浓缩语言 节约时间

     翻开中国社会科学院建院30周年纪念册，感想良多。最先涌上来的念头是：“怎么这么多会议照片啊？这究竟是因为开会是最重要的文人活动，还是因为留在影像资料中的文人活动主要是开会？”尽管这里包含着编者的选择偏好，也不排除贫穷时光照相尚属奢侈消费、用于会议记录顺理成章的原因，然而诸多的会议“老照片”毕竟使人意识到，也许会议正是最容易聚拢学术同行面对面交流的方式。否则，眼下无论如何也不可能看到这么多“大家”云集的历史画卷。如此想来，既然学者经常性地要把生命花费在会议上，那就值得探索怎样提高此类学术活动的效率，或者说如何尽可能地把会议时间利用到极致。
     依据自己参加、组织和主持学术研讨会的经历，我感到最失败的会议，莫过于参加者自说自话，相互之间未实现有效交流。近年来议程安排日趋国际化，既有“主旨发言人”（讲演者），也设评论者，还留有“提问和回答”事项。可是，自有为数不少的讲演者，只顾自己尽兴，无视听众感受，肆意挤占评论时间，似乎没有打算听取批评和议论。评论人当中，也不乏把“评论别人”变成“讲演自己”者。倘若两类人碰到一起，那就难得给集体讨论留下余地。更糟糕的是，即便能有几分钟  “提问和回答”的时间，也常冒出个把随心所欲词不达意的评点，还不乏转弯抹角不着边际的提问。主持人但凡干预不力，会议就可能离题万里且还“刹不住车”。国人“好面子”，常有会议主席把打断超时发言视为伤人面子，宁可损失会议效率，也要做个“好好先生”。结果是，每个阶段几乎都不可能按时结束，或者牺牲中场休息，或者推延进餐时间。无论怎样，先出场者耽搁了后面的人，发言者耽搁了听众，实质上每个人都可能因为会议质量不高而收获甚少。
     在这种背景下，冠冕堂皇地找借口中途退场，或心不在焉地消磨时间，或一心二用在会场办公，便成了司空见惯的事情。且不论身体或思想逃会出于何种具体原因，只消设想一下，假定绝大多数与会者都能得到精神享受，怎会把学术会议视为如此不堪重负的差事？“逃跑”或“怠工”，多半是对低效率和无效率会议的消极应对行为。窃以为，积极的态度是从维护时间纪律做起。我应邀当会议主席时，曾试图敦促发言者守时。虽然结果尚可，却也生出少许尴尬。有的超时者不断以“再说两句”作盾牌，依然故我喋喋不休；有的无视会议时限我行我素，一遇干预就拉下脸来以示不满；有的明知时间不够，却不思提炼，径自把想说的话全部发射出去，根本不考虑听众能接受多少信息。最令人难忘的一幕，是讲演者急迫到话语颠三倒四的地步，最后干脆喊了起来：“朱玲！朱玲！你要逼死我了！”这倒使本人不得不反省自己，是否过于强调效率而失之于人性化？为了寻求万全之策，便在自己负责组织会议时写下如下友情提示：
     “为了节约时间，我们把诸多议程压缩在一天之内，因此也不得不预先向每一位与会者道歉：会上只能遵守时间，浓缩语言，不可能尽兴。然而，我们相信，通过精炼而高效的研讨，可以为兴趣相投者会后展开酣畅淋漓的交流打下基础。因此，对不同会议角色有如下不情之请：
     第一，主席：与会者是否能高效率地展开交流，取决于您的主持和调度。我们期望您保证所主持的阶段性研讨按时开始和结束，故而特为您准备了阶段性时间表，敬请您告知每一位发言人的时限。对有可能超时者，请相机晃动提示纸条，或出示手势乃至语言打断。
