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系统落地：从行政开刀
但是KOA系统的落地并不是一帆风顺。海王生物有众多的实体公司，业务也千差万别，这在集团公司中是比较特殊的，也为海王生物的集团集中控制带来了很多困难。抛开实体子公司不说，光海王生物集团本身就有着一套从研发到生产、销售的一整套体系。下属公司又依照自己的业务体系建立起各自的信息系统，深圳多年来大家都是“各干各的，老死不相往来”，这些也是让系统顺利落地的阻滞。
如何打通各个子公司，实现信息共享?又从什么地方切入呢?权衡再三，钱玉森决定从行政部门开刀，通过协同办公知识管理平台打通集团与各个子公司的行政流程，为信息共享开启了第一步。
以行政作为信息化共享的突破口，一是各个公司行政命令是统一决策，企业的任何变化都是由行政命令来反映的，各子公司在行政上许多都有类似规定，流程设置也比较统一，共性也比较大。二是因为实体公司业务差异如此之大，选择从业务流程的任何一方入手都非常棘手;在财务方面，集团公司已经通过审计等手段加强了对子公司的监督，以集团财务系统打通信息壁垒也不可行。所以从行政开刀，最容易实施，也最让人容易接受。2003年，海王生物在公司的5大中心和13个子公司上线了基于知识管理的协同、综合自动办公化系统。
在钱玉森看来，系统用的好才是真正体现它的价值。协同办公系统上线的时候尽管没有遭到子公司的强烈抵制，但是系统在各子公司的推广却并非易事。面对庞大的培训推广工作，钱玉森就带着信息部的同事一家一家公司地做培训，若子公司领导忙，就提前预约。在大家共同努力下，集团化的集中控制开始从行政切口一点点慢慢渗透，就在不经意间，KOA系统逐渐在集团得到全面应用。
沟通得于改善
海王集团组织架构庞大，子公司，孙子公司非常多，以往各公司之间，公司内部之间沟通都不很密切。然而通过KOA系统，海王打破了以往沟通困难的局面。现在集团内部需要通过沟通才能解决或者协调的问题，就会通过这样的一个方式解决：由问题发起人提出待沟通问题，然后相关人员可以参加讨论，在问题下面提出相关意见，最后商量出一个统一出处理方式，整个解决的过程都会被纪录下来了，还会作为资料保存。
系统上线后，给海王集团的信息化带来了新气象，员工日常办公的状况也得到了很好的改善。特别是总部、各中心、各控股公司以及控股公司的子公司都使用统一个系统，使彼此之间的沟通与协作更加紧密，提高了沟通的快捷性和有效性，使公司及下属公司真正成为一个统一体，大大地提高了公司的有机运作效率和核心竞争能力，使系统已经成为公司快速增长的得力助手。
里程碑的变革
KOA系统有效地把公司的文化传递到控股公司中，使并购、控股公司能够快速融入海王的团队，接受海王总部的领导，既实现了远程控制，又节省了大量的管理费用。现在集团内部和子公司之间的行政流程全部统一，每一个人每一天的工作记录都能被直属领导甚至集团领导看到。不但集团的工作频率加快，而且子公司行政对集团透明了，从集团到子公司的信息流已经打通。
同时，建立的知识共享与办公协作平台，通过信息发布、电子邮件、手机短信、在线联系等手段，提高员工之间的沟通协作、文档及知识的共享、工作流程的审批以及企业文化的营造。通过这个综合办公平台，提高了办公效率、提高了信息综合利用的水平、提高了海王生物的管理水平，最终提高了公司的综合管理素质和竞争能力。
另一方面，通过知识管理系统，员工可以在网上学习到管理规范、各部门工作流程、各个部门累计下来的工作经验和教训、产品知识、客户与竞争对手的信息、公司现状和未来的发展分析、各项与工作相关的技术和发展信息以及各种建议等。通过网上资料室、档案管理、发布信息、决策分析等有关知识和沉淀的学习，逐渐形成一个资源丰富、价值分级、内容分类、主题相关、协作互通的知识资源库，供企业内部共享使用。同时，知识库还可对企业的决策层和管理层提供日常决策的依据，对全体员工来说，可加强公司内部的工作交流和工作互动，使员工充分参与企业文化的建设，增强员工的归属感，加强企业的凝聚力，提高企业的综合竞争力。
基于知识管理基础上的KOA系统，给海王生物集团带来新的工作方式。海王生物信息化建设实也现了里程碑变革，信息共享和资源相互利用终于迈出了第一步。这将大大增强海王的综合实力，使海王的发展进入一个崭新的阶段。