何人的所有电子邮件，来自微软、英特尔（Intel）、惠普（HP）及所有其他伙伴公司的所有电子邮件，以及来自所有我认识的人的电子邮件，都直接进入我的信箱。来自不在我的允许名单上的公司或者我不认识的个人的任何电子邮件，我向来只阅读助手的评论。这样我就能知道人们赞美我们什么，抱怨什么，以及要求什么。

    我们现在所处的景况是，面临的挑战并不是如何有效地使用电子邮件沟通，而是如何确保把时间花在最有意义的电子邮件上。我使用“收件箱规则”（in-box rules）和搜索文件夹这样的工具，根据内容和重要程度对邮件加以标示和分组。我不怎么使用待做事项清单（to-do list），而是使用电子邮件、桌面文件夹和我的在线日程表。因此，走向办公桌时，我就可以把注意力放在我曾经做过重要标记的电子邮件，并查看监视具体项目和博客的文件夹。

    Outlook 也有一个小的通知图标，有新邮件进入邮箱时，它就会显示在屏幕右下角。我们叫它“打招呼”。除非我看到它是关于一个高度优先的主题，否则我绝对不去理会它。

    保持专注是一个信息过度的问题。另一个问题是信息不足。信息充斥并不等于我们得到了想要的信息，也不等于我们与希望联系的人保持了联系。我处理这一问题的方式是使用 SharePoint，这一工具能够生成就具体项目进行协作的网站。这些站点包含有计划、图表、讨论区及其他信息，公司几乎任何人只需点击几下鼠标，就可以生成这样的站点。

    我马上就要开始我的“思考周”了。5 月份我要离开公司一个星期，阅读微软公司雇员准备的 100 多份与微软和未来科技有关的各种事项的文件。这种事情我已经做了至少 12 年了。过去，这是一个完全纸面的过程，我一个人完成所有的阅读和评论工作。而如今整个过程都数字化了，并且向整个公司公开。现在，我可以非常有效地挑选出要读的文件，我可以添加所有人都可以即时看到的电子评论。

    微软公司有 5 万多人，所以任何新奇的想法出现在我的脑海之时，我就把它们记下来，例如: “嘿，在线支付系统前景如何？”“有什么好办法保留对孩子的记忆？”然后，人们就可以看到它们并评论说: “不，你错了”，或者“你不知道什么什么地方已经做了这件事了吗？”SharePoint 帮助我同公司内难以直接接触的许多员工建立联系。这就像是有一个可以供很多人编辑和讨论的超级网站，远远超过了发送带有附件的电子邮件这种标准做法。而且，你所感兴趣的领域出现任何新情况时，它就会通知你。

    另一件对我的工作效率具有重大影响的数字工具是桌面搜索。它改变了我访问电脑、服务器和互联网上信息的方式。利用更大的硬盘驱动和不断增加的带宽，现在我的电脑和服务器上存有 G 级的信息，它们形式多样，例如电子邮件、文档、媒体文件、联系人数据库。我并不是通过一一浏览文件夹来寻找我认为包含某条信息的某一文档，我只需在工具栏键入搜索关键词，所有包含该条信息的电子邮件和文档就都一览无遗了。电话号码和电子邮件地址也是一样。纸张在我的日常工作中已经作用不大。我看到的 90% 的新闻都是从网上获得，如果打算在会上记点东西，我就带著我的手写笔记本。它与我办公室里的机器完全实时连接，因而我能够访问需要的所有文件。我还有一个名为 OneNote 的笔记软件，因此我的所有笔记也都是数字格式的。

    现在，我办公室里唯一仍然保留的非高科技设备是我的白板。我总有很多不错的彩色白板笔，它在我和其他人一起做头脑风暴时非常有用，有时我一个人也进行头脑风暴。微软一些办公室里的白板具有捕捉影像并将其传送到电脑的功能，就像是一个巨大的手写笔记本。目前，我还没用这样的白板，但明年我很可能要装一个。现在，如果我头脑中出现什么闪亮的想法，我就拿出我的笔和手写笔记本记录下来。

    白天通常都有很多会议。白天抽点时间整理思路或者回顾会议，算是一种奢侈。有时我没时间享受这种奢侈。因此，孩子们睡下以后，能够坐在家里处理我没来得及处理的邮件也非常不错。如果整个一周都非常忙碌，我就在周末发送经过思考的长篇电子邮件。周一早上上班的时候，人们就会发现我忙了一个周末──因为他们会收到很多电子邮件。

    如今比尔桌面上的物件

    硬件

    戴尔台式机和 Motion Tablet PC，都使用微软的 Windows XP 系统软件

    NEC 21 英寸显示器（一个改装的显卡把三个显示屏连接成一个桌面）

    微软无线鼠标

    罗技摄像头（用于视频会议）

    软件（均是微软产品）

    Outlook（电子邮件、日历安排）

    SharePoint（协作）

    OneNote（做笔记）

    Communicator（实时消息、电脑电话整合等）

    纸张 无

    译者: 郑欢