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三、缩短团队组建与磨合时间有助于加快进度
任何一个项目组从接受任务到任务完成、团队解散，项目团队一般都会经历五个阶段：组建阶段，磨合阶段，正规阶段，表现阶段，解散阶段。
在组建阶段(又叫形成阶段) ，项目组成员从各个方面抽调或招募而来，每个人在这一阶段都有许多疑问：我们的目的是什么? 其他团队成员的技术、人品都怎么样? 每个人都急于知道他们能否与其他成员合得来，担心他们在项目中的角色是否会与他们的个人兴趣及职业发展相一致。这一阶段项目成员的情绪特点包括激动、希望、怀疑、焦急和犹豫。
进入磨合阶段(又叫震荡阶段) ，项目成员们开始运用技能着手执行分配到的任务，开始缓慢推进工作。现实也许会与个人当初的设想不一致。例如，任务比预计的更繁重或更困难，成本或进度计划的限制可能比预计的更紧张。成员们越来越不满意项目经理的指导或命令。工作过程中，每个成员根据其他成员的情况，对自己的角色及职责产生了更多的疑问。震荡阶段的特点是人们有挫折、愤怨或者对立的情绪。
经受了磨合阶段的考验后，项目团队就进入了发展的正规阶段(又叫规范阶段) .团队成员之间、团队与项目经理之间的关系已确立好了。项目团队逐渐接受了现有的工作环境，项目规程也得以改进和规范化。控制及决策权从项目经理移交给了各活动或工作承包的负责人，团队的凝聚力开始形成，每个人觉得他是团队的一员，他们也接受其他成员作为团队的一部分。
正规阶段的下一个阶段是表现阶段(又叫实干阶段) .这时，项目团队积极工作，急于实现项目目标。这一阶段的工作绩效很高，团队有集体感和荣誉感，信心十足。项目团队能开放、坦诚、及时地进行沟通。团队相互依赖度高，他们经常合作，并在自己的工作任务外尽力相互帮助。团队能感觉到高度授权，如果出现技术难题，就由适当的团队成员组成临时攻关小组，解决问题后再将有关的知识或技巧在团队内部快速共享。 随着工作的进展并得到表扬，团队获得满足感。个体成员会意识到为项目工作的结果正在使他们获得职业上的发展。
随着所有项目任务的完成，项目团队进入解散阶段(又叫消亡阶段) ，项目团队成员面临着重新的分配。
在上述五个阶段中，解散阶段由于项目任务已经完成，对于项目的影响不大。对于一个项目经理来讲，一定要清楚，真正作工作的阶段是正规和表现阶段。因而，项目经理的重要职责就是使项目团队的组建和磨合的阶段耗时尽量短，这样，对于一个项目总进度已经确定的项目，团队组建和磨合阶段耗时越短，项目团队的正规和表现阶段的历时就会越长，项目团队在布置任务和执行任务时就更加从容。为使项目团队组建阶段的时间缩短，项目经理一定要向团队说明项目目标，并设想出项目成功的美好前景以及成功所产生的益处，公布有关项目的工作范围、质量标准、预算及进度计划的标准和限制。项目经理要公开讨论项目团队的组成、选择团队成员的原因、他们的互补能力和专门知识，以及每个人为协助完成项目目标所充当的角色。这样，公开的信息就构成一项重要的激励———信息激励，团队意识就会加快形成。