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但是，由于仍然是卖方市场，无论是酒店还是航空公司对于签署优惠价格的热情都不高。“尽管它们不会直接说‘谢绝还价’，但是想要商定优惠的价格却很难。”上文提到的银行经理表示。在一些情况下，酒店虽然同意给予公司优惠的房价，但是却不保证有足够的房源供应。于是，新加坡和香港的一些酒店业开始逐步熟练地使用浮动房价——依靠价格浮动来保证入住率，同时争取尽可能多的利润。
这样的市场状况也催生了一些新的折扣方式。“一些酒店不再提供固定的公司优惠价，转而选择在浮动房价的基础上再优惠30%的方式。”特兰科尔说。在许多情况下这会比固定的公司优惠价更为便宜，但缺点是房价无法预测。
在航空公司和酒店的选择方面，企业如灵活掌握也能更好地节约成本。例如，一些较小的航空公司，如泰国航空或者马来西亚航空公司，正在升级它们的机型，与其他巨头
相比可能更愿意提供优惠的机票。同样，本地的连锁酒店或者远离市中心的酒店价格也会更便宜一些。“这其实与习惯有关。”美国运通公司的咨询顾问克拉格·皮克(Craig Pike)说。“在香港，许多人会认为待在公司隔壁的酒店更方便，”他举例说，“但是如果你愿意坐天星渡轮去港岛对岸九龙的酒店，那就可能获得更优惠的价格。”
一些公司也采取了更具创意的解决方案。软件公司I-Flex Solutions在孟买和班加罗尔租下了好几幢酒店式公寓，供员工和客户住宿。而总部在班加罗尔的外包公司Infosys很久以前就在总部园区内建设客房。据Infosys分管人力资源、教育和研发的董事默汉达斯·派(TV Mohandas Pai)介绍说，节约成本并非在园区内设立客房的唯一原因，方便和安全也是考虑因素之一。“在整个印度，我们拥有3500间客房，明年计划再增加11000间。”派说。
遵守政策
除了上述的一些做法，要达到节约差旅开支的目的，还需要完善公司内部的管理，其中最重要的一项莫过于督促员工遵守公司的差旅政策。美国运通公司全球信用卡部门主管普莱尚·阿加瓦尔(Preshant Aggarwal)认为，要做到这一点，最好的办法是确保公司的差旅政策合情合理。“在制订差旅政策之前，你必须了解员工的行为。”他说。当然，这首先需要对员工进行调查，了解他们经常出差去哪些地方、待多久以及为什么出差。
美国市场调查公司Aberdeen最近进行的一项调查显示，采取诸如差旅开销管理软件等一些改善流程的措施能将处理差旅费的时间从15天缩短到5天，同时将每笔的手续费从28美元削减到12美元。阿加瓦尔说，这些系统(包括由SAS或者甲骨文公司提供的ERP插件，或者诸如Concur、Spendvision、Incharge和美国运通提供的单体软件)对于至少有50人左右的公司就值得一用，当然，对于拥有100名以上员工的公司，使用的效果将更为明显。
好消息是，和其他商业行为一样，商务差旅的费用也有其周期性。在印度，一些连锁酒店如Best Western、万豪国际或者希尔顿酒店都在大举投资。随着这些酒店的开张，房价最终会下降。但是，在那一天到来之前，商务人士恐怕还是要听从皮克的建议：放弃港岛的繁华，跳上(往返港岛与九龙的)天星渡轮去对岸九龙的酒店过夜。