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会员注册微软的顶级奇客和新技术大师讲述他们对电子邮件的爱与恨，以及解决问题的方法
作者：David Kirkpatrick
比尔•盖茨（Bill Gates）位于华盛顿州雷德蒙市的办公室十分简朴，屋里的书架上摆著一个水晶球。今年 5 月，《财富》杂志的戴维•科克帕特里克（David Kirkpatrick）在这里采访了盖茨和高级职员雷•奥齐（Ray Ozzie）─在 90 分钟的时间里探讨了未来十年内技术将如何改变我们的职业生活。我们都清楚目前的局面: 电子邮件成了家庭和职业生活中不可或缺的东西; 无线电话使得我们可以随时打电话或发送即时信息。然而，对于繁忙的高管们来说，有时候这种便捷更像是一种惩罚，因为他们必须对付信息的冲击。麦肯锡公司（McKinsey）最近的研究表明，一个普通的经理每 10 分钟就受到新信息的打扰。
盖茨深知微软必须采取更多的措施，帮助人们摆脱信息重负。微软公司的 Office 软件─集大成的写作、计算、讲演和交流工具─是全世界 4 亿职员们主要的桌面应用程序。微软负责 Office 软件的“信息工作者”事业部是公司获得成功的第一大功臣。在过去四个季度 390 亿美元的营业收入中，110 亿来自 Office 相关产品，并创造了 79 亿运营利润─利润率高达 72%。无怪乎盖茨要认真研究如何保持该项业务的增长了。
这也正是微软在今年 3 月收购奥齐一手创办的 Groove Networks 公司的主要原因。Groove 的软件使得不同的工作组可以创建共享的在线空间，通过文档、表格及其它应用程序进行协作。（它要比通过电子邮件发送附件要强得多。）奥齐本人更是盖茨想招揽的目标: 他因发明和编写了 Lotus Notes 软件而闻名，这一软件率先给商业注入了合作工具的理念，在电子邮件方面获得了极大的成功。多年里，盖茨一直称奥齐为“没有为微软效力的最优秀程序员”; 现在他终于消除了这个遗憾。在他们生平第一次共同接受采访时，两人都认为微软会拿出更好的协作软件和其它工具，帮助工作者们摆脱目前繁重的电子邮件负担。
每个人似乎都感觉到了信息重负。这种情况有可能改变吗？
奥齐: 在过去几年里，工作和家庭的界线正日益变得模糊。以前人们都过著朝九晚五的生活，在上下班路上或是其他一些时段，人们都无法加以利用。而现在，你有条件将自己时刻淹没在信息的洪流之中。问题是，人们如何能利用技术来既实现高质量的生活，又提高工作效率？这正是我们努力的方向。不过，目前我们在这方面才触及皮毛而已。
盖茨: 信息重负这个问题具有二元性。它不仅仅是过载那么简单。我们也给予了你获得重要信息的渠道。在工作中，你会非常关心项目是否进展顺利，或你的客户对你是否满意。比如说，如果销售情况没能达到你的期望值，那么你就可以仔细研究，找出相关负责人，然后告诉他们你的看法，这样你很快就能得到他们的回应了。大家称它为商业智能。它把信息工作者提升到了一个新层次。虽然在这过程中我们会遇到一些挫折，也必须进行改进，但人们的工作效率的确比以前大大提高了。
奥齐: 技术是达到某个目的的手段，而商业的最终目的是创造价值。商业的性质一直在不停变化中。从等级时代的烟囱式结构变成现今的网眼结构，个人和公司都能在全球范围寻找合适的劳动力和业务伙伴。如果没有廉价的通讯器材和软件的话，他们不可能像现在这样运用这些新的沟通与合作工具来重新打造商务流程。
我不想在开车回家的路上受打扰，不过却又要随时知道我的妻子或老板是不是有要紧事找我。要多久才能实现这一点？
盖茨: 根据你正在干什么，找你的人是谁，他们要传递给你的信息有多紧急，软件会判断是否应该打扰你。我们新版的 Office Communicator 产品（微软开发的集成通信应用程序─译注）就开始涉及这方面的功能了。该产品将很快到货。假如你出门了，你可以告诉它哪些电话你希望被转接到你的手机上。不过，实现电子邮件、电话和即时消息的真正融合，还需要很长时间。
今天，提笔写信成了变态，会不会有一天电子邮件也变得如此呢？
盖茨: 不会。你总有些信息交流是想针对一批人的，而且你还想让他们知道，你在以信誉担保，马上接触这些信息不会出现问题。所以，电子邮件将永远是交流的一种方式。但目前电子邮件的使用并不完善。来回收发被改过很多次的同一份文档的电子邮件，就是件让人发疯的事情。
奥齐: 电子邮件已经沦为其自身成功的牺牲品。其实起初它可能只是用来传达一个简单的想法或信息，而今天人们却用它来管理整个项目和工作组。按时间先后将各种信息都装入一个邮箱里，并非处理不同项目、不同工作组、不同问题的最佳模式，因为会有许多其它无关的信息掺杂其中，结果你根本分不清楚轻重缓急。
比尔，有人通过合法渠道查到了你的电邮内容，你因此被告上了法庭。这是否改变了你使用邮件的方式？
盖茨: 不。我一直生活在检查之下。我发送的每封电子邮件基本上都要由 30 到 40 位律师检查是否有引起误解的可能。我从来没有在末尾注上: “律师阅知: 我所说的｀打垮竞争对手＇的意思是说，要采用我们一贯的友善方式。”（大笑）所以你看，你做的所有事情都是可以被检查的─这种看法没什么错。语音邮件也是如此。人们得逐渐习惯于凡事有一定的透明度。我想，我们不至于沦落到开通本地付费电话这种地步。
