沟通管理: 项目沟通管理重要性和实施

　　沟通定义及作用

　　沟通就是信息交流。组织之间的沟通是指组织之间的下信息传递。

　　对于项目来说，要科学的组织、指挥、协调和控制项目的实施过程，就必须进行项目的信息沟通。好的信息沟通对项目的发掌和人际关系的改善都有促进作用。具体来说，沟通的作用如下：

　　为项目决策和计划提供依据。

　　为组织和控制管理过程提供依据和手段。有利于和改善人际关系。

　　为项目经理的成功领导提供重要手段。

　　项目沟通管理的定义及特征

　　项目沟通管理，就是为了确保项目信息合理收集和传输，以及最终处理所需实施的一系列过程。 项目沟通管理具有复杂和系统的特征。

　　沟通的重要性

　　项目沟通管理就是要保证项目信息及时、正确的提取、收集、传播、存储以及最终进行处置，保证项目班子内部的信息畅通。班子内部信息的沟通直接关系到班子的目标、功能和组织结构，对于项目的成功有着重要的意义。

　　在经济迅速发展和社会进步的当今社会，人们对物质和精神的生活需求也逐日高涨，对活动场所的要求也是越来越高。建筑智能化系统能够较好的满足人们生活对于活动场所的要求，使它们生活在方便、舒适、高效、安全以及环保节能的环境中。因此，智能建筑在国内得到了一定的发展，实施好智能建筑对于保持智能建筑持续发展是至关重要的。沟通在保持社会关系的协调作用得到了社会中每个人的公认。在智能建筑实施工程中也不例外。

　　智能建筑的实施工程大概分为设计、施工两个阶段。

　　一般智能化系统设计是在建筑、结构、给排水和电气（强电）图纸或方案出来之后才进行工作的。因此，在智能建筑未来需求方面存在着一定缺陷，如：智能化停电时的供电问题；智能化信息点、箱体位置与其他专业的冲突问题，造成业主使用不便；在满足未来需求时设备所需要的空间问题等等。假如满足以上需求，则需要更换相关箱体和设备、管线施工。对于人力和物力造成不必要的浪费。对于建筑物本身也有损害，如美观、结构等等。造成以上问题的原因是什么呢？是沟通问题（智能化专业和建筑相关专业的沟通问题）。解决的办法是建设单位组织好智能化专业与建筑相关专业沟通。由此可见，沟通的重要性。

　　智能化系统产品的品牌很多，每个品牌有几个系列以满足客户的不同需求。如何选择和确定产品是智能建筑的关键问题，也是实施单位和建设单位沟通的主要问题。

　　首先是掌握建设单位对智能化系统的需求和投资成本。作为实施单位应该列出目前智能建筑的所以功能和未来发展趋势所新增的功能以供建设单位实施选择。然后，根据建设单位的需求选择性价比较高的产品。在设计方案论述中应该根据所选产品来描述智能化系统的技术性能。经建设单位确认后方可进行施工设计。没有好的沟通，以上工作是不可能进行的。由此可见，沟通的重要性。

　　此外，建设单位从自身的角度考虑，大多数建筑是在每个业主的入户的位置设置一个智能终端箱，业主根据自己的需要装潢时自行解决。但是，智能化系统的信息点数量和位置对于业主的使用方便性，起着至关重要的作用。而大多数智能化子系统是总线制，不同于其他专业。由于业主自身的原因，在装潢时造成的问题很多，如：

　　需求问题：通信子系统（电话、网络、电视、音频）、安全子系统（探测器、主机、联动设备），如以后的网络电视、洗衣机等家电设备的通信需求是在未来的需求；照明自动化的需求是未来的需求；通信的变更是未来的需求等等。

　　成本问题：由于是总线制，所以各个信息大多数需要从信息点位置引导智能终端箱或集中控制器。装潢的明装配线比建筑工程实施时暗装配线多了很多，使业主在经济上造成不必要的浪费。

　　安全问题：通常智能化系统信息点的明装配线沿地面施工，在它上面铺设瓷砖、或者地板等。施工过程中钉子对于线路的畅通威胁最大；管材的弯曲和管内线的数量对于通讯性能的影响也不小。

　　以上问题之所以存在，是实施单位和建设单位的沟通问题。只要实施单位和建设单位进行必要的沟通，是可以解决这些问题的。由此可见，沟通的重要性。

　　智能建筑施工阶段包括预埋、穿线阶段，设备安装、调试阶段、工程验收。

　　预埋、穿线阶段：需要沟通的专业有土建专业、电气（强电）和暖通专业，涉及的问题有：

　　土建专业：预埋管在土建专业钢筋绑扎结束的位置地方开始。浇注混泥土之前完工。混泥土未凝固之前对管路畅通进行检查和整改。在土建砌墙阶段，对管路和箱体进行施工。所有的工作都需要与土建专业进行协作。出现问题，就要开槽放管、敲墙安装相关箱体，对于土建专业和自身在工期，成本都有必要的浪费。为什么会这样呢？是沟通问题。假如沟通做的好，就可以避免这些问题。可见，沟通的重要性。

　　电气（强电）专业：（一）智能化系统与电气（强电）专业必须保持一定的距离才能保证通信的要求。因此，预埋管的路由必须与电气（强电）专业进行协商才能满足通信要求；（二）智能化系统的设备需要电气（强电）专业提供电源，所以箱体的位置与电气（强电）专业的箱体位置相近。所以，箱体的位置也应该与电气专业协商解决。如果做得不好，会对彼此都会造成不必要的麻烦和损失。只要沟通做得好，上面的问题就不会出现。因此，沟通是很重要的。

