高校后勤集团知识管理的实施策略探析

摘要：本文阐述了知识管理的含义，指出了高校后勤集团实施知识管理的意义，分析了后勤集团知识管理的现状及原因，提出了高校后勤集团知识管理的实施策略。
    关键词：知识管理，现状，实施策略
    一、知识管理的含义
    
    本文认为，高校后勤集团的知识管理就是获取、利用并创新集团生产、经营和服务所依赖的知识，提高集团创新和创造价值的能力，保障集团生存发展的一种活动。它包括知识的收集、整理、更新、应用、传递、分享和创新等基础环节，并通过知识的生成、积累、交流和应用管理，复合作用于集团的多个领域，实现集团知识的资本化和产品化。
    鲁若愚等将知识管理的公式表述为：KM=(P+K)(S+I)，其中，KM表示知识管理的成效，P表示参与知识管理的所有人，“+”表示信息技术的应用，K表示知识，S表示知识的分享与传播，I表示知识的整合。人及其心智、信息技术和制度是后勤集团实现知识管理有效性的三要素，其中人是核心，知识的收集、整理、创新及传播等都需由人来实现；信息技术是基础，知识的分享、传播、整合、内化和外化等必须依托信息技术的应用；制度是知识管理的支撑，它为知识管理提供环境保证和支持。
    二、实施知识管理的意义
    1、有利于改善组织对知识资源的利用
    后勤集团拥有的物质资源是有限的，而可利用的知识资源是极其丰富的，如果集团加强知识资源的开发和利用，并与物质资源相结合，将给集团带来巨大的创造价值的潜力。同时，任何管理主体都是人，如果忽略了人的能力的开发与提高，物的配置再优化，它的作用也会大打折扣。因此，知识管理对于改善组织对知识资源的利用具有积极意义。
    2、有利于提高组织的竞争力
    对后勤集团而言，谁占据了市场，谁就能获得生存和发展的机会。如今高校师生的素质和消费水平在不断提高，消费越来越倾向知识含量高的产品和服务，集团面临的产品和服务创新的压力越来越大。在这样激烈的市场竞争中，集团只有不断创新才能赢得市场，而创新的源泉就是知识资源。因此，加强集团的知识管理，增强组织创新的广度和深度，已经成为当前管理中最重要的的问题，只有这样，集团才有可能赢得更多的生存和发展壮大的机会。
    三、后勤集团知识管理的现状及原因
    
    1、知识管理意识淡薄
    知识管理是“一把手”工程，决策层的态度对知识管理的实施起着决定性的作用。但许多后勤集团的决策层还不知道知识管理的概念，员工了解的就更少。造成这种情形的原因大体如下：一是缺乏系统的管理知识。高校后勤集团的决策层大多是由专业教师成长而来的，而且后勤事务性工作频繁，后期很难有时间和精力去系统地学习深造。二是缺乏现代管理理念。绝大多数后勤集团是从高校原行政管理模式中改革而来，仍习惯于经验管理，不重视现代企业管理理论的运用，并未将管理理念真正运用到管理实践中来。三是管理实践经验不足。市场经济条件下的企业管理理论在高校后勤集团的发展先天不足，管理实践经验非常缺乏，高校后勤集团有大量的“实践课”要补。
    2、对知识管理理解片面
    由于知识管理理论出现的时间不长，许多后勤集团管理层对知识管理的理解仍停留在表面，并存在不少认识误区。一是组织形式决定论，认为后勤集团的工作无非是看门扫地、水电桌椅柜、吃喝宿卫睡这些小事情，没有任何知识含量，不需要多高的水平，没有必要进行知识管理；二是知识管理无用论，没有确立知识是关键生产要素的思想，认为现阶段还能盈利，不必考虑知识管理；三是概念理解错误，混淆了信息和知识的概念，把信息管理简单等同于知识管理。
    3、集团组织结构僵硬
    高校后勤集团多是“金字塔”型组织结构，其弊端明显：职级层级过多，机构臃肿，办事环节、手续繁琐，效率流失；信息传递慢且不畅，失真度大；上下级沟通距离远，关系脆弱；对市场反映速度慢，应变能力差；组织僵化，缺乏创新机制，相互协调配合差，不易形成合力。
    4、重有形轻无形的恶习
    许多后勤集团把管理的重心放在有形资产上，对有形资产的管理有着较科学的制度和完善的手段，但对知识资产的管理还仅仅停留在口头或文件上，对知识资源的认识程度非常低，甚至完全忽视了对知识资源的管理，无论从实体投资还是最终的利润分配来看，都体现着这种观念。
    5、高投入门槛的阻力
    知识管理的高投入无形中给不少后勤集团设置了一道很高的门槛，后勤集团配备大量的高新设备是一般领导所不易理解、接受和允许的。
    6、人力资源管理不善
    人力资源不仅是后勤集团最重要的资产，而且是最宝贵的稀缺资源，它是现代经济增长的“新引擎”和决定因素。但在后勤集团管理中，人力资源管理却是弱项，主要表现为：一是“人力资源”过剩论。在一部分后勤管理者心目中，人力资源是“不值钱”的，抱着“三条腿的蛤蟆不好找，两条腿的人遍地都是”观念的后勤领导者不在少数。二是不重视教育培训。高校长期以来只重视教学、科研，忽视了对后勤人员的继续教育、技术培训和各种技能培训，致使员工无法全面发展和提高，严重制约了后勤集团的发展。三是激励机制不完善。大量的知识资源以隐性方式存在于员工的头脑中，这种高度个性化的隐性知识如经验、思维模式、诀窍、想法、习惯等都是很难规范、不易传递的，许多后勤集团所盛行的“记件工资”和“记时工资”等在知识共享和创新方面都已失去激励了的作用。四是员工文化素质偏低。长期以来，后勤是学校的补充和辅助部门，从属学校领导，其员工多为事企编制人员和校外招聘的全日制人员，员工整体学历层次偏低、文化素质不高。
    四、后勤集团实施知识管理的策略
    
