透过呈批件发现组织管理问题

    【摘要】：正为什么呈批件数量越来越多,呈批质量越来越低,呈批意见越来越模糊,而高层管理者越来越忙,下属越来越不负责任?呈批件流转是企业内部管理过程的外在表现,体现着企业内不同层级管理者之间协调与配合、不同部门分工与协作、上下级管理者之间委托与授权的状况。管理者可以通过呈批件的数量、内容、流转速度等,分析企业内部机构设置与管理授权的合理性,发现决策流程与规则中的问题。
    【关键词】： 高层管理者 管理问题 帮助决策 不负责任 机构设置 决策流程 企业内部 流转 合理性 管理过程
    【作者简介】：耿淑香，中国民航管理干部学院经济管理系
    呈批件流转是企业内部管理过程的外在表现，体现着企业内不同层级管理者之间协调与配合、不同部门分工与协作、上下级管理者之间委托与授权的状况。管理者可以通过呈批件的数量、内容、流转速度等，分析企业内部机构设置与管理授权的合理性，发现决策流程与规则中的问题。
    一、呈批件与企业组织管理
    1.呈批件与决策层次设计
    管理决策是分层次的，管理者应按不同的层次分工参与决策。高层管理者应该重点关注企业的发展方向等重大全局决策，即战略型决策。中层管理者主要承担与自身职责相关的专业性或部门问题的重要决策，即管理型决策。基层管理人员的责任是为解决日常工作和作业任务中的具体问题做出决策，属于业务决策。
    如果决策层级分工原则被打破，高层管理者经常越级指挥，有意无意地帮助或代替下属做出决策，经常参与到不该属于自己层面的决策，其结果会导致下级管理者将权力上交，表现为呈批件数量越来越多，呈批质量越来越低，呈批意见越来越模糊，而高层管理者越来越忙，下属则越来越不负责任，丧失了决策动力和工作热情。在不少企业中，高层领导马不停蹄、中层领导悠闲自在、下级管理者无所适从的情况很常见，“高层越忙、中层越轻松”。
    2.呈批件与部门分工协作
    企业内部机构的设立，源自于专业化分工，每个部门都有其应该承担的职责。合理的机构设置应该是每个部门能够独立地完成部门职责，并且部门与部门之间没有职责的交叉与重叠；合理的部门职责分工应该是具体而明确的，并且部门管理者和上级领导对此有一致性的认识，各自做到“到位而不越位”。
    当职责任务不清、或者下属认为分工不够合理时，请示领导裁决就成为必然。上报呈批件有时不只是希望领导帮助决策，也许是在给领导提意见，或是想告诉领导一些呈批件背后的故事。当领导发现关于某一类事项、或来自某一部门的呈批件越来越多时，应该有所警醒，有意识地研究一下此类决策过程，关注一下相关部门机构设置的合理性，确认是否有部门设置重叠、职责交叉、分工不够合理的问题，是否存在一个部门“蚕食”另一部门职责的现象。
    3.呈批件与管理分权授权
    管理者给下级单位分配职责时应遵循“权责对等”原则，授予下属正常履职所需要的对等权力。授权不足将导致下级“职权反授”或“职责上交”，意味着管理者已经授予下属的权力，又被下属反授给上级领导，已经分配出去的职责，又悄悄回到自己身上。
    当然，即便下属有足够的权力决策，但由于担心决策带来的风险，或者下属没有能力做出相应决策，或者为了试探上级领导是否愿意真心授权，也会发生“职权反授”现象。领导者必须坚持分权授权，坚决拒绝“职权反授”，并以此为原则加强对下级的考核评价，才能逐步确立企业内部正常的运作模式。
    二、呈批件流转典型问题解析
    在批阅呈批件的实践中，企业管理者经常会面对如下几个问题，而这些问题经常是由深层次的组织管理问题引起的。管理者可以通过呈批件的数量、流转过程和各部门签署的意见，发现企业日常管理中存在的问题，并感悟其背后的深层次原因，进而提出改进管理的措施。
    1.呈批件数量过多
    由于企业规模、业务性质不同，呈批件数量会有所不同，判断呈批件多少没有明确的标准。但是，如果决策者感觉到每天花在处理呈批件上的时间太多，自己的工作经常被“待批呈批件”干扰，就说明呈批件数量太多了。实践中要留意以下几种不正常现象：
    一是混杂呈报，即报告类呈批件和请示类呈批件不加区分，混杂在一起呈送到决策者手中。领导批阅呈批件时，读到最后才能知道一个呈批件是要进行决策还是仅仅需要阅知的工作汇报、总结。为了避免这一现象，有必要将报告类呈批件和请示类呈批件加以区分，在呈批件起草过程中就明确界定属于哪种呈批件，使高层管理者能够区别对待，提高效率。
    二是小事呈报。高层领导会发现呈批件中涉及不少“小事”，如为新员工购买办公座椅、某部门更新购买灭火器、为开展文体活动需要购买几副羽毛球拍等，本该下级领导决策的事情，悄悄地转到自己的决策范围。当您忙着替他们处理这些呈批件时，您想过您的下属在干什么吗？这么小的权力都没有，下属还能做什么呢？应反省自己，是不是授权不够了。如果一个下属“大事不讨论，小事天天送”，领导者也应该对下属的工作态度和工作能力打一个问号。
    三是重复呈报。刚刚在购买某一设备的呈批件上签上“同意”，购买这个设备的合同文件又在等您签批，几天后为这个合同付款的呈批件又上来了。一个决策事项，需要多次审批，给领导增加了不少负担。某一员工出国培训，选人需要呈批、办理出国手续需要呈批、经费预算需要呈批、归国后费用报销还要呈批。这种情况只能说明审批流程需要改进了，否则领导必将被呈批件所累，哪有时间谋划“大事”。
