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双线运行在CRM项目实施中的重要性 (1)

http://www.newdu.com 2009/10/7 互联网 未知 参加讨论

  二、双线并行可以减少因数据错误所造成的管理风险。

  在CRM项目开始的时候,原始数据的导入是一个非常头疼的问题。按照我的项目经验,导入的数据一般都在100M以上。这可不是一个小数据呀。若让一个人打字,估计要一个月才能够达到这个规模。而给我们作这部分工作的时间又是比较紧的,一般要求用户在一个星期左右的时间就要完成。在一个星期内,完成客户信息、产品基本资料、产品价格信息、付款条件、信用额度资料等相关信息的整理、核对、输入系统、系统很对等相关作业,这是一个很艰巨的任务。特别是订单期初资料的内容,更加容易出错。

  关于这方面,我自己有很深的体会。那是一个外资企业的CRM项目,是我独立负责的第一个CRM项目。在CRM项目实施时,对于销售订单等期初数据,我们可以选择输入,也可以选择不输入,这主要是用户自己来确定的。我这家客户他们选择期初数据要进行导入。所以,在系统上线前,企业用户安排了相关人员对期初数据进行了导入。但是,因为为结案的销售订单数据比较多,在数据输入的过程中,用户不小心,把销售订单的数量100000写为了10000。在刚开始没有发现这个错误,在根据销售订单生成出货单时也没有发现这个错误。还好,因为系统刚开始运行,业务员有手工的出货记录,跟客户对帐的时候,出于完整性的需要,用的是他们手工的出货明细表,而不是系统的报表。队帐的时候,销售用户才发现这个错误。企业才逃过一劫,不然的话,企业可要平白无故的损失一大笔货款了。

  所以说,企业很难保证在系统刚运行的时候,所有数据都是准确的,特别是一些期初数据,稍微不留心,就可能存在错误。而且,由于时间等方面的限制,用户在期初数据的审核上,也不可能面面俱到,可能会有漏网之鱼。所以,在客户关系管理系统跟手工作业系统进行切换的时候,双线并行是非常有必要的。

  三、双线并行可以减少因流程设置不合理所造成的管理风险。

  我们在CRM项目实施的过程中,进行了业务流程重组。但是,重组以后的业务流程,是否真的符合企业的实际情况呢?这还需要用户在实际操作中进行检验。无论新的操作流程是否真的适合企业的实际情况,但是,由于用户第一次用新的流程操作相关作业,没有谁能保证其一定不犯错误。而且,即使其犯了错误,也不能太过责备与他。一方面,由于其对于新的业务流程不是很熟悉,在操作的过程中,还可能受到手工操作流程的影响,很可能两者混淆;另一个方面,也有可能新的操作流程不适合企业,操作起来还没有原先的流程那么方便、那么有效率,所以,企业用户不知道如何处理了。再说,流程在实际运转过程中,可能还会出现一些人力难以控制的东西,如部门之间的沟通、人的主观能动性等问题。

  所以,在新旧流程交替的过程中,出现问题时难免的,也是可以原谅的。我们现在要做的就是,如何想办法,让企业管理者、流程审核者如何尽早的发现问题,并把问题消除了萌芽状态。

  这就要求,用户在系统进行切换的过程中,手工作业与系统作业双线并行。因为,只有如此,即使新的流程设置的不合理,因为有手工作业的单据,有了对比,其发现问题的几率也会大许多。如此,用户才有机会尽早的去解决问题,把问题消除在萌芽状态。才能最大限度到减少企业的损失。

  四、双线并行注意的问题。

  为了提高系统切换时,系统双线并行的效果,减少其不利影响,我们在实际操作过程中,还需要注意以下问题:

  1、 单据审核人员,要把好相关的关口。如销售订单在审核时,销售经理要注意两个问题,一是手工单据与系统单据的内容是否一致。还有一个非常重要的内容,就是是否有系统单据。有些用户可能由于订单比较急,系统里的订单还没开呢,就拿手工的单据去审批了。遇到这种情况,销售经理要坚决的把销售订单打回去,让他们把系统里的订单做好后,再去审核。

  2、 用户的观念要转变。在双线并行的过程中,要注意,手工的单据只是作为辅助,不要先做手工单据,然后根据手工单据来做系统单据。什么叫并行?就是两者要独立。系统里该怎么做,就该怎么做;手工怎么做,仍然怎么做。两者在处理的过程中,没有任何关系。用户一定要养成这种观念,否则的话,先做手工单据,再根据手工作业做系统作业,那他就永远抛不开手工作业了。

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Tags:CRM  
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