你考虑过要减少使用电子邮件吗？
盖茨: 当然。我们将把 SharePoint（微软开发的团队协作产品）做成电子邮件的辅助软件。所以，如果我们在近期有个项目，就可以创建一个共享的工作空间，在里面存放有关文件，而不用再通过电子邮件将文件来回发送。
就算在工作空间里讨论技术，还是会惹怒某些人。他们对于自己的生活时常被打扰深感沮丧。
盖茨: 我想是那些使用手机的人吧。（笑声）
奥齐: 没有和这一技术一起成长的人，需要更多的时间来适应琳达•斯通（Linda Stone）女士（前微软研究人员）所说的“持续性局部关注”，即同时处理多个事情。问题就在于技术让你能轻易地获得大量信息，而那些自律不足的人会深受挫折，而且还会影响工作成效。
盖茨: 由于这些工具的功能十分强大，因此你必须很清楚地对自己说: “好了，我想从电子邮件里解脱出来几天，我要把时间花在考虑长期战略这样的问题上。”
在你的“思考周”，你不收任何电子邮件，是吗？（盖茨会定期在一个偏僻的小屋里盘坐思考有关战略问题。）
盖茨: 我有过一两次完全不处理邮件的经历。大多数情况下，我会一周查看两三次邮箱，看是否有特别紧急的邮件，但一般来说“思考周”是名副其实的。
这儿的人很关心这一点。例如，哪些会议是允许你一边开会、一边查看电子邮件的？你必须为这些事情制定协议。微软有三种类型的会议: 有些会议完全自由，你可以做任何事情; 有些会议前排的人需要集中注意力，而另一些人不需要（如果你在后排就座，那就表示你不需要全神贯注）; 还有的会议则需要集中你所有的注意力。原则是: 如果你坐在前排，你就需要全神贯注地开会。
我 15 年来一直采取使用电子邮件工作的方式，但我很难习惯即时信息。如果那样，多少人会来打扰我？如果我拒绝他们，他们会怎么想？
你每天接收多少电子邮件？
盖茨: 如果只是指微软内部的非批量发送的信件，每天真正是写给我、需要我处理的邮件也就三、四十封，同时我还有一些像微软内部人员一样重要的名字和邮件名─比如来自英特尔或沃伦•巴菲特助手的邮件。（巴菲特并没有自己的电子邮箱。）然后是微软内部批量发送的邮件，如果要讨论一个竞争对手或一个新项目，我会收到三、四十封邮件，这取决于我的介入程度。我相当注意应用电子邮件规则，将这种邮件统统归入同一个文件夹里。另外，我还会收到微软以外的邮件。
目前我使用 Exchange 产品的白名单和黑名单功能。我的白名单是微软内部人员以及我经常联系的人，而在黑名单上的，是那些把我列入的批量发送邮件的那些人。介于这两者之间的则交给我的助手─一个专人─每天查看 300 封左右的邮件。如果有人需要直接跟我联系，我的助手会将他的邮件放入我的邮箱。
奥齐: 来到微软后，我的邮件情况有所恶化。尽管目前我还没有被加入微软的邮件列表，可我每天收发的邮件总和达到 125～175 件。我在 Groove 的时候一般只有 30～40 封邮件。不过这样比较不太公平，因为当时的大部分信息我都是从 Groove 的工作空间上获得的，我们禁用邮件列表。
你们这样做是为了让大家使用公司的产品吗？
奥齐: 为了迫使他们改变做事的方式。所以，我们将信息放入一个容器，而不是让它不断流动。我已经开始鼓动一些同事使用工作空间了。 你的邮件地址几乎变成了全球通行的数字身份证，大部分人都知道。你会改用新的地址吗？
盖茨: 不会，那个邮件地址基本上是永久性的。事实上，我的实时传讯（Instant Messaging）用的也是同一名字。我有工作和私人用的邮件地址，但你最多只需有两个用户名，就能应付一切。最终，你将用不著那些电话号码，所有事情都会围绕著邮件用户名进行。
在办公室工作空间环境产品开发方面，你认为谁是你们的竞争对手？
盖茨: 在工作流程、协作、文件搜索、商业智能、电子邮件和网络电话以及改善方面，我们相对来说是无与伦比的。全球没有多少软件产品能被广泛安装在各台电脑上。有一些产品很接近，如 Skype 这种大受欢迎的个人实时传讯软件。我们最大的竞争对手一直是维持现状─人们总是按照习惯做事，还觉得: 嗨，这样已经够好的了。
关于你们开放源程序的对手 OpenOffice，您有什么看法呢？
盖茨: 呃，很多人都已经安装了自己的微软 Office 软件，所以我们的有关产品对他们来说是免费的，而 OpenOffice 既不具备我们的高质量，也不具创新性，而且也没有所需的模块。我们依靠为我们的用户群提供创新产品来进行竞争。
对于雷能加入微软，我感到十分兴奋的一个原因是，他能够开始将他有关协作的想法付诸实践。我们不是只将 Groove 变成了 Office 的一部分，而是利用它完善了 Office 软件，从而清楚明白地告诉人们，你的工作方式能有怎样的改变，软件又是怎样促进这一变化的。
奥齐: 在任何所到之处，你都能确定边界─从国界到联邦、州、地方之间的边界，再到家庭和工作之间的界线。但是，有的东西正让边界变得模糊。我们这种以传统方式打造出来的技术已经形成了一个行业，专为那些有边界的实体服务。让我激动的是我们可以改造技术，使之适应不断变化的商业和办公工作。
译者: 陈晔