管好档案，不只是钱的事儿

    “好好表现，这些情况以后都是要进档案的……”对不少人而言，这句话在学生时代想必并不陌生。伴随老师严肃的表情，“档案”有了沉甸甸的分量。升学、就业，档案在机构间流转。大多数未能进入机关或国企等单位的人群，每年要付出数百元不等的费用，给自己的档案“安家”。
    上周，有媒体指出估算全国每年收取数十亿元档案保管费，收费依据和去向存疑。国家发改委价格司有关负责人迅速回应，最迟到2016年，各地都不得再收取档案费。而为停止收费叫好的同时，管理混乱、使用不便、功能重叠等针对现行档案系统的不满，更被民众反复提及。管好档案，不只是钱的事儿。
    “不让我们放手里，
    硬要管，
    然后硬要收费”
    听说档案费将要取消，小赵姑娘很是开心，还特意给家里打了电话，分享这个好消息。
    自从2008年大学毕业后，小赵一直在上海工作，档案存放在哈尔滨市人才服务局，由家人每年替她交一次费。起初保管费为240元/年，从去年起减为120元/年。比起周围不少档案“不知所终”的同龄人而言，她对自己的档案已经算得上用心。
    然而由于没有进入“体制内”，这份档案还未有出场机会。“不让我们放手里，硬要管，然后硬要收费。这钱说多不多，说少，为这几张纸也花了将近1500元了。可不交又不放心，以后万一需要办什么事情呢？”
    她的担心不无道理，影视公司后期技术人员冯树淮明年准备考农大的MBA，当初没在意的档案就成了大问题。“只知道被返回原籍了，麻烦是不知道具体返到哪个单位。可能在我们老家县里的教育局？或者我高中的学校？或者老家的档案局？哎，到时候再找吧。”
    事实上，早在2012年12月，便已有《国家发展改革委财政部关于降低部分行政事业性收费标准的通知》，提出2013年1月1日起降低人事关系及档案保管费，“三年后自动取消。”而有些地区已经走在了《通知》的前列，如青岛开发区自2009年起，便取消了人事档案托管费。
    “反正都要取消了，为啥还得等到2016年？”“我明年是不打算交了，难道还能问我要吗？”“一口气交到了2017年，给退不”……面对在即的“曙光”，民众有着各自的期待与盘算。
    “交着钱还没管好，不收费了情况会不会更糟糕？”
    厦门女孩沈彬（化名）毕业后没有立刻就业，档案放在人才服务中心，后来找了一家公司进行档案挂靠。去查档案时，她发现与自己想象中厚厚的“人生记录”不同，信封里就是几张纸。“大概是各个时期学校毕业的成绩和评价，印象中还有高考卷子，写作文的那张。”
    沈彬不太明白，这些东西为什么需要每个月交钱去保管。“长辈那个年代，工龄无法靠社保缴纳年限界定，才要查档案看什么时候就业，我们现在社保都联网了。”
    更令她惊讶的是，自己的档案里居然混进了另外一个同名同姓人的资料。“那个人我也认识，跟我同校同年级，但是不同系，我们刚好又都在一个城市。”如果不是自己发现，那位同学今后若需查找档案，岂不是面临资料缺失的窘境？
    沈彬的档案中多了点东西，技术员赵楠则因为材料没有及时收入档案，引起麻烦重重。
    从上海的大学毕业，工作数年，赵楠的档案一直放在上海市人才交流中心。后来通过朋友介绍，他到了北京。前年开始评高级职称，可把他折腾坏了。“评职称的材料里要写明自己的工作经历、起始时间还有具体所做项目的时间，我填好送上去，负责审材料的老师说和档案上的记录完全对不上，让我再去开证明。”
    赵楠紧急“杀”回上海，申请查看自己的档案，发现原来在上海那些年换工作的时候离职单位给的退工单都不在档案里。“人才交流中心的人说他们没收到，原来的单位说他们早就寄出去了。总之，是一笔糊涂账。我只能自认倒霉，到原来工作过的单位挨家求爷爷告奶奶请人家再给我补一份离职证明。”
    在赵楠看来，档案管理还真不是钱的问题。“只要别搞得一团糟，该放的材料、证明不往里面搁。现在交着钱，纰漏还时有发生，如果将来不收费了，情况会不会更糟糕？”
    “纸质档案用户体验差，何不进一步整合？”
    事业单位员工小孙今年要评中级职称，资料审核中有一份表格需要单位人事部门盖章，再让档案所在地盖章。小孙的档案放在老家人才服务局，好在有父母在家可以帮忙。
