代送管理

　　代送管理

　　经销商自我检查下列事项:

　　1).为什么要做代送,代送有什么好处?

　　2).如何才能做好代送业务?

　　3).如何签订代送协议,应注意什么?

　　4).多少代送佣金才是合理,如何计算佣金?

　　5).经销商有什么条件可以做代送业务,厂家为何选你?

　　6).什么是代送的标准作业流程?

　　7).代送人员及路线如何安排,是否应该增加相关投资?

　　8).经营代送业务支出费为多少,如何可以获利?

　　9).如何备货,还货及换货,流程是什么?

　　代送业务是经销商重要的业外收入来源之一,也是经销商区域经营完整性的重要一环,除了可以赚取代送佣金外还可以从代送中学习经营全国性及地区大型连锁客户的经营管理能力,进一步建立终端客户客情关系及了解终端作业流,为将来经营现代终端作好准备.

　　如何从做好代送业务中获得好处?代送管理是现代经销商新的课程,不能只用一般配送的角度来看KA代送工作,因为代送工作是经销发展的第一个层次,前面提及的利润,生存,发展,开拓四个阶段,如果要营经KA管道必须从代送做起.

　　厂家为什么要请你做代送?

　　1).与厂家交易多年且配合良好.

　　2).经销商有足够配送能力及区域终端客户覆盖率.

　　3).经营管有足够管理能力及配送力丞接厂家的代送业务.

　　4).有足多的资金及仓储空间可以大量储存代送品.

　　5).有投资及发展意愿投入代送业务.

　　6).目前已经有经营代送业务,而且口碑不错.

　　7).与终端客情良好可以提升厂家销售量.

　　人,车,仓.钱,经验,能力,配合,意愿,客户关系将是厂家选择代送经销商的评估主要项目,所以经销商如何争取代送业务可以从这几方面着手,不一定要全面都具备,但配合度及意愿就很重要.如果不曾做过代送如何会有经营经验,所以应该不断充实自己,了解如何代送及如何经营配代终端,机会是给有准备的人,如何接下第一个代送业务是未来能

　　进入这个领域的重要关键.

　　下面我们针对代送业务作介绍,让各位经销商经营者更了解代送的作流程及应注意事项.

　　1.代送考虑的因素

　　代送佣金多少是决定是否可以代送的因素,我们可以以几个方面来了解,厂家提供的代送佣金是否值得你帮他代送,

　　1.1.代送佣金多少.

　　一般KA代送佣金从3至10%有下列因素造成代送佣金的差异:

　　1).产品的配送及储存设备,如常温及冷冻冷藏就不一样,通常冷冻冷藏会高于常温,日配会高于日用品.

　　2.代送客户及代送业绩,配送统仓及配送超市会有不同的配送,单笔的配送金额是大单还是小单有所分别.

　　3).代送区域范围,配送距离长短也是考虑的因素,长距离费用相对比较高,所以如果代送终端有特别距离比较远的已经超过代送协议,应该另议代送佣金.

　　4).代送佣金市场行情,有时候也可依实际状况作协调协调后应该【签代送协议书】,一　般常温3~5%,冷冻品6~8%,冷藏或日配9~10%有时更高.

　　5).是否上架陈列,由经销商代送时厂家都会要求商品上架及入库,第三方物流不作上架及入库的工作,有的也不会做,如果只有入库不上架可以考虑降低代送佣金的比率.

　　6).是否协助作帐,经销商代送时必须作代送汇总单,基本与作帐程序相同,作帐必须输入　客户名义,送货单号,品项名义,数量单价,而作代送汇总单基本也要输入这些数据,以便代送佣金核对,还货作业,在不增加人员及厂家提供作帐系统前提下,可以接代送作帐的工作,一般以代送金额1%为费用收取.

　　7).是否有终端服务要求.终端服务除了上架,入库,陈列外,尚有理货工作,导购工作,取单,送发票,协助应收帐款问题处理,以上服务可以协议收费.

