ERP功能设计之采购预计进货表

　　ERP设计与实施，笔者觉得有一个最大的不同，就是ERP项目实施的话，只需要根据企业的具体需求来在系统中寻找现成的解决方案;而ERP设计的话，则需要收集各个客户的需求，然后进行提炼，把一些共同性的内容放到ERP系统中进行实现，成为标准功能的一部分。从这一方面来说，ERP系统的设计比ERP项目实施要有难度。笔者刚完成一个采购预计进货表的设计工作，就给我这个体会。笔者在以前实施项目的时候，只需要客户给我们一张他们想要的采购预计进货表格式，然后分析其合理性，最终给客户实现这张报表即可。而现在在做系统功能设计的时候，笔者不得不收集多家客户的意见，然后把一些共性的功能在系统中实现，以减少后续二次开发的几率。

　　在采购管理中，有一项很重要的工作，就是督促供应商按时到货。而要做好这样工作的话，则有一个报表不能少，就是今天要谈的“采购预计进货表”。有了这份报表，采购理员才知道在未来的几天时间内，会有哪些材料到货，然后去向供应商确认能否按时到料。下面笔者就把这份报表的设计思路借助这个平台谈一下，欢迎大家批评指教。

　　一、 查询条件。

　　报表其实就是一组查询语句的组合。所以，在设计采购预计进货表的时候，首先需要明白，企业一般会以什么条件来生成这份报表。根据用户需求的不同，笔者认为有需要设置如下查询条件。

　　一是按供应商编号来查询某个供应商在未来的一段时间内可能会进哪些货。当企业输入供应商编号，则就会按这个编号来生成相关的报表。这里员工可以直接输入供应商编号，也可以通过查询，确认供应商编号。当企业用户没有输入供应商编号的时候，则表示其需要所有供应商的预计进货信息。

　　二是按采购员来生成报表。有时候，采购员可能想要知道，自己负责的供应商在未来一个星期内的预计进货情况。此时，就需要进行一些负责的查询。如需要先根据采购员找到其负责的供应商，然后再查找相关的预计进货信息。不过，这个前提条件就是在供应商信息中，必须为供应商指定特定的采购员。如果这里指定的采购员与采购订单中的采购员不一致的时候，仍然以供应商信息中的采购员为准。

　　这里需要另外注意一点，就是有些ERP系统中，则直接以采购订单中的采购员为准，来生成这张报表，这也未尝不可。不过在实际工作中，会有一个误区，就是当采购员请假的时候，有其代理人开采购单时，采购单上显示的采购员名字是谁。如果仍然是原来的采购员，那么不会有问题。但是，若为采购员的代理人，则此时，以采购员为条件来查找采购预计进货表的时候，就会缺少相关的内容。

　　笔者在以后的版本中，会考虑按采购员查询预计进货表时，分别支持以上两种方式，可以让企业根据自己的需要进行选择，到底按哪种查询方式。

　　三是按预计进货日来选择相关报表。采购员有时会想看看三天之内的预计进货信息;而有的企业则希望能够知道一个月内的预计进货信息，不同的企业要求不同。所以在查询条件中，设置了一个预计进货日。这个预计进货日就是采购订单中的订单交货日期。而且，这里还可以实现一个比较使用的功能。如果采购员把这个预计进货日期选择为昨天的话，就可以在系统中查询出到今天为止，有哪些供应商的货应交还没交。这些当然成为了后续跟踪的重点。

　　四是选择产品分类。有时候，作为采购经理，可能想要知道某个材料类别，如五金工具中的套筒，其预计进货情况。这一般对于库存式生产的企业，用的比较多。而对于按订单生产的企业，则使用这种方式查询不是很多。若输入具体的产品分类信息，则在报表中只显示属于这个产品类别的材料预计进货信息;若不输入的话，则表示所有的产品。

　　五是按仓库来生成报表。其实，这个条件是对第四个条件的一个补充。在实际工作中，我们一般把仓库分为零件仓库、包装材料仓库、成品仓库、辅助材料仓库等等。有时候企业管理者可能只想知道所有零件仓库中能够的材料的预计到料情况。这也就是说，通过仓库分类的方式，把产品小类归结成一个个大类来查询。这无疑就是对上面这个条件的一个补充。

　　另外，以上的这些条件可以整合使用。如现在有个采购员，想要知道自己负责的供应商，在三天之内的零件预计进货信息。如此的话，可以在查询条件采购员、预计进货日、产品类别三个查询条件，进行组合查询，就可以得到我们所需要的信息了。

　　二、 权限控制方案。

　　在有些企业中，对于采购的一些敏感信息，如采购价格、供应商的具体联系方式等等，都有比较严格的访问权限控制。所以，在预计进货报表的设计中，也需要体现这个权限控制的理念。

　　1、采购价格的查询权限。在大部分企业中，这份采购预计进货表不仅采购部门需要使用，而且，物料计划部门、生产部门、销售部门等等都需要这份报表。而这些部门，企业出于安全方面的考虑，往往不希望他们看到采购价格。笔者在这份报表设计中，体现了权限一致的原则。也就是说，在采购订单单据设置中，若指定某个人，如销售部门人员，可以查询采购单，但是，不能看到采购单中的价格信息的时候，则他们在生成采购预计进货表的时候，也不能够看到这个价格。也就是说，不需要再进货表中进行额外的限制，其自动继承采购订单中的权限控制原则。如此的话，一方面可以减少系统管理员的工作量;二是可以提高系统的安全性，防止系统管理员在配制报表的时候因为一时疏忽而造成采购价格泄露。