ERP系统与会计信息系统的融合

摘要：企业在应用ERP系统之后，使得许多工作都是在此环境下完成的，改变了原有的记录方式。会计信息系统是企业最重要的模块之一，企业采用ERP系统之后如何调整原有的会计信息系统，使之适应系统的需要，为企业更为方便的提供财务方面的信息，这是至关重要的。本文首先阐述了ERP系统与会计信息系统的基础知识，然后分析了ERP环境下对信息系统的影响，最后研究如何使两者更好地融合在一起，通过两者共同发挥作用，为企业的信息化改革做出贡献。
    关键词：ERP系统，会计信息系统融合

随着ERP信息技术的不断发展和完善，该系统的功能日益强大，ERP系统下能够实现企业资源使用效率的最大化，对企业的生产、人力资源管理和会计处理以及财务管理有很大的帮助。因此，ERP系统被越来越多的企业所青睐并应用。企业最重要的资源之一就是资金，为了更好的记录资金的来源和用处，分析资金的使用情况以及企业的经营情况，会计信息系统逐步发展起来，它能够帮助管理层分析企业目前的经营状况、资金周转率、现金流量以及企业的损益情况。经过社会的发展以及科学技术的支持，会计信息系统从记录方式到功能作用都发生了很大的改变。企业使用ERP系统后，势必会造成原有会计信息系统相应的改变。本文研究的最主要的目的就是通过分析ERP系统对会计信息系统的影响和作用，研究如何改变现有的会计信息系统，使之适应ERP系统的应用，同时又不影响会计信息的处理结果。
    一、ERP系统和会计信息系统的发展
    
    在做研究之前，我们首先要认识研究对象的内容、发展现状以及存在的问题，只有了解了基本的知识才能对研究有所深入。此部分主要介绍ERP系统和会计信息系统的定义和发展。
    1、ERP系统的发展
    
    ERP(企业资源规划)是上世纪九十年代发展起来的，基于系统思想为企业决策提供支持的平台。ERP系统发展的基础是信息技术的发展和应用，其核心思想是一种系统的、综合的管理思想，其功能是对人力、物力和财力资源的管理，使各项资源能够实现利用最大化，其目的是给企业决策提供数据和信息支持，使企业能够科学地做出决策。
    ERP系统是由传统的物料需求计划发展起来的，现在理解为对企业的各项资源进行管理和规划，为企业节约成本，提高利润做出贡献。ERP具有以下三个特点：首先，它突破了原有的企业界限，向着供应链的方向发展。原有的物料需求技术是针对企业内部的物料资源进行规划和管理的，随着战略合作的企业管理思想的不断发展，原有的局限于企业内部的资源计划已经不适应市场的需要，ERP系统正是对这种缺点的改进。其次，体现事前计划和事中控制的思想。ERP系统通过事先对企业的各项资源数据进行搜集，通过生产计划，制定相应的资源使用情况，同时事中控制，这样避免了事后控制造成更大的损失。最后，ERP系统有三大模块组成：财务管理模块、人力资源模块以及物料使用模块。其中最核心的功能是对财务进行管理，人力资源管理模块是后来发展来的。
    2、会计信息系统的发展
    
    会计信息能够综合、全面、系统的反应企业的经营状况以及盈利状况的数据，这是企业内部的核心信息，对这类数据的搜集、整理和处理能够为企业的管理层做出科学的决策提供支持。财务软件的使用使得数据在处理的时候具有更快的速度和更好的准确性。但是现在的一些财务软件局限在企业内部的会计部门，会计人员在处理数据时，只是从本部门的利益出发，或者从本部门的角度出发提供相关的数据报告，这时的数据是有失公正性的。应该尽量避免信息孤岛现象的产生，使相关的会计信息传递到相关部门。
    会计信息的发展大概可以分为三个阶段：第一阶段，手工记账阶段。这是最原始、最传统的方法，这时数据的收集以及处理过程是非常简单的。第二阶段，电算化会计信息系统阶段。随着计算机技术的推广，应用于会计信息系统中，引起会计处理的改革。会计电算化通过横向和纵向的发展，功能更加强大。第三阶段，现代会计信息系统。这是上世纪八十年代随着数据库的发展，基于集成的思想，实行实时控制，并且此时不仅仅是对财务进行管理，而是对整个企业进行综合的管理。
    二、ERP系统对会计信息系统的影响
    
    ERP系统是对各种资源的集成管理，其中财务模块是最核心的模块，ERP系统下的财务模块与会计信息系统在很多方面都是不同的。ERP环境下对会计信息系统的影响主要表现在以下三点。
    1、在会计信息输入方面的影响
    
    首先，数据收集范围更广。ERP系统是集财务信息与业务信息于一体的，所以在数据收集方面，范围更广，不仅包括自己的交易日期、交易金额、账户等，还包括发生地点、联系人等。其次，保证数据的质量。这主要体现在ERP系统的集成性，ERP系统下各模块的数据是由相关部门提供上来的基础数据，经过ERP系统的记录后，这些信息为企业的各个部门共享，也就是说保证了企业信息的一致性。同时该信息人为因素影响很少，主要是电子技术的处理，所以减少了人为主观因素的干扰。
    2、在会计信息处理方面的影响
    
