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对不同人员的修改痕迹应以不同的颜色加以区分，并能在修改区域标识“修改人姓名”及“修改时间”等信息，保证文件修改的严肃性和责任性。流程管理者还可以实时监控本流程中的所有流转公文的办理情况。
7. 办公人性化要强。党政机关OA系统应能充分有效地提供全文手写批注和电子签章等功能，尽可能地模拟传统办公中公文处理的流程和操作模式。特别是对一些高层领导、老领导，可设计、提供一些人性化的操作模式，如手写式的全文批注技术，笔迹平滑无锯齿，支持笔锋有压感，让领导的表达、手写更加细致、畅意，适合他们传统的批文习惯，也能防止笔迹伪造与抵赖。其次，系统设计和电子签章系统应界面友好、使用简单、安全性高。
8. 开放兼容性要高。党政机关OA公文系统必须与政府机关中使用的主要文字编辑软件保持高度的兼容，使数据能够在它们之间畅通无阻地传递。公文系统要能与其他系统，如对外行政审批、人事信息或工资信息等模块相互兼容、自由调用，而不是各自隔绝。党委、政府、人大、政协、纪检五套班子和中央、地方所属部门的办文网络应当互联互通、资源共享，这是党政OA未来的发展趋势。
9. 支持移动、异地办公。随着3G移动时代的来临，随时随地轻松办公已成为党政机关的强烈需求，因此党政机关版OA应具备强大的移动办公或异地办公的功能。当领导外出公干时，只需要在移动手机、PDA或笔记本电脑中安装该系统及并利用个人标识符文件即可通过网络，远程访问单位的办公自动化系统，查看本人的待办事宜和邮件，查询单位最新信息，审批、处理自己的工作，决胜千里。
总之，党政机关版的OA必须完全符合《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》、《中华人民共和国档案法》、《归档文件整理规则》等公文规范，具有完整成熟、简单易用、多层次的安全设计、灵活的自定义、稳定可靠等特点，而且在细节功能实现上应更贴近党政机关的办公需求和应用特点，可有效地简化实施内容和缩短部署周期，更好地搭建技术平台。
链接：细分产品成为必然
近年来，OA软件市场上非常推崇产品的通用化，但是办公自动化应用软件的通用性只能是相对的。由于各单位业务应用的范畴明显不同，对应用程序的需求也必然存在一定的差异，因此，一套通用化的包打天下的软件也渐渐落伍了，一成不变地片面追求通用性，是无法应对用户对个性化软件产品的消费需求的，这样做只能降低软件的生命力。
随着我国行政改革不断深入，电子政务不断发展，政府信息量的急剧增加，应用需求不断出现新变化，党政机关单位对办公自动化需求日益强烈，要求愈来愈高，使得党政机关应用单位对OA产品的实用性、易用性、可靠性、安全性也提出了更高的要求。
因此，为了推动我国电子政务发展，进一步提高公文处理和文档一体化管理能力，帮助党政机关快速构建起一个更为安全、可靠、易用的协同办公环境，党政机关单位办公自动化建设呼唤更为专业化、细分化的OA产品。此时，办公自动化党政机关专业版OA应运而生。