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ATS项目的成功关键

作者:佚名    文章来源:新浪    点击数:    更新时间:2009/10/5

  1. ATS (Application Tracking Software/System/Solution) 现状:

  ATS (Application Tracking Software/System /Solution) 求职跟踪软件/系统/解决方案,正悄悄地进入我们的招聘管理体系中,ATS是Talent Management人才管理的重要部分,是人才管理的最前端,它很大程度上决定了整体人才管理的水平。

  数以万计的还没有建立完整ATS概念的企业或人才供应商,至少建立了自己的人才库,并能够实现部分的招聘记录功能,但这还是ATS的初级阶段。

  众多500强企业早在若干年前已经建立ATS的,更多可能是由于全球ATS的统一部署,因为总部需要了解全球每月入职的新员工。而在中国,由于人才市场、人才中介机构基于互联网的应用或介入并不普遍或成熟,他们的ATS使用过程曾经或正经历一些“痛苦”。

  我们要把e-Recruiting 和 ATS分开来看,人才网站可以是e-Recruiting, 但不是ATS。手工的EXCEL招聘管理系统也不是ATS,因为它不能够把涉及各个角色的各个招聘环节之间的数据自动更新。

  简而言之,ATS应该关注从候选人吸引到入职的整个过程的管理,而并非只是Sourcing 或Selection。对于小规模招聘而言,e-Recruiting可能已经能够满足要求,但大规模招聘,还是需要ATS,不管是采购还是自主开发。

  2. 关键因素之一:专人专项专用资金

  你无法想象一个忙于50个职位招聘的人可以管理好ATS项目,因为他的精力太过分散,无法统筹招聘所覆盖的区域的系统架构与流程,更不可能给予内部的系统使用者足够的支持。当内部的系统用户感到失去支持,孤立无援,对于项目经理或您自己,已经无法缓和内部的巨大矛盾,一个可以绵上添花的系统会很快变得画蛇添足。据统计,一个好的系统实施可以使用运作提升高达300%的效率,而坏的实施将降低50%的效率,这样的损失不是50个职位招聘的贡献所可以弥补的。所以答案很清楚了,专人专项很重要。

  对于那些预算已经得到全球或全部总部批准的企业,很幸运,因为只需要物色一位合适的项目经理即可。

  对于大多数大规模招聘的企业,招聘的成本往往高达数百万或几百万,但由于对ATS没有概念,或担心项目的风险,企业往往很难再申请另一笔巨额预算来做ATS,于是必须从现有的预算中,拿一部分钱出来,由专人来负责项目,以少投入大产出从而节省成本,原因包括:

  - 系统的渠道分析功能将帮你找到最好的合作伙伴,以放弃低效低能的供应商从而节省成本;

  - 系统的运作可以省去招聘团队大量繁琐的手工作业,节省劳动力成本;

  - 还有建立统一人才库,可以不需要发布某些职位而直接找到合适的人,无论在费用或是时间上,均节省成本;

  3. 关键因素之二:管理变革的能力

  招聘很多时候被视为无需变革,招聘难度加大也可以通过增加招聘渠道和增加招聘人员来解决。但ATS项目实施的重点目标并非只是将人招到,而是用最低成本,最快速度招到所需要的最合适的人才。

  要招聘成本最低,必然要去客观分析团队的招聘绩效和渠道的有效性,低绩效团队显然增加招聘经济成本与时间;要速度最快,那么最好这类人都有了人才储备库,以及招聘信息及反馈信息在整个流程中自动地快速传递;要做到最合适,就需要根据企业标准能够自动分类、筛选、评估和回复!

  因此我们发现,招聘管理是极需要变革的一项工程,ATS是建立这一变革的平台。它帮你梳理整个招聘的流程;管理所有的招聘渠道;建立具有标准化格式但个性化资质的人才库;分配所有招聘人员的工作;将招聘信息在人才中介、招聘团队、部门经理,候选人间快速地流转,甚至自动化处理,并提供到入职为止所有数据的统计报表。

