保险公司财务大集中后内部控制浅析

前些年，“数据大集中”在国内金融业信息化建设中风起云涌，“财务大集中”就是其中最引人瞩目的一幕。财务大集中是指通过在一个或多个地点对人员、技术和流程的有效整合，实现公司内财务各流程标准化和精简化的一种创新手段。由于保险公司机构体系庞大、风险控制要求很高，因此，财务大集中成为国内外同业普遍采用的管理模式。
    传统的财务系统存在诸多不足：全国合并会计报表需要手工合并，存在重大风险；信息维度单一，无法满足公司管理层要求；预算控制由管理员人工记录和控制，无法实现费用事先申请和在线控制等。这些都导致财务人员与管理费用快速膨胀、财务流程效率降低、重复设备投资规模加大。
    一、保险公司推行财务大集中的重要意义
    
    企业改革的进一步深化，对财会工作提出了许多新要求。传统的会计核算体系和财务管理体制已不能适应企业发展的新要求，必须进行财务管理体制改革，打破公司内各自为政的块块管理，改进现有不合理业务流程，实行专业化管理，实现由分散管理向集中管理的转变。引入财务大集中模式，实现财务转型，可以有效避免简单复制扩张带来的弊病。不但能节约人力成本，更能将财务人员从日常的填单、签字和记账等繁琐的事务性工作中解放出来，充分发挥其在财务分析、财务管理方面中的作用。同时，公司管理层还可根据需要随时查询财务数据，使财务管理更加透明和严谨。在公司内部推行财务大集中，不仅成为企业优化管理、降低成本、增加效益的必然，同时也具有极其重要的现实意义。
    (一)有利于内部控制制度的严格执行。财务集中后实现了资金全过程监督，做到了事前预防、事中控制和事后问效。在处理报销和结算业务时，在审核过程中，不会受到人为干预，而且大多数款项是直接到达单位，避免了恶意财务处理现象的发生。通过计算机网络和会计一级核算系统，将有效地实现对原始凭证的真伪、资金的支付去向和资金的使用效果等的全过程监督，真正防患于未然。推行财务集中核算能够充分发挥会计的监督作用，使会计资料的真实性、完整性、合法性得到更好地保证。
    (二)推行财务集中核算有利于企业控制费用。在企业内部统一核算标准，避免企业随意操纵会计信息，随意处置资产。财务核算中心可在发现机构成本超支的情况下拒绝办理结算和核销业务，使企业所有者权益得到更好地维护，有利于企业整体费用的控制和管理。
    (三)推行财务集中核算有利于企业提高资金利用率。由于企业能够根据轻重缓急对外统一进行有选择地付款，财务集中核算后，企业都执行“收支两条线”的资金管理制度，加快了资金回笼，减少了资金的沉淀，有效地提高资金利用效率，减少资金浪费。
    (四)推行财务集中核算有利于提高会计信息质量。由于会计人员结构优化，专业技术水平提高，以及会计电算化的逐步普及，会计工作的整体水平大大提高。实行统一的管理办法和会计制度，使会计科目归类更合理和规范，正确性也越来越高。提高了核算水平，规范了会计基础工作。
    (五)推行财务集中核算有利于企业成本最小化。原来分散在各地的财会核算工作，统一集中到公司财务部门核算，把原来大致相同的财会核算业务交由具有较高素质的人员办理，减少了财会核算的岗位设置，从而大大降低了机构和人员的维持费用。
    二、保险公司财务大集中后可能产生的内部控制问题
    财务集中管理，尤其是信息技术的广泛应用，改变了企业的财务管理环境与管理理念，拓宽了财务管理的范围和内容，这一切影响并改变着企业财务内部控制要素的具体内容和表现特征，并给企业财务内部控制带来了新的问题与挑战，要顺利进行财务集中管理必须对新环境下财务内部控制进行研究。在传统财务管理模式中，财务组织形式是金字塔式，自上而下递阶控制的层次结构。实施财务集中管理的过程中，首先要对传统财务模式下的财务流程进行再造，使传统财务管理模式发生质的变化，这给财务内部控制带来了新问题。
    (一)会计天然地具有管理的职能，而管理天然是一项机构的内部活动，不可能从机构内部分离出来。许多机构误认为机构的财务管理工作也交由核算中心，机构不需要再对财务进行管理了，造成了财务管理与会计核算、监督脱节，会计管理职能弱化。机构财务管理的能力在一定程度上体现了它的管理水平，而会计集中核算恰恰忽略了核算机构自身的管理。
    (二)财务集中管理中，会计责任的对象难以落实，权责的划分比较模糊。机构负责人对会计工作的管理权限与承担的法律责任不对称，机构负责人难以真正履行会计法规定的职责。而《会计法》的重要特点是突出强调了机构财务负责人对本机构的会计工作和会计资料真实性和完整性的责任。对于实行会计集中核算后出现的会计违法行为谁来负责，是以一方为主，还是共同负责，《会计法》并没有规定。
    (三)财务集中管理的基础是信息集中，必须利用信息技术构建网络环境，促使会计电算化的进一步发展。信息化条件下，原来在手工环境下一些不相容的职责可以由一个程序模块来执行，但职责分离和员工的相互检查的控制活动则难以执行。而在网络环境下，过去分散的交易数据被集中存储于中央服务器，记录在磁性介质上的数据信息的合法性、准确性、完整性等，皆受信息系统安全性和完整性的影响，数据安全性风险徒增。
    三、对保险公司财务大集中后内部控制的思考
    
