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组织保障：传统组织中办公室主任或者文档管理员，这类角色作为早期的知识管理员已经司空见惯了，但这类传统角色无论从经验还是素质都仅限于对知识的结果管理，甚至只是一个掌管钥匙的保安而已，完全不能承担现在或未来的知识管理的需求。因此有必要设置专门的知识管理员，国外的CKO(首席知识执行官)的经验国内企业也可以借鉴，由具备这种素质的人来对知识进行真正的管理。另外由于电脑的普及，传统的知识以个体的头脑经验的存储方式已经变成越来越数字化了，传统的管理方式只注重组织中最核心的信息如公文，现在则有必要建立更大范围的知识管理，甚至要求每个部门有知识管理的责任人或者二级知识管理员，强制对知识的采集扩大到部门级，建立起中央知识库和二级知识库。
知识管理：从字面上理解，知识管理就是对组织知识的管辖治理，管的概念涵盖了知识的采集和应用，知识从状态角度来看分为显性知识和隐性知识，在组织中常常是隐性知识的数量大大多于显性知识的储量，因此要有相应的激励(正负激励)制度保障，促进从隐性知识向显性知识转化，从理的概念来看，在具备知识管理员的前提下，知识管理员必须去建立知识的采集流程、筛选条件、分类规则、共享权限、学习计划、知识生命周期管理等一系列的规则，对知识进行价值最大化的扩散和利用。因此，笔者认为知识管理分为知识形成和分享两大范畴和阶段，理想的情况下通过组织保障和信息化手段循环不休。
如何用协同OA进行知识管理
显然，在了解了知识管理的重要性之后，不少组织将会考虑将知识纳入到管理范畴，但市场上的知识管理软件大多为静态知识设计，虽然能够不断更新、添加知识，但明显缺少管理过程类的知识，如决策过程、审批过程等，因此造成知识体系的完整性方面存在非常大的缺陷。并且这类软件大多针对组织中少数人应用而设计，强调检索、内容管理、学习考核等，应用范围狭窄且昂贵，让用户望而却步。反观最近几年其他管理软件的发展，如OA、HR、CRM的厂商都开始注意到了知识管理的重要性，知识管理方面的应用和功能开始从这些软件上延伸并发展出来了，应该说，知识管理作为单一用途的软件的前途并不明朗，将会成为各类应用特征更明显的管理软件的一部分而融合消失，正如手机以短信的方式消灭掉了传呼机，又将对MP3形成强大挑战。所以用户不妨在挑选管理软件时候注重选择那些具有知识管理功能或应用价值的软件，另辟蹊径同样可以达成知识管理的目的。
在这些类型的管理软件中，协同OA具有最突出的应用价值，原因如下：首先，OA是组织中全员信息化的第一台阶，每一个组织都将选择协同OA作为统一工作平台，使用者范围遍及组织中所有人，为知识采集和共享的范围最大化奠定了基础，并且由于协同OA的高性价比，使得组织的知识管理成本降到最低。其次，OA中普遍具有文档管理、查询功能，配合访问权限的控制，可以实现对知识的分类、检索关键字定义，以及针对不同角色分配学习、访问、检索的权限，构架安全严密的知识扩散体系。第三，协同OA中工作流技术承载着组织的重要审批流程，这些流程的过程和节点中的信息是组织的历史，是不可或缺的重要的知识的组成部分。因此以协同OA构建组织的知识管理体系无疑是一种非常有价值的增值应用方式。