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作为内容管理的另一面，在任何时候，某人应该在一个他/她关心的文档被改变、更新或归档时得到通知。
你的门户中的沟通功能
将个人的电子邮件收件箱放在门户主页上是标准的做法。然而，其他的沟通工具如即时通讯和讨论组就要求更多的预测和分析。一些公司会选择在公司范围里的讨论组和即时通讯工具，反而，另一些公司会选择特定的基于部门的，项目的或是办公室内部的独立讨论组和即时通讯工具。最重要的是要牢记知识管理的目标时获取和利用信息，而不是创建信息，这样，用一种可检索的和便于你的员工使用的方法来组织你的自由的沟通论坛。
有很多种方法来搭建一个门户，但最重要的主题是应该使全面的门户和知识管理解决方案是综合的，有组织的，可检索的和可跟踪的。作为一个通用规则，保证你优先和专注达到你的目标，不要在各种各样没完没了的可能中迷失了方向。