    (一)建立健全内部监督体系
    保险公司财务大集中后，要真正实现内部控制系统运转有效，保险公司必须建立健全内部监督体系。依照法律法规和国内外同行业的先进经验，建立健全内部控制制度和优化依法合规稳健经营的运行秩序，建立和强化统一的内部控制监管模式，不断完善内部控制权威体系，对各级经营实行垂直领导，统一管理，在职权范围内对其业务进行连续的、系统的全面监管。
    另一方面，保险公司应加大内部审计稽核现场和非现场监督力度，提高防范和抗拒风险的能力。保险公司应当对各项业务制定全面、系统、成文的政策、制度和程序，并在全公司范围内保持统一的业务标准和操作要求，避免因管理层的变更而影响其连续性和稳定性，公司内部控制制度的制定必须以各项法律法规为依据，依照有效性、审慎性、全面性、及时性和独立性等原则，形成有自己公司特色的规章制度，形成内在的横向和纵向的相互制约的内部控制架构，确保对社会大众负责，资产得到充分保护，各项业务得到良性发展，真正达到内控制约监督有效的目的。
    (二)加强软硬件建设，不断完善考核体系
    关于财务大集中后的内部控制，各家保险公司均在摸索中寻求突破，以期从制度、考核等方面防止各类风险的产生和扩大。在系统建设方面，通过建立财务管理系统，推行财务人员日志管理和系统考核。在日常工作中，结合具体业务事项，从有利于财务工作的角度出发，提出改进意见供参考，以便不断优化和完善系统的操作功能。
    在不断摸索创新的过程中，进一步实行对操作流程的制度化、规范化和系统化。在账务处理、意见反馈、机构联系等方面制定相应的标准作业程序，以防范风险。建立可评估、可测量、可操作的财务工作绩效监控关键业绩指标评价体系，加快信息系统支持自动获取相关绩效指标的实现，同时根据管理规范的要求，监测评价各财务人员的工作质量、效率和成本，提升财务工作的组织管理水平。
    (三)加强单证管理，防范财务风险
    保险公司在运作中会涉及到大量的有价单证，如首期保费暂收收据、续期保费暂收收据、保单等，这些单证如果管理不严会给不法分子有可乘之机。单证管理的目的在于防止单证遗失，避免截留、挪用保费的现象发生，从而达到保障资产的目标。
    保险公司在财务大集中后，所有有价单证由总公司统一印刷、统一编号、统一发放，并采取严密的防伪措施。在印刷过程中，由两名以上的员工进行监督，避免单证在印刷过程中被截留，这部分工作对定额保单的管理尤为重要。分支机构不得自行设计保险条款和印刷保单，可有效防止各机构因自制有价单证带来的各种隐患。制定统一的单证管理制度，包括保险单和其他单证的印刷、入库、领用、发放、核销、回收、作废等规定，并建立完善各登记制度。发单部门应根据发出的保险单证号码跟踪单证的流向，及时收回作废单证。对遗失的重要空白单证要及时登报声明作废。对授权代理人代签发保险单和其他保险凭证及单证的，保险公司除了须要求代理人严格在授权范围内使用外，也要按上述办法执行。
    同时，推行财务大集中的保险公司要定期盘存，保证有价单证印刷数量与入库、领用、回销、作废数量相对应。建议保险公司对代理人实行内外联动的管理模式。在内部，将若干名代理人的业务划归某个管理人员负责，由管理人员将这些代理人的信息交由电脑统一处理，便于及时了解跟踪代理人的业务情况；在外部，由管理人员负责不定期与客户保持联系，以增进客户对公司的了解，反馈客户对代理人的意见。保单销售人员与管理人员分开，明确职责，相互制约。单证的管理划入财务部职责，由专人负责管理。