　　【签代送协议书】

　　代送协议书基本内容内容:

　　一.代送期间:

　　2005年4月17日至2005年12月31日

　　说明:以合作开始日期到当年的最后一天,结束前由委托代送方提出明年协调内容及签订时间,如果未签订之前以前年协议为依据,如果代送方不愿继续代送,应该于30天以书面前提出停止代送事宜.

　　经销商如果接厂家代送业务,或因厂家提出了解增加配送设备及人员,应该依投资额延长代送期间,在没有其它原因不可片面停止合作.

　　二.代送区域及对象:

　　南京市,如附表1所列之管道客户.

　　说明:一般来说只要相方协议后,应该在区域内由同一经销商代送全部客户(统仓除外),经销不应该选择代送客户,好的才送不好的不送,应该从总体代送佣金来协议,只要双方都认为合理即可.

　　三.代送产品品项:

　　厂家入场全部品项,如附表2所列之品项.

　　说明:应该争取代表全部品项,因为这样才合乎共配原则,除非配送属性不同,如常温与低温不应该一同配送,低温产品会被检验配送温度,一同配送将会质量检验不合格被拒收.

　　四.配合原则:

　　1.代送经销商应该配送合于终端客户规定的产品,除了产品本身质量问题外,代送经销商如配送不合规定之产品,应付全部责任.

　　2.代送经销商应该配合终端客户在规时间内配送到位及作好上架,入库的工作.

　　3.一般退货应于配送时同时收回,委托代送方不再支付费用,下架及专车收回委托代送方支5代送佣金的50%(2.5%).

　　说明:配送原则会在配送质量及保质期的规定,配送时间,退货,备货等相关配合条件, 代送经销商应在协议签订时就考虑清楚肛计算好费用及代送佣金.

　　五.服务项目:

　　1.货品代送,入库,上架.

　　2.退货品回收

　　3.理货人员及导购人员管理.

　　4.取单,送发票.

　　说明:除了第3项应该协议另外收费,其它是代送工作的基本职责,也是经销商比第三

　　方物流高的优势.

　　六).代送佣金比例.:

　　基本代送佣金以厂价的5%为代送佣金

　　说明:为了方便计算代送佣可以及早支付代送佣金,所以以统一价格作为计算基础,

　　例如A产品厂货每箱300元本月配送1,000箱300元×1,000=300,000元,300,000元×

　　5%=15,000元的代送佣金,如果以终端的供价或促销价计算,将会造成对帐的困难度.

　　七).结帐支付方式.

　　1.每月的1日至30(31)日 作为结帐期限 ,以代送回单计算.

　　2.隔月的15日前计算完毕,20以前代送经销商开立代送发票请款下月的5日以前汇款.

　　3.配送品种及数量于结帐后直接还货,如果要更换品项时必须一退一进方式处理及开立退货发票或折让.

　　4.未经业务主管及财务主管同意不得自行扣除货款.

　　说明:如果可以当然是以直接扣款对于经销商最有利,但容易造成帐款误差,但不可以厂家的货来抵销代送佣金,佣金是收入货品就变成库存..

　　八.代送业绩及奖励.

　　1.本年度设定如第二项代送区域及对象南京市,如附表1所列之管道客户.2005年代送额

　　2,500,000以上给于全部代送额1%为奖励.

　　2.以不违反协议规定及全年度代方可获得奖励.

　　说明:终端销售如果配送服务做得好,将会大量提升销售业绩,而由厂家提供达成代送目标奖励是一种三赢策略,厂家可以达成销售业绩,经销可比原来增20%的代送佣金(1%÷5%=20%),终端也因不缺货及好的陈列可以有效的增加销售额.

　　九退货处理原则.

　　1.退贷金额在200元以下代送可以自行决定退货,依退货程序收回退货及退货单据,与回单一同送回委托代送方.

　　2.超过200元的退货必须有委托代送方业务签名确认才可以办理退货.

　　3.除非委托代送方业务主管授权当地报废,所有退货应依委托代送方退货程序退给委托代送方.

　　说明:退货是委托代送方的产权,应该厂家规定处理,这是也经销商比第三方物流优势之处,经销是地区性共配也是客户固定式共配,第三方物流是以订单式共配,有时经销商一两天就配送终端客户一次,所以经销商收退货会比较及时.

