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来看一个众多办公室里的常见场景：一群群员工挤在蜘蛛状的免提电话周围，与若干遥远地方的同仁共同参加某一会议。电话会议常常是行之有效的办法，可你有没有留意这些会议是怎么开的?假使会议各方在人数上不对等，人多的一方容易主导会谈内容，又会在其他方发言时自己开小会。由于彼此见不着面，与会人员既可能无意识地打断对方，又可能遗漏重要的视觉信号。有些人几乎一言不发，而某些会议到终了时已非一个完整的大会，而演变成两个(或是三个、甚至有多少会议方就有多少个)小会。
尼尔及其同行的研究发现，一家呼叫中心设备供应商Sutherland Group的主管们发明了一个新办法，来解决这类免提电话的尴尬情况。团队成员的开会地点不在会议室，而是在各自的位置上，通过拨打电话桥接器来接入会议。
结果，没有小会的完整会议，每个人都能即时获取会议讨论内容的相关资讯。当然，电话桥接器所费不菲，而且容量有限。有的企业会使用各式各样的会议电视，既有安装在个人显示器上便宜的网络摄像头，也有影院式会议室，其装备可以在各会议地点之间传送宽带信号。
跨越语言及文化障碍
无论何种模式，组织远程会议都需要技巧、文化敏感性以及创造力。
即便英语是惠普CES的官方语言，可并非所有非英语国家的员工都能自如地使用英语沟通。结果，这些员工习惯于保持沉默，公司也就白白损失了从他们的创意中受益的大好机会。
惠普的主管们注意到了这一点，在每次会议开场时设立"热身时段"：每位与会人员都要用英语讲上几分钟的小故事，话题本身无关紧要。门罗说："一次我们说起世界杯，这让每个人的脑力马达都开动起来。"
结果呢?团队成员开始操练的不仅是英语会话，更有同等重要的英语听力。另外他们更多地了解到彼此——-于是培养起信任，并对其他成员能带给团队何种技能有了感官认识。
就算员工们的语言能力不成问题，可他们会自然而然地通过本族文化的过滤器来理解沟通中的文字和话语讯息。Check Point是一家网络安全软件商，1，200名员工大都分散在以色列和美国。来看看他们发现的以下状况。
"特拉维夫的人问我，为何邮件往来有时似乎让他们的美国同仁心烦意乱。"公司在美国红杉城的人力资源总监亚历山大(John Alexander)说。问题严重吗?也不尽然。可习惯于直白到近乎生硬的以色列人，发给美国同仁们的邮件总显得有点无礼。同时他说，美国员工的邮件又像是有些松散累赘。该公司公关部的高利诺(Laurie Guarino)举例说，美国人提出请求通常这么遣词造句："预先感谢您发给我……"而以色列人就会说："谢啥?我还什么也没干呢。"尽管单个事件还不至于那么严重，公司也清楚，日积月累的影响就会损害士气，阻碍团队成长。Check Point派出一位以色列裔顾问，来帮助美国方面了解以色列人的思维和沟通方式。"现在我写信就简单了，礼貌但直接说‘请于你方时间下午5点前发纪要给我‘即可。"高利诺说。
Check Point的管理层在事态变得严重之前就开始想办法，不过他们没意识到这是一种冲突并且想办法改善它。这其实是虚拟情境中的常见问题，尼尔说："人们指望冲突会自动消失，可冲突只会愈演愈烈。保持高度警惕乃是团队首领的职责所在，要在问题发展到失控之前防患于未然。"