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(1)定义关键的数据元素，如物料代码、工艺路线、物料清单、工作中心、订货策略、项目类型和损耗率等。
(2)在数据输入系统前，将系统的信息需求与信息使用者的需求进行核对，使每个人提前知道什么信息时可用的、报告是什么样子.
(3)定义系统的全部信息和信息来源，识别关键信息与非关键信息。比如表1客户的信息有很多不同的数据项，可以把其中的几项先载入系统，而其他的数据项可以以后再载入或可以先不用。所以要确定哪些数据项要求必须载入，哪些是可以以后要载入的，哪些可能永远不用的，还要指定负责确定所用数据项的数据库表、部门和人。
(4)对经常变化的数据，必须在系统内实时反映其变化情况。要定期检查，如果有必要的话，修改这些数据。
(5)建立一个相对合理的数据输入的逻辑顺序，避免正确的原始数据由于数据的逻辑输入不正确造成严重的数据附加错误。
3.保证数据输入的格式
在数据输入前，我们根据公司的实际情况已经设置了相当合理的代码体系和数据格式，为此我们在数据输入时应严格按照数据的格式进行，这样可以产生好处：
(1)可以保证数据的完整一致。
这样每个准备客户信息的人，都知道客户资料应该包括:客户名称、编号、纳税登记号、地址、联系人、电话和信用额度等数据项，这样可以保证数据的完整与一致性，同时也提高了数据输入的效率与效果。
(2)便于核对数据。对在Excel中输入好数据核对无误后，就可以把数据直接输入到ERP系统中，并把输入到ERP系统的数据生成报表转换成EXCEL格式数据，再运用一定的函数去和Excel中的数据进行自动核对，检验在输入过程中是否出错。这样核对起来非常容易，效率也很高并且不会出现错误(除非核对公式用错).
(3)选择合适的数据格式转换程序。对于大型企业基础数据量很大，这时如果仍沿用上述方法工作量就会非常大，这时就需要运用专门的数据转换程序，把按一定格式的准备数据(比如EXCEL)转换成ERP系统的数据库格式。这样既可以保证数据录入的效率又可以保证数据格式的正确性。
4.保证数据关系安全性
ERP系统数据间关系非常复杂，除了由关系型数据库系统强制实现的各种数据库级的关系外，还有许多由系统的应用程序来保证的应用程序逻辑(例如一种原材料必须具有一个预先指定的存储该类材料的仓库;一个人员必须具有一个预先定义的该人员所属的部门类)。无论采用何种办法，任何输入系统的数据必须同时满足这两种限制条件，否则可能对系统产生不可预料的后果。
5.做好数据格式设计与数据输入的人员沟通与部门协调。
高效率的ERP系统所需的数据来源于企业生产第一线，因此数据的收集在很大程度上依赖于企业的第一线人员。因此应该在与一线人员充分交流与沟通的基础上设计出他们能够理解和操作的合理数据格式和数据表，供他们收集整理数据之用。同时ERP系统又跨若干个部门，系统所需要的数据来源于各个部门，同时这些数据之间具有一个的逻辑关系。为了做好数据的收集与输入工作，保证数据输入的高效率，必须做好各部门人员的沟通与协调工作，并运用各种激励措施提高相关人员的积极性，以实现数据输入的一致性和完整性。
综上所述，ERP系统试运行前的数据准备是一个相当繁琐的工作，是一个系统工程，它直接决定着企业实施ERP系统的成败。为此实施ERP系统的企业一把手和信息化负责人一定要做好有关数据准备的管理工作，同时有关参与人员也应该做好密切的配合工作，最终保证企业ERP系统的成功实施，并企业带来竞争力和经济效益。