    呈批件繁杂，大事小情统统上报，报告类呈批件和请示类呈批件不加区分，也是决策规则不明的典型表现。下属不知道什么该报、什么不该报、应该以哪种形式上报，这些情况至少说明决策流程方面信息沟通不足。
    2.只有一把手做决策
    凡是上报到领导手中的呈批件，都是下属认为超出了自己的事权范围，需要由领导来决策的事项。流转到“一把手”手中的呈批件，至少已经过呈报单位领导提出申请、相关业务部门(也许是多个部门)领导参与会签、企业总部分管领导等多个环节。如果有一天“一把手”突然发现下级的呈批件绝大部分都转到自己的任务栏里，他应该意识到决策过程出问题了。因为，此时只有“一把手”在做决策了，副总们已经将决策的权力拱手相让，或者是一把手自己不自觉地“没收”了他们的决策权。如果这不是一把手的本意，那么，一把手该马上停下来，和副总们聊一聊，尝试解决这一问题。
    3.签署意见不明确
    管理者在呈批件上签署的是意见，表达的是观点和态度。如果一个呈批件涉及的多个部门的管理者都签署“同意上报”，您能读出什么信息？他们是同意、还是不同意？是肯定、还是否定？可以理解为“我同意，可以继续上报”，也可以理解为，“我有不同意见，建议上报领导裁决”。这是否带有一些消极情绪，伴有推脱的态度？上级领导必须想办法读懂“同意上报”背后的真实含义，及时制止“同意上报”为代表的不明确签批，否则它将“传染”越来越多的呈批件，使消极态度蔓延。
    4.拖延签批时间
    反映审批效率的一个指标是呈批件经历的审批时间，而审批时间由每位参与者签批时间的长短决定。不及时签批有多种原因，也许是因为出差休假无法签批，也许是领导还没有想清楚应该怎样决策，或者就是想用“拖延”来表达否定的态度，通过“提意见-修改-再提意见”的“拉锯战”来“扯皮”。
    如果对签批文件没有明确的时间要求，或虽有时间要求但没有相应的考核制度及争端裁决机制，则主动或被动拖延就会很普遍。当高层领导发现文件流转时间过长时，应该在签批控制和签批考核方面下工夫。当然，也应该体会和分析被迫“同意”背后的几分无奈，了解其背后的真实意图。
    三、呈批件流转改进建议
    鉴于呈批件流转与组织管理和管理决策存在紧密的内在联系，管理者必须根据自己积累的呈批件批阅经验，将自己的感悟和体会融入批阅呈批件的实践中，探索改进呈批件的流转程序，让呈批件真正发挥上传下达、集体决策的积极作用。
    1.善用呈批件传递正向信息
    下属不仅会阅读领导在呈批件上批阅的文字，还会透过文字和决策细节，研究领导的决策习惯和管理风格，观察他们的决策态度，感知他们的价值取向。高层管理者应该谨慎对待呈批件，努力避免由于自己的工作失误或出言不慎，对企业的环境氛围、职工的工作态度及企业文化产生的负面影响。
    领导者应借助呈批件批阅，传递有利于企业发展、有利于管理者成长的正向信息和积极能量。要注意发现决策过程中的“亮点”，对下属提出的“可圈可点”的建议给予及时“圈点”，传递给下属鼓励与支持的鲜明态度，激励下属积极思考、参与决策、敢于担当。
    2.避免陷入呈批件怪圈
    按照例外原则，企业内部80%的决策属于程序化决策，而只有20%属非程序化决策。管理者应将主要精力放在对例外事项的处理上。当下属提交上来的呈批件越来越多，当呈批件已不再只是处理例外事项时，管理者就应该意识到，这肯定是出了问题。如果管理者对下属的“职权反授”和“职责上交”不及时制止，甚至乐此不疲，越级指挥成为常态，其结果就会导致呈批件越来越多，陷入恶性循环。
    3.巧用自动化手段提升决策效率
    随着办公自动化的不断普及，网上公文流转技术不断发展，给呈批件流转工作带来了极大便利。
    移动办公技术使领导可以异地签批，为领导者提供了即时办公的手段。自动化系统中设定审批时限，可以对超时限的审批进行及时提醒。根据需要开发审批跟踪和批阅统计功能，将呈批件流转过程进行记录、统计及分类分析，可以及时发现呈批件数量、结构问题，也可以将呈批件批阅作为绩效考核的内容，有效推进呈批件审批流程及效率改进。
    4.借助面对面交流改善沟通质量
    在批评夹着文件守候在领导门口等待当面请示现象时，管理者应该意识到，缺少面对面沟通的网上流转呈批件也经常会传递很多错误的或不充分的信息，甚至个别下属有意无意地隐瞒部分不利于自己观点的信息，使决策过程的合理性受到影响。
    细心的领导会注意到呈批件网上流转意见、特别是会签意见中的蛛丝马迹，发现下属部门之间的意见冲突，适时辅之以必要的面对面沟通，甚至是召开专题会议，确保在掌握全面信息的基础上做出合理的决策。
    批阅呈批件这一工作非常具体，它既决定着管理决策，又影响着管理沟通。呈批件流转形式上是文件的传递，却渗透着广泛的文化信息和管理理念，折射着各级管理者的工作态度和效率。
    文中提到的诸多现象，您是否觉得很熟悉，它背后的含义您琢磨过吗？如果上面的分析对您有一些触动和启发，我们的目的就达到了。管理者可以通过自身实践，体会管理过程中的诸多艺术，这就是管理的魅力。