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3.计算机软件和硬件系统维护管理
软件维护是指当单位的会计工作发生变化而进行的软件修改和软件操作出现故障进行的排除修复工作。硬件维护是指在系统运行过程中,出现硬件故障时的检查修复,以及在设备更新、扩充、修复后的调试等工作。
系统维护人员负责系统的硬件设备和软件的维护工作,但不得操作会计软件进行会计核算工作。
4.会计档案管理
实现会计电算化后,会计档案的磁性化和不可见性,要求对电算化会计档案管理做好防磁、防火、防潮和防尘工作,重要会计档案应准备双份。
三、完善会计电算化内部控制
1.加强程序操作控制。这项控制就是针对会计电算化提出的新要求之一。为了保证信息处理质量,减少产生差错和事故的概率,应制定上机守则与操作规程的办法,这是操作控制制度化的具体体现。其内容主要包括:
(1)无关人员不能随便进入机房操作;
(2)各种录入的数据均需经过严格的审批并具有完整、真实的原始凭证;
(3)数据录入员对输入数据有疑问,应及时核对,不能擅自修改;
(4)机房工作人员不能擅自向任何人提供任何资料和数据;
(5)不准把外来的软盘带进机房;
(6)发生输入内容有误的,需按系统提供的功能加以改正,如编制补充登记或负数冲正的凭证加以改正;
(7)开机后,操作人员不能擅自离开工作现场;