早预测,早准备,降低风险,发现机会。——Aaron Smith
风险无处不在。过街、换车道、参加棒球赛、在院子里挖地,做这些事情都有风险。人们对有些风险不以为然,比如过马路——反正大部分司机会注意红灯。
项目实施过程中的风险就复杂得多了。你要走的路都没有路标,每一个拐弯处都潜伏着危险。你可能要为诸多意外状况付出代价。但是,战战兢兢地管理项目同样有害无益,因为风险与回报是联系在一起的。所以,风险管理既是一门学科,也是一门艺术——一门平衡的艺术,它要求项目经理、项目团队及股东有一定的胆量。
有效的风险管理要求与项目相关的全体人员都积极参与进来,包括项目团队的成员、高层管理者、顾客,项目经理的身份是协调人及记录者。组织必须为风险管理提供一个清晰的流程、工具以及资源。风险管理的成功,有赖于企业打造鼓励员工对风险进行中肯及随时随地交流的文化,这一点可能是最重要的。通过沟通,"坏"风险对项目造成的伤害可以得到减轻,而那些蕴藏着意外机会的"好"风险则会得到更深层次的关注。
尽早了解风险所在
大多数项目经理都实施某种形式的风险管理。在项目开始时,他们会罗列一张潜在风险及其发生概率的清单,然后继续实施项目。这在国际著名咨询公司Cutter Consortium的成员蒂姆。李斯特(Tim Lister)看来是个问题。
李斯特是这么说的:"很多人都会去识别风险,然后继续推进项目的实施。但他们这样做,基本上都是在祈求神灵的保佑,希望自己能撞上好运气,而不是为应对突发事件积极做准备,或者付出一定的代价,采取一些行动,以规避风险对项目造成的伤害。而这点代价与问题出现以后对项目造成的损失相比是微不足道的。"
问题常常首先出现在预算上,因为项目发起人会低估风险管理的重要性,进而在风险控制上投入资金不足。李斯特说:"有很多项目之所以推迟完工,或者交付的成果达不到最初要求,预算不足是其中原因之一。我们对项目中的既定活动管理得很好,但是对可能出现的问题应付不足。我还从没见过一个完全按计划进行的项目,总有一些意外情况发生。"
Hulett & Associates负责人、风险咨询师大卫。休利特(David Hulett)博士指出,即使手脚被有限的资金困住,项目经理也应该提供相关的文件资料,以证明他们发现的风险确实存在。休利特说:"很多项目计划都是被顾客或高层管理者硬塞到项目经理手中的,前者希望以更少的资金、更快的速度将项目完成,或者希望项目功能性超乎寻常地多。如果你被迫接管了这样一个异想天开的计划,你就更应当利用各种办法和工具去发现风险,并据此判断,这个项目更具现实意义的目标是什么。"