     第二，专题讲演者：听众能否获得关键信息，是否有兴趣提出问题投入讨论，取决于您对讲演逻辑的把握。我们期望您以提示研究中的主要发现为要务，在会议主席示意时限的时候，尽快做结束语，甚至立即中断讲演，把细节留给纸面资料，把解释留待听众提问。还需要提醒的是，敬请言简意赅地回答最重要的问题，而把需要展开的论述留给会下交流。
     第三，主评人：讲演者和听众是否受益于思想碰撞，取决于您对作者文章的直率品评和尖锐提问。虽然未给您纵横驰骋的空间和时间，但是主题鲜明的精悍评说，足以点燃众人的智慧火花。为此，请把时限内未完成的话题留给您和受评者的私下谈话以及未来岁月的经常性交流。
     第四，提问者：在会议交流中，切中要害的提问往往是有所发现的先导。会议中能否有实质性的讨论、友好而激烈的交锋、以及尽可能多的与会者获得发言机会，取决于您开门见山的简练提问。为了赢得有效的会上交流，请把您细腻而又周密的议论，留给会下一对一的绵长对话。”
     有了提示便能如愿以偿么？非也！若无细致扎实的会外功夫，那很可能就变成废纸一张。首先，会议组织者必须目标单纯，仅为学术讨论设计会议而摈除其它杂念。这样，就会在选择与会者时，只邀请那些对研讨主题感兴趣的人，而且也是熟悉相应专业领域的人。但凡目标多元，那就从这第一个环节开始，埋下了低效率的种子。
     其次，提前完成信息资料准备工作。有的讲演者可能在最后一分钟才完成写作，甚至到了开幕之时也只有未完成稿，这就迫使主席和评论人不得不临场应变。若要二者同时应对自如，也是强人所难。会议组织者的责任在于，将完成或未完成稿、发言提纲或内容提要一并收集起来，提前分发给主评人。同时，仅仅为了节约纸张，也不必打印研究报告全文，而只需把提纲和提要做成文件夹。计算机幻灯制作技术，为这种做法提供了充分的可能性。经过筛选的与会者既然懂行，一般浏览这样的文件夹就能了解个大概。相应地，主席对如何主持讨论便自会心中有数。毫无疑问，主评人只要认真看过全文，多半在场上都能做到有的放矢。
     再次，讲演准备。发言人若是口头表述混乱，那往往是思维逻辑混乱的结果，个人准备不足只是次要原因。只要逻辑清晰，发言者就必然具备足够的弹性：时限5分钟，寥寥数语便能展开一条思路，犹如勾勒出一棵大树的主干；时限15分，必能提纲挈领展示主题的构成，恰似描绘大树的轮廓；时限再延伸，那就添枝加叶把讲演做成专题讲座。提炼的功夫靠的是天长日久的训练，倚仗的是认真深入的专题研究。当然，即便有了这等扎实的基础，事前若非大致分配一下提纲中每一部分的表述时间，还是可能因时限所迫而导致发言虎头蛇尾。为此，最好将发言提纲做成金字塔结构，犹如计算机窗口程序里的下拉菜单，主菜单好比总纲，其中每一行都可逐步细化。这样，讲演时才有可能根据时限选择，发言主题延伸到哪一个层次，以及在不同层次中重点讲什么。否则，在发言中就很难做到“纲举目张”。
     最后，讲演者选择和培训。会议组织者若是邀请来宾讲演，最好选择适合会议主题的训练有素者。若是自带队伍报告学术成果，那就必须把“发言”作为队伍培训的一环，从课题组成立之时起，就将项目执行和学术研讨相结合，给予每一位成员经常讲演的机会，并由听众充分点评。在研讨会即将召开之前，用准备会的形式，告知讲演人具体的发言要求。此外，把友情提示打印出来，置于会议文件夹首页。就我们藏区发展研究课题组2007年6月中旬组织的专题研讨会而言，做好上述准备果然还就心想事成。
     总之，凡事预则立，不预则废。若非有备而来，最好不要开会。
           （2007-6-14，第一稿；2007-6-16，第二稿。北京）