    1、变革管理观念
    (1)树立知识管理观念。知识管理是一种管理的方法和工具，更是一种理念和思想，要在后勤集团内部实施知识管理，首先要让组织的高层人员认可和接受知识管理的观念，其次应将其作为一种理念让每个员工接受。一是创新观念。要不断学习，将集团打造成学习型组织；要追求卓越，促进人员的自我控制和自我超越；要有权变的观念，促使员工反思并找出最佳的解决问题方案。二是共享观念。组织要创建知识共享的组织文化。三是协同观念。要构建协同合作的文化环境，实现多层次人员的沟通。
    (2)树立人本管理思想。一是要培育重视人的良好环境，尽可能调动每个员工的积极性，使更多的员工有机会实现和展示自己，让他们为后勤集团的发展而努力工作。二是要建立激励员工参与知识共享的机制，把集团打造成开放型、创造型和学习型的组织。三是要引进、重视人才，并通过优化教育培训来完善人、开发人和发展人。事实证明，对人力资本的投资能获得最丰厚的回报，也有利于创造尊重知识、生产知识、传播知识和使用知识的内部环境。
    2、加强知识管理的实施环境建设
    (1)建立健全激励机制。通常员工用自己已掌握而别人尚未掌握的知识来衡量自身价值，如果把知识传授给他人，就会影响他们工作的稳定性和个人利益。因此，应建立健全有效的激励机制，充分发挥人的潜能，提高员工进行知识学习、创新和共享的主动性与积极性。
    (2)调整组织结构。后勤集团要逐步转变成具有扁平化、柔性化和网络化的知识管理型组织结构。扁平化就是通过精简集团中间管理层，把传统层次众多的金字塔式组织压平，使集团的信息传递更快；柔性化就是模糊传统的职务界限，集体参与决策管理，畅通沟通渠道，广纳员工智慧；网络化就是通过个人微博、电子办公软件、QQ、飞信和E-MAIL等网络沟通途径，分享思想、信息和资源，通过以信息作为主轴和中心的结构，提高后勤集团对环境反应的敏捷性。同时，集团需要推进业务流程知识的重组，通过制定和完善标准，优化流程等，提高效率和效益。
    (3)丰富员工知识。一是通过实施“新员工导师制”，发挥优秀老员工的“传帮带”作用，鼓励员工在“干中学”，促进隐性知识在员工间的转移和扩散；二是实施工作适度流动和在岗培训，帮助员工对各个工作岗位的了解和相关知识的学习，降低接受者搜寻知识的成本；三是让核心员工带薪脱产学习，减少员工获取新知识的阻力；四是制定考试与考核制度，为确定员工薪酬、紧急提供决策依据，让积极获取新知识、努力提高业务水平的员工有所回报。
    (4)加强客户知识管理。“顾客是上帝”已成为后勤集团的经营理念，但是却对客户资源中最重要的一个方面即师生拥有的知识利用不足。后勤集团可以通过聘请校院有丰富管理经验和知识的老师组成“后勤服务咨询指导委员会”，委员们可充分利用他们的知识指导后勤工作，集团也可经常向他们咨询、请教，并及时听取他们的意见和建议。同时，集团还可以通过搭建形式多样的互动平台，扩大与师生的互动交流范围，并让师生参与后勤服务质量的监督和考核等。
    3、建立集团知识库
    通过建立后勤集团知识库，可把现有的知识分门别类加工和提炼，形成系统的、不断发展的知识资产，以实现组织内部知识的交流和共享。一是建立人力资源信息库、供应商资料库和仓库管理软件，通过内部网络进行知识交流与共享；二是规范和完善各种技术规范、内部结算定额、合同文本等，建立内控制度，实行统一格式，规范管理；三是编制《岗位说明书》、《作业指导书》、《规章制度汇编》、《员工手册》，确保隐性知识向显性知识的转化，改善知识利用的方式和流程，提高员工利用知识为师生服务的速度和质量；四是提炼、加工和汇编工作及活动策划书、方案、经验和总结等内部资料，并将电子版材料留存备用，避免因人员流动造成的知识和经验的流失、遗忘和外泄；同时，通过借鉴或重复利用已有的知识，可避免不必要的重复，节省人力与物力。
    4、加大资金投入
    知识管理是一种长效管理，它的成功实施要求高成本的投入。一是建立知识网络，收集、编选、组合、整理信息和知识，创造新知识，对员工教育培训等都需要投入大量的人、财、物；二是把信息转化为知识，把无序的隐性知识转化为有序的显性知识，仅依靠有形设备并不能完成，必须结合技术、人才等方能发挥作用，这也要以大量资金、人才投入为前提；三是有效的知识管理成本较高，在推动知识管理的过程中，除了理论指导，强大的经济支持是必不可少的。因此，应加大对知识管理的资金投入。
    五、结语
    知识管理战略的最终目标在于推动高校后勤集团的创新能力和对环境的动态应变能力，使其能在复杂多变的环境中保持竞争优势。高校后勤集团只有充分深刻地认识到知识管理的重要性，并且实施全方位的知识管理，才能使后勤集团形成自己的特色和服务品牌，才能为高校的发展提供坚强的后勤服务保障，并在日益激烈的市场竞争中立于不败之地。
    参考文献：
    [1]吴隽：基于知识利用状况的知识管理策略选择[J].中国软科学，2003(8).
    [2]储节旺等：知识管理概论[M].北京：清华大学出版社，2006.
    （作者单位：淮阴师学院）