本土人力资源软件开发五大误区

北京宏景世纪软件有限公司    张大波   可以说我这一辈子与人力资源管理信息化结下了不解之缘，从最开始编制简单的人员查询花名册至今，我已经在人力资源软件开发领域工作了16年。回顾这些年的经验，感觉人力资源管理软件开发与其他类型的软件开发比较起来，还是有很多难点和特殊性的，总结出来，与大家共同探讨。   人力资源软件开发回顾 从我的经验来看，我国本土的人力资源软件大致可以分为三个阶段：第一个阶段是人事管理，第二个阶段是人力资源管理，第三个阶段是人力资本管理。 第一个阶段应该是一些事务性工作处理，如：查询、工资、报表业务，功能比较简单，用户要求也比较简单。第二个阶段主要是人力资源管理方面的需求，如：绩效考核、培训发展、考勤休假、全员自助等需求比较旺。一方面是人力资源管理方面本身的需要，另一方面是人们开始思索如何保证数据准确及时。那就是需要实现人事业务流程化，通过使用流程来保证系统中数据准确性和及时性。在第三阶段，随着全球信息化脚步加快，市场竞争加剧，人工成本飙升，人力资源管理的跨度已经由人力资源部门逐渐深入到各级部门经理以至全员。人才开发和集团管控方面的需求越来越多，如：在线培训、能力素质模型、集团管控、数据挖掘等，涉及业务更复杂，人员更多，功能要求更强。 在过去的几年里，不少大型企业的人力资源部门都开始了本单位的人力资源管理信息化建设，但实践中却碰到不少困难，一些人力资源软件开发项目经常以失败告终。通过一些成功与失败的案例，可以看出各单位在人力资源管理的信息化过程中存在一些误区和问题，具体表现在以下五个方面。   管理模式不断变化 由传统的人事管理向人力资源管理过渡，各单位管理的模式不断变化。在中国由计划经济向市场经济转变的特殊背景下，各单位人力资源管理的模式不断发生着变化，经常是刚刚完成软件的开发，管理模式又要发生变化；一套软件曾经使用的不错，但过了一两年，就又不能满足使用了；不少单位因为人力资源软件的开发跟不上管理的变化，而陷入了困境。 现在不少商品化软件都已注意到这个问题，开发的软件基本都是灵活的结构，但他们往往没有处理好“软件灵活”和“操作简便”之间的关系，开发出来的产品，用户难以理解，更谈不上自由操作，因而阻碍了软件的推广进程。所以，在软件设计中，必须处理好“灵活性”与“易用性”的关系，“功能强大”与“操作简单”的关系，以此来应对不断变化的管理模式。   数据源不一致 缺少规划，各自为政，数据源不一致，软件难以辅助决策。这一点是用户当中普遍存在的问题。人力资源部的每个业务处室使用着不同的软件，或上级下发，或找人开发，或购买单机商品化软件，各部门自己维护自己的数据库，这样使用软件的结果：一是维护很吃力，所有内容都要自己部门来维护，时间一长或工作一忙，就维护不了。二是不同的部门软件维护的情况不一样，报到领导那儿的数据就经常会出现不一致的情况。领导不知该相信哪个部门的数据，更谈不上利用数据进行有效决策了。 解决这个问题必须具备两个条件：一方面是提供的商品软件功能必须涵盖每个业务模块的需求，实现网络应用，数据实现共享，避免重复建库；另一方面就是提供丰富灵活的接口，特别是能够自动生成上级单位所需要的数据，数据既能导入，也能导出。   追求一步到位 目标定得过高，追求一步到位，没有开发出或找到合适的软件。还有一些单位，采取让各个部门自己提需求的方式汇总软件需求，然后按照这些需求去寻找软件或委托开发，这样做的结果往往是：每一个部门都提出许多个性化需求，大家都有这样一种心理：一定要趁这次机会把需求提全，把什么工作都计算机化，以后自己就轻松了。事实上，这是不现实的，如果在现阶段就达到这样的目标，就意味着假设有10个人的人力资源部门恐怕就要裁掉8个人了，因为都计算机化了，这样做的结果往往是失败的。 通过这些年成功与失败的案例，我们认为，人力资源信息化的过程应循序渐进，分步实施，先打基础，后谈应用。