　　暖通专业：由于卫生间和厨房在后期的装潢阶段的变更较大。因此，智能化系统的预埋管的路由不经过卫生间和厨房，与暖通管的路由保持一定距离。

　　预埋管和箱体施工完毕后，就可进行穿线工作。

　　设备安装、调试阶段：在土建专业的室内墙面粉刷结束后进行箱体面板的安装和设备相关配件的安装。建筑设备自动化系统设备的安装时，与暖通专业、电气专业交叉施工问题；设备调试时的供电问题；室外工程与土建、暖通、电气等施工单位的配合问题；如何避免设备丢失和有意被损坏的问题。解决上面所说问题的是彼此通过沟通，协商解决。

　　跟施工现场的其他工作人员保持良好的关系，是避免设备丢失、有意损坏工程顺利进行的前提条件。保持良好的关系是需要沟通的。不言而喻说明了，沟通的主要性。

　　验收阶段：如何在监理单位的配合下，通过对建设单位对工程的验收；如何顺利完成对工程的决算和项目收尾工程，这些都是通过沟通来解决。

　　总上所述，完全可以说明沟通在智能建筑实施过程中的重要性。

　　如何进行项目沟通管理是由沟通计划编制、信息发布、绩效报告、管理收尾四部分组成。

　　一、项目沟通计划编制：

　　无论什么样的项目都有其特定的周期。项目周期的各个阶段就好像“环环相扣”中的每个环一样重要的，甚至是关键性的。为了做好每个阶段的工作，以达到预期标准和效果，就必须在项目部门内部、部门与部门之间，以及项目与外界之间建立沟通渠道，能够快速、准确地传递沟通信息，以使项目内各部门达到协调一致；使项目成员明确各自的工作职责，并且了解他们的工作对实现整个组织目标所做出的贡献；通过大量的信息沟通，找出项目管理的问题，制定政策并控制评价结果。因此，缺乏良好的沟通，就不可能做好人力资源管理工作，更不可能较好的实现项目目标。项目沟通管理涉及知识领域是保证项目信息及时正确地提取、收集、传播、储存以及最终处置所必须的。如何解决这些问题。难道你不认为做好这些工作，就必须制定相应的计划吗？

　　项目沟通计划是确定利害关系者的信息交流和沟通要求。项目干系人都必须准备应项目“语言”进行沟通。并且要明白：每个项目干系人所参与的沟通将会如何影响到项目的整体。谁需要何种信息、何时需要以及相应如何将其交到他们手中就好通过沟通方式和手段。因而沟通计划对于项目的成功很重要。

　　沟通计划的依据包括：沟通要求、沟通技术、制约因素和假设三个方面。

　　确认项目沟通要求的信息一般包括：项目组织和各利益相关者之间的关系；该项目设计技术知识；项目本身的特点决定的信息特点；与项目组织外部的联系等等。

　　沟通技术：根据沟通的严肃性程度分为正式沟通和非正式沟通；根据沟通的方向分为单向沟通和双向沟通，横向沟通和纵向沟通；根据沟通的工具分为书面沟通和口头沟通等等。

　　选用何种沟通技术以到达迅速、有效、快捷地传递信息主要取决于对信息要求的紧迫程度；技术的取得性；预期的项目环境；制约因素和假设。

　　沟通计划的结果

　　沟通计划的结果有项目利益相关者的分析结果和沟通管理计划。分析确定项目的利益。

　　就我个人而言，我认为编制计划的成员是非常重要的。好的沟通计划具有可行性。考虑问题的影响因素是否全面和解决问题的方法是否可行决定了计划的可行性和可操作性。尽量选择经验丰富的团队是最明智的选择。计划需经过各部门经理的认可，方可公布。是执行和控制的有力保证。

　　二、信息发布涉及向项目干系人及时提供所需信息。它包括实施沟通管理计划以及始料未及的信息需求应对。

　　我认为信息公布应做好信息公布的反馈问题。如：与公布信息有关项目干系人的签字以及对信息意见的文字记录。

　　三、绩效报告：

　　绩效报告涉及绩效信息的收集和公布，以便向项目干系人提供有关资源如何利用来完成项目目标的信息。绩效报告一般应提供关于范围、进度计划、成本和质量的信息。

　　我认为要做好绩效报告，就必须选择合理的绩效报告的工具和技术（绩效评审、偏差分析、趋势分析、挣值分析），使绩效报告与项目的实际情况最接近。

　　四、管理收尾

　　管理收尾包含项目结果文档的形成（这些文档可以使发起人或客户对项目产品的验收正式化），包括项目记录的收集、对符合最终规范的保证、对项目的成功、效果及取得的教训进行分析、以及这些信息的存档以备将来使用。

　　管理收尾活动不能等到项目结束才进行，项目的每个阶段都要进行适当的收尾，保证重要的、有价值的信息不流失，另外，人才数据库中的雇员技能应该得到更新，以反应新的技能和熟练程度的提高。

　　只要认识到项目沟通的重要性，才会做好项目沟通管理计划。有了好的项目沟通计划，只有执行好计划，才能发挥他的作用，才会顺利地实现项目目标，才会对项目沟通管理的重要性有更深一层的认识，才会在以后的项目中继续执行，才会为企业带来跟好的效益。