　　终端客户退货是有期限,未有在规定时间收回将由终端客户自行处理,造成委托代送方的损失.

　　十.备货原则及货品产权.

　　1.没有其它原因(委托代送方缺货) 代送经销商应该备足15天的安全库存,促销时委托代送方将提早15天备货时间,因备货不足缺货罚款由代送经销商支付.

　　2.代送品项代送经销商以正常进货方式备货,货品产权为代送经销商所有.

　　3.代送品项代送经销商为未销售品种,不论任何原因代送经销商有权全数退货.

　　4.委托代送方已在协调中支付代送佣金,不再另外支其它仓储费用及相关费用.

　　说明:要代送就必须备货,有足够的备货才能及时的配送,代送是以量来赚取利润,如果没有足够的备货会造成代送时缺项被拒收,备货量太少或缺货会使用单次配送效率下降,降低获利空间.

　　代送备货应该随季节及产品的生命周期调整,促销档期来临前必须依厂家建议备货,

　　但必须审查是否合理,因为备货货品产权属于代送经销商所有,过多的备货将造成经销这积压资金及占用仓储位置,如果可以与区域内或距离比较近的的经销商保持良好关系,可以在缺货时与其借货.

　　十一.停止合作协议规定.

　　1.代送经销商如果有违反代送协调内容及代送质量不佳,多次经终端客户抱怨而未能改善时,委托代送方有权停止合作关系.

　　2.如果双方不愿继续合作应于30天提出书面告知对方,且协调停止合作事宜.

　　十二.禁止事项.

　　1.商标权的使用,未经委托代送方的书面同意,代送经销商不得私自使用代效产品的商标.

　　2.代送经销商未经委托代送方书面同意不得以委托代送方发挥任何信息及丞诺任何条件及签订相关协议.

　　3如何违反将会停止合作关系,如果有损委托代送方的权益代送经销商应负法律责任.

　　说明:商标是厂家的重要资产,商标本身是有价值的,经销商不可擅自使用,以免损害

　　商标价值,如果没有委托代送方同意也不可与终端签订任何协议及口头丞诺.

　　十三.其它合作条件.

　　1.委托代送方将于合作期间提供1名理货人员全年度12,000元,于3~8月份提供6名导购人员,6个月每人3,600共21,600元.

　　2.管理及薪资发放由代送经销商代为处理,费用于每个月进货时依实际人员扣除货款.

　　3.委托代送方将另提供销售奖金,奖金办汰如附表3.

　　说明:导购人员及理货人员由厂家提供,经销商统筹运用可有效提高使用率,及长期培训人员,厂家自己管理相关人员,由于距离远无法有效管理,季节性产品厂家导购人员只使用一段时间,每年必须重新找人培人,不一定可以找到好的人才.

　　经销商可主动提出其它可以合作的事项如取单,作帐,代送其它管道客户等,以增加同一业务的经营效率益,提高经销商获利空间及人员设备的使用效益.

　　十四.第三方公正机关

　　如果有任何争议及法律相关问题以上海第一法院为处理协调场地.

　　说明:如果有争议经协调而无法处理应该由第三方公正机构裁决时,指定裁决地点保障双方权益.

　　十五.相方签章

　　1.公司名称.

　　2.负责人.

　　3.统一编号.

　　4.营业地址.

　　5.公司大小章及负责人签名.

　　>6.签订日期.

　　说明:以上是签订时的基本要件,在双方签章后协议正式生效.

　　1.2费用因素考虑.

　　代送业务时会有代送佣金的收入,相对会有相关费用的支出,当代送业务量超过配送团队的工作负荷,就必须增加人员及车辆,增加仓储空间来储存代送备货.要不要接代送业务或增加代送量应该将全部费用列入整体考虑.

　　1.代送时全部花费的费用,代送必须支出的费用有,人员费用,车辆费用,仓储费用,购货资金利息,办公设备等费用.

　　2.管理费用及后勤支持,代送工作不只有上述的直接费,还有间接管理费用及后勤支持费,如业务主管,储运主管,作帐人员,内勤人员等费用都必须考虑在内,可以真正计算出代送佣金是否合理.