    首先，会计凭证自动生成。ERP系统下，随着业务的完成，按照ERP业务的流程设置以及相关设置，业务人员只要在电脑上录入相关的会计信息，信息系统自动生成凭证，会计人员只需进行审核，保证了财务处理的及时性。其次，增加了信息系统事中控制的能力。由于ERP系统下信息是共享的，业务人员及时的把由业务活动引起的会计信息进行整理，传递到会计信息系统，会计信息系统就能及时的更新财务状况；同时会计信息系统制定相应的规则和制度，实时对业务进行监控，这样就能保证业务的顺利完成，以及及时监督业务流程中的风险，减少企业的损失。再次，提高了企业的决策能力。由于系统对信息的集成性，也就是通过计算机处理的数据是综合考虑的各部门的利益和各方面的权衡做出的决策，这使得决策更能够被广泛接受。
    3、在会计信息输出方面的影响
    
    首先，会计信息输出形式多样性。ERP系统不只是针对一个企业建立的系统，如果企业与上下游企业都建立了良好的客户关系，并且承诺信息具有共享性，那么ERP信息能够被很多的企业看到，每个企业根据自己的需要，对数据进行合理的处理，使得输出结果满足自身的需要。其次，会计信息输出内容的多样性。传统的财务软件的输出结果就是会计相关报告。由于ERP系统功能的强大性，它能够输出所有相关经济业务的需要信息。
    三、ERP系统与会计信息系统的融合
    
    进入20世纪90年代以来，ERP系统以及实施ERP系统管理的思想如火如荼的发展起来。市场上开发ERP软件的企业也越来越多。国外比较著名的有SAP、QAD、EMS等，国内的一些大的软件开发商金蝶、用友公司也相继走上了研发ERP软件的道路。据统计，我国对ERP软件以及相关财务软件的使用占到了企业软件需求的90%左右，可以看出我国是一个使用ERP系统很大的市场。同时，也提出了我国企业在应用ERP系统与会计信息系统融合问题是一个亟待解决的问题。
    由于国内外ERP系统开发思想的不同，导致融合点是不同的。国内的ERP软件设计思想是面向功能的，金蝶、用友的ERP软件包括成本核算模块、成本报表模块、预算管理模块等，这种情况下两个信息系统不能很好的融合在一起。
    西方的ERP软件的设计思想是面向流程的，即不存在独立的财务模块，如成本核算模块或者预算管理模块，而是把相关的财务信息集成到各个业务中去，如果需要财务信息就从各个业务中提取相关数据，并进行处理。以SAP软件为例，这是一个基于ERP管理的软件。它的主要模块有：销售与分销、生产计划、物料管理、管理会计、财务管理以及人力资源管理。企业进行采购业务时才采购，模块不仅要输入采购品种、采购数量、供应商、支付方式、运输方式，还要计算出采购成本、运输成本。这些会计信息随着业务的完成录入在采购模块中，但企业在年终核算成本时再从各个业务流程中提取数据，进行总结。
    ERP系统与会计信息系统融合的步骤主要分为三大步：第一，重新定义和理解基础财务数据产生规则。一些管理会计的基础概念中西方存在不同的理解和定义，我们在使用西方ERP软件时要明白其各项概念数据的来源，并依照中方会计的理解和规则进行微调，使之适应我国的使用习惯。第二，分析系统财务业务流程。根据SAP模型中的事件驱动流程链，对系统中的各项业务流程进行分析，并且自动分录与实际业务相关的规则。第三，优化与重构管理会计体系流程。根据西方设计SAP的思想并且结合我国在会计处理上的习惯，对原有规则和体系进行调整和优化，使之真正实现财务与业务的一体化、管理会计与财务会计的一体化。
    四、结束语
    
    会计信息系统的建立对于企业来讲有着非常大的积极作用，会计信息系统能够为企业需要提供财务方面的数据和信息，为企业更好的决策提供支持。ERP系统的使用也为企业的全面发展提供了一个良好的信息平台，它不仅仅是一个软件还是一种管理思想，ERP系统的引入使得企业能对企业内部和企业外部的各种资源进行系统的规划和管理，使得整条供应链上的企业能够资源最大化，以增加整条供应链的竞争力。两者如何能够较好的融合，通过相互作用，发挥各自的优点，为企业创造价值增值，这是非常重要的问题。本文是基两者之间的相互作用和相互影响，提出两者融合时的注意事项，目的是为了发挥两者的最大效用，保证企业能够科学的做出决策。
    参考文献：
    
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    [4]舒亮正，罗吉恩，李光朱.浅谈ERP下会计信息系统产生的问题[J].中国管理信息化，2011
    （作者单位： 汕头市嘉信包装材料有限公司）