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项目管理的三角难题与解法 (1)

http://www.newdu.com 2009/10/7 管理人网 佚名 参加讨论

  但是一般所谓好的项目,究竟指的是什么呢?换句话说,怎么知道这个项目是成功的项目或失败的项目呢?你祗要问:

  项目的结果能否使公司的收入增加?

  项目的结果能否使公司的支出减少?

  项目的结果能否使公司的服务加强?

  能达到这三个目的,就是好的项目。

  接着,让我们来谈谈什么是“快”?在我们日常的生活中,“快”和“好”一样,往往是主观的而非客观的。有时它又是凭感觉而非凭理性的。小时候写作文,常喜欢用“光阴似箭”来破题。遇到做自己不喜欢做的事情,老喜欢用“度日如年”来形容。在项目管理上,时间是绝对的,而非凭感觉的──能在半年内完工,就是比在九个月内完工要快三个月。但这个项目能在半年内完工就算快吗?谁说的?我们搞项目管理的人常讲一个笑话:“如果你问你的老板他希望什么时候要这个项目完工,他一定会回答说:昨天。”

  因此,项目经理最容易犯的一个错误,就是在完工日期的预测上,为了讨好上司的要求而尽量乐观。同时,老是用历史的数据或别人的经验来影响自己的预测,殊不知每个项目的客观条件和外在环境都不一样。项目经理在作完工预测时,千万要记得一个教训:你的老板或客户不会记得你告诉他多快可以完工,因为再快他们都会嫌慢,但如果你告诉他们该完工的时候完不了工,那你的麻烦可大了。所以在预估时,胆子放小点,时间放长些。

  还有一点更重要:老板们当然不喜欢听坏消息,但更不喜欢听出人意外的坏消息,因此当完工的预测如果出问题的时候,绝不能隐瞒,硬着头皮也要让老板知道。

  要达到预期完工的要求,项目经理一定要懂得怎么把一个规模大、时间长的项目,分成不同的阶段来完成。在每个阶段中,又要根据每阶段不同的重点分别来作完工预测。工程分得越细,预测的准确性就越高。这道理很普通,但做起来却很困难,因为需要很周详的计划和分析。计划和分析要花脑筋,可不是每个人都能做到的。说了半天,快字诀祗有一点,如果一切按照计划,这就合乎快的原则,否则就是不快。该完工时完工就是快,否则就是慢。

  至于什么是“便宜”?我以为省钱不是项目管理中最重要的目的。一个项目该花多少钱,是应该早就算出来的。一般来说,如果实际的花费和预估的花费差别在三○%左右,应该是能接受的范围;超过百分之三十,表示预算做得不彻底。

  在项目管理里,最难预估的不是完工的时间,而是项目的预算。项目经理在这方面遭受的压力,比什么都大,因此,在做预算的时候,必须面对现实,既不能故意灌水,也不能故意过份乐观。

  一个聪明的主管,要重视的是产品的价值,而非只是重视价钱。不懂得在价值上动脑筋,祗懂得在价钱上打算盘的项目经理,前途不乐观。但是价值有两种:有形的价值和无形的价值。在项目管理中,强调无形价值是致命伤。坦白地说,如果一个项目没有有形价值当后台,其存在的价值就很有限。在我刚才提到那三个项目的目的中,增加收入和减少支出属于有形价值,增强服务属于无形价值。有形价值高的项目,就是“便宜”的项目。否则,就是不便宜的项目。

  项目经理了解项目管理三角关系的定义之后,至少对项目追求的目标不会太迷糊。但这不能担保从此就天下太平。任何项目经理都想把他的项目管得又快、又好、又便宜,但事实上,不是每个项目都能达到这个境界,有时候,也并非一定要达到这个境界不可。

  一位有经验的项目经理,一定要懂得怎么做“取舍分析”︵trade-off analysis︶;换言之,懂得“弃车保帅”的重要性。如果我们用我提到过的“快、好、便宜”来作标准,有的时候三者可以祗取其一,或者祗取其二,这就是我们所谓的“取舍分析”。

  现在,让我举几个例子来说明一下,我在这方面的看法:

  一般来说,凡是属于研究发展的项目,尤其是有关药品方面的研究发展,钱和时间都很有弹性,但对项目产品的品质却没有任何弹性。换句话说,快、好、便宜的这个三角形,“好”的那边比什么都重要。反过来说,一般重工业机械或房屋建筑等有关项目,“快”却是最重要的因素,因为祗有在项目结束交货后,才能收款来继续以后的项目。

  再看有关制造环保控制机器的发展项目,由于它的订价和效果已经按法律的规定而不能再有太多弹性,但在交货的时间上,快不快并不是那么重要。相反地,所有的咨询项目,在时间和价钱上没什么弹性,但在成品的品质方面,好不好就大有融通的余地。

  有些项目是没有什么“弃车保帅”那套的。一九六○年代初期,美国受苏联发射史泼尼克号人造卫星的刺激,甘乃迪总统下命令要在一九六○年代结束前把人送上月球,并安全地带回来。这个庞大的专案,在时间上要快,必须赶在苏联之前完成;要好,绝不能出现任何差错;并且在预算上有限制,因为预算来自老百姓交的税,经国会通过才行。结果,美国果真抢先把人类送上月球,并平安地带回来。在历史上可以和这个项目媲美的,大概祗有造原子弹的曼哈顿项目了。

  我提到“弃车保帅”的观念,并不是要国内的项目经理们放弃理想,不追求项目三角关系的完美。我祗是强调一点:当这个三角难题无解的时候,要懂得顾全大局 ,两害相权取其轻。很多时候,由于外在和内在的压力,“取舍分析”是免不了的。要做好取舍分析,项目经理至少要懂得六件事:

  第一,要很清楚地了解项目冲突的基本原因。

  第二,重新确认项目的目的。

  第三,了解项目现处的环境及目前状况。

  第四,寻求可行的其它方法。

  第五,选择最佳的其它方法。

  第六,重新策划项目计画。

  项目的目的,不外乎增加公司收入、节省公司支出和提升公司服务水准三者。项目的成功与否,取决于项目完成是否又快又好又便宜。这个三角关系虽然难解,但并非无解。运用之妙,存乎一心。我在此文中谈到的一些技巧,有点像野人献曝,希望有些参考价值。

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Tags:项目管理,范围管理  
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