3.理顺公积金票据交接,夯实会计核算的基础性工作
由于公积金票据是由银行前台归集整理后传递到中心后台,且数量大,种类较多,因此公积金票据是否完整规范,对中心会计核算过程,会计资料质量起着至关重要的作用。为此,中心专门制定了《公积金票据交接办法》,办法中对银行分别不同业务类型须出具的票据和资料作了详细具体的规定和要求,并规定银行必须按日与中心交接公积金票据。同时,中心票据交接人员须审查票据是否规范完整,资料是否整齐完备,审查银行交来的前台系统日结单、票据交接清单与银行科目余额表是否相符,审查无误后,于当日将票据交与确认人员进行确认。
4.严格按照制度规定进行会计核算,确保两套系统账务相符
在公积金票据交接时,银行须按日填报《公积金票据交接清单》,清单中须填写公积金及公积金存款的当日余额,表中设计了公积金资金户和单位户的平衡关系,中心账务核算人员依据《公积金票据交接清单》,核对银行资金余额,确保每日公积金存款及时到位。
中心后台票据确认后的数据由公积金归集管理系统按日传送到公积金核算管理系统,系统自动分承办银行,按不同的业务类型和科目对应关系自动汇总生成会计凭证,中心财务核算人员严格按照《两个办法》按日进行会计核算和账务核对,最终确保两套系统账账相符。
5.开发设计科学规范的公积金管理信息系统
公积金业务量大,工作繁杂,势必需要功能强大的、设计完善的管理信息系统的强有力的技术支持。中心和托普软件公司合作开发了适应会计核算管理模式的公积金管理信息系统,该系统分为两大部分:公积金归集管理信息系统和公积金核算管理系统,其中公积金归集管理系统核算到缴存单位和个人,公积金核算管理系统核算到承办行,归集管理系统的数据经整理后传送到公积金核算管理系统后进行具体的账务核算,全方位实现住房公积金管理手段信息化。
6.建立健全内部控制制度,强化内部岗位责任制
中心结合公积金会计核算流程,制定了严密的内部控制制度,针对票据交接、票据确认、账务核算、报表编制和报送、档案管理等一系列操作环节都作了详细的管理规定,并根据需要设置了票据交接岗位、票据确认岗位、账务核算岗位、稽核岗位、会计主管岗位等若干岗位,同时明确划分各岗位的职责权限,做到各司其职,职责明确,责任清楚,程序规范。从而保证会计核算工作的顺利开展。
7.密切和银行的合作关系,加强操作人员的资格审查和业务培训
中心与受托银行之间是委托与被委托的合作关系,中心作为带有一定行政职能的住房公积金管理机构,不是金融机构,所有相关金融业务必须委托商业银行进行,双方良好的合作是搞好住房公积金规范化管理的有效保证。因此,我们在新系统实施运行之前,举办了若干期培训班,对银行柜台人员进行全面系统的培训。同时,建立通报考核制度,不定期对银行进行检查,及时纠正工作中的问题。