具体实施可分为以下三步： 一、提高人力资源的工作效率：行政事务管理、组织机构管理、薪酬福利管理。这几部分工作占用管理者大量时间，手工操作不仅效率低，且容易出错。因此，人力资源信息化首要解决的是如何提高工作效率。 二、规范人力资源的业务流程：招聘管理、绩效管理、培训管理。人力资源信息化能将相关的工作职能完全覆盖并划分清楚，且能将经过优化后的流程体现在系统中。 三、战略性人力资源开发：员工发展、职业生涯规划、人力资源成本评估、人力资源战略决策。 上面这三个步骤可谓环环相扣，如果第一步还没有实施好，就去做第二步、第三步，打个比喻：就像没有打地基就直接盖三层楼一样。事实上，如果一个单位人力资源的信息化管理还没有网络化，还处在单机操作阶段，那么距第二个步骤“规范人力资源的业务流程”就比较远了，招聘、绩效、培训都是网络环境下的流程管理，要求使用人员必须熟悉网络下的应用，前提是本单位已经在网络环境下建立了良好的人事、薪资数据库并应用良好。   过分追求数据集中 不顾现实状况，追求数据集中管理，增大了失败的隐患。有一些单位在了解了集中管理的优点后，总是希望能够进行集中管理，而忽略了自身的实际情况。 我们认为，对于一些完全垂直管理、规模适中、计算机应用水平较高、网络环境较好的单位是可以进行集中管理的。但有些行业，尤其是一些规模较大的全国性行业或本身对下级单位管理权限不高的单位，就不一定适合集中管理了，理由如下：一是数据量越大，尤其达到十几万或几十万人的记录时，对网络条件及系统的性能要求也就越高，一般的用户很难达到；二是基层单位人事工作者的软件应用水平参差不齐，有些人少的单位维护数据的意识淡薄，这样就会影响整个网络的运行质量；三是投入巨大，人事数据与经营业务数据相比，及时性要求往往没有那么高，因此，对于这样的用户应采用分布式管理或混合式管理。待各方面条件都成熟后，再考虑集中式管理也不迟。   自行开发难度大 立项开发，波折颇多，最终没能使用上软件。据我们了解，一些较大的单位很容易选择自行组织开发人力资源软件。他们往往认为：自行开发软件成本低，上级单位一次开发，基层单位可以多次利用，还可以满足自己单位的个性化需求。但实践证明，自行开发的软件往往难以成功。为什么呢？ 总结起来，主要可以归纳为： 一、从DOS时代进入Windows时代，再到Java时代，技术日趋复杂，竞争加剧，客户对软件的要求越来越高，开发难度越来越大。 二、开发人员往往因为经验所限，不能够完全领会用户提出的需求要点，比如工资上有一个“级别滚动”的概念，对于没有一定人事业务基础的软件工程师，理解起来需要时间。如果再要求他们开发的软件能够适应各种变化，的确不是一件容易的事。 三、在项目接到手后，开发商考虑的往往不是如何将软件开发得尽善尽美，而是考虑怎样在最短的时间内按功能要求实现就行，至于操作是否容易就是一个弹性的概念了，用户说操作复杂，开发商说挺简单的，难以有一个评判的标准。最后，往往是用户陷入被动局面，进退两难。而商品化软件则不同，因其自身要在市场竞争中生存，因此所有的创作人员时刻都在想着怎样把自己的软件做得尽善尽美，在市场上具有竞争力，这是内在动因，而项目开发则缺乏这种动因。 四、对于项目开发的软件，一旦交付使用后，用户提出的优化修改建议和进一步需求对开发商来说就是负担，如果一定要改动软件，客户往往还要追加一笔不菲的费用。而商品化软件则能够不断听取用户的优化建议，对软件进行维护升级，从而更贴近用户的需求，用户的批评和建议往往是一个产品开发成功的重要保证。 一份耕耘，一份收获，我国本土人力资源信息化还有很长的路要走。我想，作为厂商，必须时刻关注用户需求，关注用户满意度，关注用户的投入与产出，也就是产品能够给客户带来多少价值？只有这样，才能开发出用户喜欢用、爱用的软件。我相信，终会有一天，本土优秀的eHR 软件会在中国这块土壤上遍地开花结果。