    但即便免去了奔波之苦，也不代表这一来一回的邮寄就多么轻松。那份申报表周一才能打印，而周五，就是审核的最后截止期限。小孙第一时间打印出了表格，可单位人事处负责盖章的员工又不在，等到下午终于盖上了章，她选了一家最快也是最贵的快递寄了出去。
    周二，申报表寄到了家里，无奈收件时已是下午四点，赶去盖章肯定来不及。知道女儿着急，周三上午，母亲直奔人才服务局，终于在中午之前盖好了章。周四下午，小孙收到表格，总算赶得上周五的现场审核。“但凡有一点耽搁，我今年这职称估计就评不上了。”
    小孙单位的人事处年初曾给她开了一张介绍信，交到全国人才流动中心，对方再出一张调档函，就可以把她的档案调到北京了。结果对方说，从今年起，户口不在北京的员工，就不给调档了。小孙很是疑惑，“户口和档案难道不能分开吗？既然单位都同意为我保管档案，人才中心凭什么不给调呢？”
    虽然公司规模大，也很正式，但与小孙一样，赵楠的档案同样无法从上海调到北京。麻烦的是，他没有家人在上海，评高级职称时只能自己跑。后来证明材料里又出现了月份对不上的问题，只好又回去弄，折腾了他三四趟。“都是工作日，搞得我现在的单位很不满意。真心希望自己的档案能跟着人走，到哪儿工作就放在哪儿，要不真是给个人添了好多麻烦。”
    “档案更新不及时，也跟它的落后有关。什么东西都进档案，天天运来一大摞纸挨个袋子塞，这画面我不敢看……”在沈彬看来，纸质档案的“用户体验”太差，未来还应更进一步。“个人信息联网、征信系统……很多东西都跟它有重叠，想查的资料都能查到，为什么不能整合在一起呢？”
    正说
    “缺乏技术保障，
    电子档案不可能
    替代纸质档案”
    张辑哲（中国人民大学信息资源管理学院档案管理教研室主任）：档案收费，既指人事档案相对人向代管其人事档案的人才交流中心等机构缴纳档案保管费，也有国家公共档案馆（我国又称综合性档案馆）向档案利用者收取档案利用费，这是两回事。
    前者收费有一定道理，相对人等于是付费请人才交流中心代管其人事档案，维护自己的权益，对于那些可能回到体制内的人尤其如此。但从所有权上讲，是收费方理亏，这与体制架构转型有关，所以目前是各自有理。2016年取消收费也是好事，说明这届政府在做应做之事。
    后者的收费没有道理，但在我国确有其事。西方发达国家的公共档案馆是不收档案利用费的，它们靠国家财政养活，纳税人已经通过交税预付了费用。
    我认为电子档案不可能替代纸质档案，因为前者内容上的真实性、确定性、可靠性，在技术上没有保障。我国人事档案管理上出现的问题，有特定的历史和现实（尤其是改革开放后出现的社会转型）原因。老百姓认为人事档案没用了，有一定道理，对那些永远不会回到“体制内”的人尤其如此。但说完全无用，还为时过早。人事档案对相对人具有社会管理功能，当涉及诸如低保、社保等事务时，相关部门往往要以人事档案中的记录为依据，才兑现对相对个人的相应权益。对体制内人员的作用，就更不用说了。
    “未来的档案可能会
    成为一个完整的
    个人信息代码库”
    竹立家（国家行政学院教授）：随着技术发展，纸质人事档案越来越少，越来越没用，这种现象是存在的。但不管是纸质还是电子档案，作为个人的信息，是需要有档案的。
    在国外，也有类似档案的个人信息管理，这是现代城市管理的重要手段。比如城市化以后，社会的关系、人的流动越来越快，越来越复杂，怎么掌握每个人的动向，怎么去制定政策？档案能反映出人的履历、工作状况等信息，方便政府通过这些信息去制定相应的政策。档案是社会管理重要的基础之一，它的发展趋势，就是一个关于人的信息库。
    现在有些人的档案放在人力市场，有些放在劳动力市场，未来可能会慢慢统一，成为一个完整的个人信息代码库。目前国外发达国家发展得比较好，我们应该尽快推进这项工作。
    从这个角度讲，取消档案收费是非常应该的。档案管理不仅仅是一个你给我钱，我帮你保管档案的问题，而是说不管给不给钱，政府都要去收集你的档案。现在有些人的档案已经遗失了，或者拿在自己手里，这是政府管理的失误。政府应该去积极地管，这才是档案管理中应有的态度。
    主笔 魏婧 吴楠 周明杰
    插图 宋溪