江阴启新是一家以针织胚布加工为主的港资公司,创建于2003年,公司坐落在纺织工业发达的江阴经济开发区内。它属于传统的劳动密集型纺织企业,公司的信息化水平受行业限制,大大落后于其他企业。虽然企业自主定制了ERP管理系统,但由于公司许多员工自身知识水平的局限,造成ERP的系统运行没有达到预期的效果;同时,由于内部网内没有一个先进的信息发布平台,有的只是一个文件服务器,部门之间交换文件只能到文件服务器上翻找,所以实际操作十分复杂,为日常工作带来了许多不便。为了改善这种局面,江阴启新决定选用一款OA系统,在公司内部搭建一个统一的平台。经过多方面的考察与甄选,江阴启新公司最后决定选用大连新思创的OA系统。
从功能的实用性、全面性、可操作性考虑,从企业信息化的实际情况出发,我们初步选择了大连新思创OA3000系统。
系统实施
根据在试用过程中发现的问题和江阴启新的实际情况,新思创OA在原有系统基础上,又做了定制修改,包括:
1、文件发送的规范
由于OA系统有集团其他分公司的用户存在,基于工作的方便性,要过滤掉与分公司用户无关的信息,所以发送消息、文件、网上填报中,把发送类别中的"全体员工"去掉,以免许多员工为了省事而直接选择全体员工了事,而不管接收者是否需要该信息,往往引起很多人的抱怨。
原来未实施OA系统时,发送文件或做通知的部门,有专人到各部门分发,不会存在这种问题。现在有了OA系统之后,点击"发送"就认为自己的工作就完成了,而没有去关心接收对象是否收到、是否看到等追踪后续工作。如此一来,就有员工抱怨了,再遇到这种情况也是以牙还牙,都这样做便不利于工作的开展。所以,经过商量,决定取消"全体员工"发送类别,相应地在通讯组里边建立便于工作的通讯组替代之。经过观察和了解,员工观念得到了相当大的改变。
2、消息、文件的快速删除
在刚刚试用OA系统的时候,如果发现不需要的文件员工必须逐一才能删除,由于操作复杂、麻烦,很多员工都不予处理,日积月累,积攒了不少的垃圾邮件。根据我们的需求,增加了全部删除、随即删除、复选等多种功能,简化了删除工作,大大方便了我们。
3、网上填报
江阴启新公司是利用发送通知、通告、投诉等不允许接收者修改的信息,可以加盖电子公章和签名等,感觉比较方便而且显得庄重严肃。但是在正式使用中发现某些部门经常用到填报而且内容大致类似,主题相同,接收对象相同,于是就提出了需求。在进行一番考虑之后,在网上填报功能中添加了“多个发送组”和“转发”等功能。