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一般而言，RFP主要应包括以下几部分内容：企业情况概述/HR管理现状，项目的建设目标、实施范围、需要支持的员工数量、需要支持的用户数量，功能需求描述、性能要求，现有IT基础设施环境描述、技术要求，项目进度要求，对供应商的报价要求等，供应商已实施过的主要用户名单及联系方式(至少10家以上，需要包括一批与项目组要求的规模接近或业务背景类似的用户)，供应商答复RFP及提交项目建议书的注意事项。
一旦完成了RFP编写，就可以将其发送给那些经初选认定的具备竞标资格的供应商，并给这些供应商预留2—4周时间回应RFP。在此期间，供应商会不断对RFP提出一些疑问，必要情况下，项目组需要就此对RFP进行修改，并以正式的形式统一通知所有参与竞标的供应商。
步骤五：评估方案建议书
供应商在正式提交方案建议书之前，用户需要制定评估建议书的标准。通常的做法是，可以创建一个电子表格，将RFP中涉及的所有关键条目提取出来分类排列，根据其对用户的重要程度而指定不同的分值权重。需要指出的是，价格的灵活性往往比较大，在后期的商务谈判过程中一般都会有所变动。但报价必须在建议书里予以明示，因为这个报价将会成为未来进行价格谈判的参考依据，不至于使供应商毫无根据、漫无边际地进行价格调整。
接下来是系统演示，这为用户与供应商创造了面对面沟通的机会。在这个阶段，用户应该掌握系统演示的主动权，准备好在适当的时候就一些关键问题进行提问。对供应商系统演示效果的评估主要基于RFP阶段的评估标准。全部系统演示过程结束后，用户对每一家供应商及其提供的eHR解决方案就有了直观认识。
步骤六：拜访用户或软件测试
在与胜出的供应商进一步接触之前，项目组应该从这些供应商提供的用户名单中挑选并联系2~3家典型用户。与典型用户联系之前，项目组需要准备一系列有针对性的问题，问题可以围绕该典型用户的eHR系统应用背景、系统功能、实施效果、系统维护与应用情况、系统对需求变化的适应性、后续服务水平以及对该供应商的综合评价等方面展开。
拜访用户这一环节对于有些项目来说难度较大，费用开销也较大。那么，搞一次关键需求测试应该是一个比较理想的替代方案。供应商按照用户预先提供的测试用例进行测试，进一步确认产品的各项性能指标，如易用性、开放性、稳定性、安全性等。这一环节的关键点是让使用该模块的工作人员参与进来，共同参与评判，防止软件选型后，他们以各种理由拒绝使用软件。尤其是企业的薪酬、绩效等关键业务部门，他们往往在系统选型前已经在应用一些的小软件，至少也在用EXCEL处理一些业务，一旦所选软件不符合他们的意愿，他们可能会找出种种理由排斥使用新软件，而坚持继续使用自己的小软件，这往往是eHR系统应用走向失败的一个很关键的原因。
步骤七：调整方案最后决策
通过与供应商及其用户的现场沟通，项目组将会对RFP再次进行补充与调整，确保在前面各个环节产生的关于技术环境、系统功能、系统性能、实施计划、报价以及售后服务等方面的各项议题得到充分考虑，并要求供应商在方案调整中进行答复或确认;除了报价之外，供应商对其他部分内容都能相对容易地做出最大限度承诺。
对供应商及其用户的拜访结束后，项目组事实上已经对供应商做出了大致的排名。如果这些供应商在最后一次方案调整中没有出现明显失误，经过对方案的再次评估后，上述排名的印象基本上不会变化。
如果排名第一的供应商明显优于其他几家，则可以邀请该供应商进行合同谈判。但这并不代表其他几家供应商完全丧失了机会，在前面的合同谈判不顺利时，其他几家供应商就有了新的机会，因此在没有正式签署合同之前，不要将机会的大门对其他供应商过早关闭。