那么,实现了上述三个统一以后,“几张皮”就能保证合为“一张皮”了吗?不一定!上述措施只是从技术上实现了设计的管理体系的整合,而在企业中可能还存在着两张“大皮”之间的脱节。这就是所设计的管理体系与实际被执行的管理体系之间的脱节,即所谓的蓝图和现实之间的脱节。简言之,就是业务人员不按所规定的流程进行工作。要避免这两张皮之间的脱节,一般来说只有两种解决方案。其一是建立业务流程合规审核制度;其二是通过管理信息化来固化业务流程。第一种方法需要人来执行,可以在统一的业务流程管理平台上设计出整体的流程合规审核制度,以一定频率和周期不断地对流程中关键的节点进行合规检查,并出具流程合规审核的风险报告。这种做法有点类似ISO9001中所规定的内审制度。第二种方法是目前的趋势,即用信息化的管理系统来固化流程,这种方式还可以提升流程的效率甚至带来流程的创新。
但对于管理信息化来说,有一点我们必须看到,由于信息化系统不是万能的,所以真正在系统中跑的流程往往是企业流程的一部分而不是全部。所以在进行诸如ERP项目的实施中经常可以听到“这个业务是否要进系统这样的问题”。另外,对于企业一个端到端的业务流程来说,可能会用到ERP、CRM、OA等各种信息化管理系统。所以,在通过信息化技术实施流程固化时,如果做得不好甚至可能反而直接造成“两张皮”。即所设计的流程与信息化系统中跑的流程不一致。
造成这种现象的原因其实也很朴素,即实施信息化时虽然理论上是按所设计的业务流程进行系统的开发或配置,但由于流程管理平台上所设计的流程不能直接导成可用的系统,因此在进行系统建设时,如需修改流程,项目组成员往往会直接在系统中改,而忘了到流程管理平台上进行修正。久而久之,系统内的流程又没有人能讲清楚了,“两张皮”又随之产生了。要避免上述问题,到目前为止,最具可操作性的方法是在进行系统测试验收时,必须坚持由统一的信息化的业务流程管理平台产生流程测试计划,并严格按照此测试计划对系统进行验收。这样,可以有效的保证所设计的流程与系统中所跑流程的一致性。当然,还有一种更先进的做法是实现信息化的流程管理平台与信息化的管理系统间的集成,目前IDS Scheer已实现了ARIS流程管理平台与SAP系统间的集成。
综上所述,一个功能强大的信息化的业务流程管理平台可以将企业的“几张皮”整合为“一张皮”,使得企业的各种管理体系变成一个有机的整体,助力企业真正落实这些管理理念和管理体系,从而为企业带来更强的竞争能力。