  跨公司或业务单元业务整合与统一,是需要变革的勇气与能力的,这与ATS平台没有关系。放弃旧模式,运用新系统,所有的一切都要从头学起,对招聘团队的成员也可能有不同的分工,甚至需要建立新的团队,影响到HR的组织架构和人才的职涯发展,而ATS的平台一旦建立,不可能轻易调整,更不可能被迅速放弃,因此,这必然是一个自上而下的项目,需要作为HR的管理者亲自协调并管理资源。[next]项目经理需要耐心地收集信息,听取建议,最终把能够形成统一标准的部分在ATS中建立起来以备共同遵守和分享,而对于不同公司或业务单元间的个性化 需求,则通过ATS中权限的设定赋予他们在统一标准环境下的创新或应变能力。比如整个集团的招聘流程标准化成5步,每个子公司必须更新标准的5步信息(有 的步骤内容可以为空),但每个步骤中又有可增加的子任务,那么,对于流程特别复杂的职位而言,依然可以通过这一功能增加个性化步骤。

  4. 关键因素之三:项目实施的先后顺序

  ATS项目的实施并不简单,因为它涉及到所有招聘渠道的管理,所有招聘人员的工作内容,所有简历和面试信息的统一存贮与备查,还有近乎万能的报 表系统,仅是招聘渠道这一项,就包括内外部招聘数十种。所以,不能规划一个太长的计划,使成功的实施变得遥不可及,项目成员变得消极彷徨,而是应该有一个 循序渐进的项目规划,从易到难,从小到大。“易”指管理级别是能够掌控的,参与人员是容易理解的,“小”指小投入,小范围。那些虽然很急迫,但难度很大的 项目应该三思而后行,因为它一旦不可控制,希望会马上变成风险或危机。

  大多数ATS在实施后的困惑是它缺少简历资源,因为它只是一个平台而已,这就造成系统的使用率非常低,因为招聘人员通过人才网站后台能够搜出 100个,但ATS中却只有2个,所以您应该考虑如何提高ATS的实用性。比如一个叫“简历通”的软件,可以自动整合所有主流人才网站的简历和特殊格式的 简历,并转换成您需要的格式,再导入到ATS中,从而一下子建立了ATS庞大的人才库,提高了ATS的实用性, 这就减轻了ATS项目经理的压力,因为这时候大多数招聘人员愿意主动地使用ATS了。

  目前为止,就中国的ATS项目实践来看,渠道整合依然是项目的重中之重,所有的Tracking都必须建立在所有资源All In One 的基础上,否则, 最终的Report就失去了意义。特别对于大规模的企业,渠道整合的优势十分明显,表现为:

  - 集团统一采购可以降低采购的成本;

  - 简历资源的整合不仅丰富了候选人资源,而且Candidate Relationship Management可以提升雇主品牌和美誉度;

  - 渠道管理还可以加强渠道间的竞争关系,从而获得最佳的服务质量。

  对于雇主品牌已经很强的企业,可能并不在意渠道的整合,因为你每次都能收到足够好足够多的简历,你甚至也不保存简历。但我相信你会面对招聘成本 的压力,因为你的老板会说,“我们公司这么强,为什么还要花那么多钱招聘?”因此,招聘渠道的整合依然是重要的,比如您应该建立一个很棒的企业官方招聘专 栏,以及不错的内部招聘或内部举荐网,这都是低成本的渠道。

  5. 关键因素之四:ATS的供应商选择

  一个看起来很小的ATS软件市场,已经涌现了很多上市公司,很多著名的ATS供应商正来到中国,将全球的ATS经验带到这里,当然,这些国际化的经验在中国是否适用,还有待我们大家去验证!

  作为MrTed China的创始人,尽管我无法洞察所有同行产品的优点或缺陷,更不能通过一两个成功或失败的项目,来评论谁优谁劣,但可以给出几点由衷的建议:

  - ATS软件与本土人才网站的整体性成熟和稳定,否则,系统只是折了翅膀的鸟;

  - ATS供应商项目经理的背景:他/她应该具有丰富的ATS知识,招聘经历和企业管理经验,以便快速找到适合的最佳实践,并和你共同管理好大跨度的项目;

  - ATS供应商的团队在中国的项目实施经验,要有成功的,更需要失败的,因为失败的教训可以帮助我们共同更快地走向成功;

  - ATS供应商的后续支持能力。

  根据对众多企业的专访,我们发现,所有ATS都有不尽人意的地方,解决的关键在如何改造ATS平台以适合自己所用。我个人认为,不存在完全好用 的ATS,也不存在一无是处的ATS,采用何种ATS,除了上面的建议,更建议使用者应该很清楚自己最需要ATS中的那种功能。如果你对ATS并不了解, 那么你不应该先去选择ATS,而是找一些专家去沟通,把要达成的目标列出来,然后找一个最贴近你的需求的ATS供应商合作。

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