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● 项目计划的必要变更可以及时地让项目团队的所有成员了解;
● 项目的实际执行数据可以被准确地收集并统计汇总作为决策参考。
目前在项目管理中，最缺乏的就是规范、准确、高效的沟通，这极大地影响了项目经理对项目的管理能力，因此，建立起有效的沟通机制是项目管理技术应用的一个必要前提。
3.建立管理环境
古人云：“工欲善其事，必先利其器!”优秀的工具可以起到事半功倍的作用。进行过程管理和项目管理也不例外，有合适的工具作为支撑，可以提高效率、节省投资，使工作高效、顺畅地进行。
建立管理环境
这里，我们以CA公司提供的Process Continuum和Advisor为例，介绍如何建立完整的项目管理环境。
CA Process Continuum是CA公司提供的一套专门支持工程管理和项目管理的工具集，它提供丰富的工具，适应从事过程管理和项目管理工作的全部需要。
CA Process Continuum的核心部分包括三部分：用于存储全部过程的中央存储库Process Library、用于定义过程和改进过程的工具Process Engineer以及用于制订项目计划及跟踪项目的工具Project Engineer。
在Process Library中，既可以存放软件开发机构定义的软件过程，也可以存放由CA或第三方专业厂商提供的商业化软件过程。这些软件过程都可以通过 Process Engineer进行定义或改进。所有软件过程在过程库中都以模板形式存在，过程管理员可以通过简单的定制完成过程定义。当新项目开始时，项目经理可以根据项目具体的需求特点，通过Project Engineer从Process Library中选择适合的过程模板应用于这个项目。过程模板一经指定，Project Engineer就会根据过程模板中的定义自动地生成详细的项目计划，项目经理只需在此基础上进行简单的资源分配、成本和时间估算、时间安排等，就可以完成一个项目计划的制定工作。在此之后，项目经理可以让Project Engineer为其生成项目进度表。
Advisor可以为机构建立一个基于Web的工作环境。利用这个环境，项目经理可以了解各项目的动态进展情况，汇总项目进展情况及项目成员的工作情况，并在Project Engineer中利用这些信息进行评估，作为对项目后续工作进行调整的依据。
此外，在Advisor建立的环境中，项目组的每位成员都可以访问Team member Website，从该站点上获取自己的工作列表和相关的时间表，并可以获得各种帮助信息、填写每项工作的具体完成时间，从而形成一个项目成员与管理者之间的沟通环境。对项目经理来说，这可以增加项目的可视性，有效地提高团队成员的劳动效率。
在项目进行的过程中，如遇到与计划不符的情况，项目经理可以及时调整项目计划，并利用Project Engineer与Scheduler的同步功能获得项目的实际执行数据，这些数据可以作为过程管理员改进过程的实际依据。需要强调的是，Process Library对刚刚开始尝试从事过程定义与过程改进工作的人来说具有特别重要的意义，因为商业化的过程库具有很高的学习和参考价值，它可以帮助我们共享业界的最佳实践。