问:我是一个制造企业的经营者,每天有大量的原材料耗用,大批的产品进出,我也认识到这方面管理的重要性,但到底应该如何管理心中无数,请提供指导。
答:从事生产制造的企业,生产和仓储两个环节显得尤为重要,您可以根据自己企业的生产、仓储的回圈特点,抓住最容易出问题的关键环节,采取管理措施。也就是说,您应该制定一套生产内部控制制度。
生产内部控制制度一般涉及生产制造管理、品质管制和仓储管理三方面。首先,应根据自身的生产经营特点制定相应的生产和仓储的总体计画,并考虑工厂布局、工艺流程、设备摆放等因素,相应制定人员分工、物资流动、资讯传递等具体生产内部控制流程。在制定生产内部控制制度时,要注意与其他各部分内部控制制度的衔接及配合,还要有专门部门(可以是最高管理当局,也可以是最高管理当局直接或授权具体部门或人员)对相关计画及控制环节、控制措施进行审核,以确定是否达到了控制要求。
在制定生产内部控制制度时,不相容的职务进行分离是很重要的,可以起到相互牵制,最大限度减少舞弊的作用。主要包括:
一、计画的编制者与审批者应分离;
二、实物的验收保管与记录应分离;
三、审批发料者不担任仓库保管员;
四、存货盘点应由保管、记帐及独立於这些职务的其他人员共同进行。
五、若某些职位空缺或相关人员临时外出,应指定替代人员或临时人员负责,以保证生产流程的正常运转。
生产制造管理制度 主要把握生产材料需用量的确定。企业应由工艺部门负责制定用料预算,制造部门限额领料,以减少非工艺耗材;其次,在材料领用及保管和入库三个环节,出库要有领料单、入库要有入库单,这些单证在企业各个生产环节的流转,都要做到记录齐全,责任清晰。这样就可以减少损耗,堵塞漏洞,提高存货周转速度,压低材料成本。
品质管制制度 应贯穿于制造的全过程,从制造前的原材料品质管制,到发货前产品的品质管制,都要予以重视,这样能及时发现问题,减少废品损失,迅速处理,确保产品质量和合格率。
仓储管理制度 是企业物流中一个十分重要的环节,是企业针对存货收发存与供产销各环节的特点,事先制定的一套相互牵制、相互稽核、相互验证的内部监控制度,是企业整个内控中的重点和中心。
企业应根据物资采购计画、资金筹措计画、生产计画、销售计画等,制定仓储计画,合理确定原材料、在产品、库存商品等的经济储量。仓储管理很重要的一点就是要有存货盘存制度,要定期或不定期将存货的实物数量与会计记录进行核对,要由独立于保管人员的其他人员进行监盘,平时要限制除仓储管理部门以外的人员接近存货。
实物管理部门在收发货物时,应检查订货合同、入库通知单、合格证、运单、领料单、发料单、提货单等原始单据与待验(或待发)货物之间是否相符,对待验(或待发)货物要进行数量复核和质量检验,只有验收後数量相符、质量合格的货物才能办理相关出入库手续。