1、过去企业档案的类型及特点
过去沉淀下来的档案一般有数据型、信息型、知识型三种,且各自有一定特点,也有一定关系,这是我们在考虑档案知识资源管理必须认真对待的。
1.1数据型档案
所谓数据型档案是对事(或物)实际事实的记录。例如,财务凭证档案、物品材料变动记录档案。
这类档案,有以下特点:
(1) 过去的都是纸质凭证;
(2) 各凭证即使按类别分开,各数据项也很难规范统计;
(3) 这种档案的量很大,基本上是做为“历史”记载。在考虑管理时,这类型档案转化成信息和知识的难度很大,所以仍然要独立管理,即按照“历史”记载 的思想进行管理。
1.2信息型档案
所谓信息型档案,就是对事(或物)实际过程的记录。例如:会议纪要档案、重要事件记录、文件档案,客户往来帐目文件档案,质量陈述文件档案等。
这类档案,有以下特点:
(1) 过去的都是纸质文档;
(2) 有些文档可以转成电子文字型,有些只能扫描成数字图片型;
(3) 档案量也是很大的,有些可以作知识资源上升其管理,如会议纪要、重要事件记录等,有些则只能做为“历史”存档。
1.3知识型档案
所谓知识型档案就是对事(物)及其运行规律认识(或下结论)的文档资料。
如:科研报告、工艺文件、企业规划计划报告、部门工作总结等。
这类档案,有以下特点:
(1)过去的大多是纸质文件;
(2)有些文件可转换成电子文字型 ,有些也只能扫描成数字图片型;
(3)档案量也很大,但都是知识资源管理的主要内容。