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会计电算化,是指电子计算机在会计工作中的应用。会计电算化不能简单地仅仅视为会计操作的一种现代化手段,它是一门多种学科相互交叉、相互渗透、相互结合的边缘学科,是集会计知识、管理知识、计算机技术、网络信息技术为一体的知识技术综合型的会计运算手段体系。
会计工作从总体上说,“是以经济活动为依托,对资金及其运动的全过程进行直接记录和反映,通过生成和提供会计信息,为决策者分析企业的发展状况和趋势,改善经济管理,加强宏观调控和维护市场经济秩序提供客观依据。”会计工作是经济活动运行的心脏,对经济活动盈亏状况提供直接的数据资料,为经济管理者的决策提供重要的第一手数字依据,会计电算化将使各种财会数据的提供更科学、准确、快速和全面。
2.会计电算化的时效性。会计电算化的时效性,是指在单位时间内运用计算机系统执行会计功能,完成会计工作的效果。会计电算化的时效性体现在:
第一,会计业务处理简捷、快速、准确率高。在经济管理中,实行会计电算化可将使原始凭证或记账凭证所关联的具体记账、算账、分析、综合、汇总、报表等信息输入电脑,应用电脑储存的有关业务程序,只要操作鼠标,就可以迅速自行完成各种数据处理工作,而且每项数据的提取既简捷快速,又准确率高,减少手工计算出现的误差及难以核对的弊端,打破了手工操作的局限性,提高了会计业务的可信度。
第二,会计工作效率明显增强。在会计工作手工操作时,会计人员要进行各种繁琐复杂的核算,工作时间长、工作任务繁重、劳动强度大而且效率低。如在处理财务账目时“首先根据审核的原始凭证编制记账凭证;然后根据记账凭证登记总账、明细账和日账,最后以账簿数据为主要依据,结合其他有关资料,编制会计报表。”这种由组织凭证、账簿、记帐、核算等复杂程序构成的会计核算方式存在的既繁琐又效率低的状况,在会计电算化运用中得到改善。
仅从作为数据载体的凭证一项看,手工操作时,除了完成制作记账凭证的基本内容外,还要完成科目编码、单位、规格、数量、部门、往来单位、现金流量项目等工作,为了确保各层次的准确性,会计人员要细心逐项核对,需花费大量的时间。而在会计电算化中,运用计算机电脑,只要把会计所需的各层次内容按要求输入电脑,便及时得出结果,只要操作得正确,数据基本准确无误。会计电算化大大缩短了会计手工操作的时间,使工作效率明显提高。
第三,有利加强经济管理,提高经济效益。“会计是经济管理中的重要组成部分,它是通过收集、处理和利用经济信息,对经济活动进行组织、控制和指导,促使人们权衡利弊,比较得失,讲求经济效果的一种管理活动。”会计所承担的经济管理活动中,具有经济管理和为管理者决策提供经济活动数据及内外财政信息服务的职能。无论是企事业单位及各经营者,都要定期、及时获取和掌握会计提供的具体、真实、全面、准确的财务信息和数据报告。如单位财务收支情况、盈亏状况、存款贷款状况、经营能力和偿债能力状况、扩大再生产和分配状况等方面的准确可靠的数据信息,这些信息直接关系到经营管理者的判断、决策、经营运转的定位、方向。会计提供的信息关系着单位、企业的命运和前途。因而,会计信息的科学准确度至关重要。实行会计电算化,依靠电脑操作就有利于经营管理者快速、准确掌握经营活动状况,有利于对经营活动提前作出分析预测和规划,做到有的放矢,减少失误,把损失降到最低程度,与此同时把盈利提高到最高程度。会计电算化有利于促进经营管理科学,从而实现经济效益的最大化,也已被实践所证实。会计电算化在经济运行中的作用、地位将随着科技的进步和网络信息的发展日臻完善、不断提高,会计电算化为经营者获得最大经济效益服务的功能更加受到重视。