　　3.第一次的投资费用,因为代送业务量大,以目前配送能力无法负荷时,就必增加相关设备,应该考虑厂家的代送量及合作期间,当然厂家产品的竞争力也必被考虑.

　　如果是为了长期合作关系及长远计划,可以在代送佣金作少许的让步,但必须要求其它合作条件,如代送达成奖金,提高超额代送佣金,区域代理权,配送其它渠道,下降正常进货价格,提高其它补助等条件配合.

　　1.3计算代送佣金的方式

　　1.3.1.计算基数.

　　为了方便计算代送佣可以及早支付代送佣金,所以以统一价格作为计算基础,例如A产品厂价每箱300元,经销商当月配送了1,000箱300元×1,000=300,000元,300,000元×5%=15,000元的代送佣金,如果以终端的供价或促销价计算,因为终端供价每一家不同,促销进价随时随需要异动供价,如果以终端客户供价,将会造成计帐及对帐的困难度.

　　1.3.2.代送佣金结帐方式

　　1).每月的1日至30(31)日 作为结帐期限 ,以代送回单计算.

　　2).隔月的15日前计算完毕,20日以前代送经销商开立代送发票请款,下月的5日以前汇　款.

　　3).配送品种及数量于结帐后直接还货,如果要更换品项时必须一退一进方式处理及开立退货发票或折让.

　　4).未经业务主管及财务主管同意不得自行扣除货款.厂家如果可越快结帐支付经销商是越好,主要还是要经销商配合,及早将代送单缴回及及早开立请款发票,厂商就可提早将代送佣金支付,代送回单如果可以以专人或快递在厂家规定时间全数送回,可以在对帐上更清楚.

　　为什么经销售要作代送业务呢?

　　1).增加业外收入

　　A.南京的甲经销商代送A厂家产品,一年代送额约为2,000,000元,市场行情代送A厂家产品代送佣金为5%,经过协调如果可以超过2,500,000元每年, A厂家将支代送佣6%另外提供理货人员及导购人员.

　　B.甲经销商全年代送2,000,000元时可得2,000,000元×5%=100,000元的代送佣金,将100,000÷12个月=8333元左右, 如果全年代送2,500,000元时可得2,500,000元×6%=150,000元的代送佣金,将150,000÷12个月=12500元左右.

　　2).共配效益

　　如果经销商可以同时代送3~5家厂家时代送额可以高达5,000,000元至1,000,000元,全年可以获得代送佣金高达250,000元至500,000元.

　　3).经验学习

　　因为代送可以长接触终端客户,可以了解终端的作业方式,培养与终端客户作业人员的客情关系,不论是代理厂家产品或自己产销产品,可以更顺利的进入.

　　4).资源应用

　　可以充分运用厂家提供的人力资源,包括理货人员,导购人员及负责该区的现代终端业务人员.

　　2. 代送人员及代送路线安排

　　经销商应依代送量的大小作不同的安排,代送量大时应作独立配送安排,代送量大时应作混合配送安排,我们分别介绍这二种安排方案的原因及优缺点.

　　2.1.独立代送

　　所谓的独立配送,就是设立专业独立部门来专职代送终端,通常会有下列因素才会设立专业独立部门:

　　1).代送业务量及管理已超过原有业务团队可以负荷的极限,不设专业独立部门代送会影响原配送部门作业.

　　2).代送业务量足够支撑专业独立部门的营运需求,如果代送业务量已经达到可以支撑专业独立部门的营运,应该设立专业独立部门,使代送业务更专业可以吸引其它厂家,使配送达到共配的效益.

　　3).共销,共配,已有自代理经营产品或自产自销产在终端销售,可以达到共销共配效率.

　　什么是共配?

　　提高物流配送效益共中有一项就是共配,共配的定义为在同一时间,同一次配送,配送同一客户,使配送效率提升.经销商可以同时代送5家厂家的代送业务,将每一家厂家的代送单依终端规定要求,安排在同一次配送进行共配,只有代送一家厂家的货品时,单次配送额可能只有1,000元,同时配送5家厂家代送可能达到3,000元至5,000元,配送效率可以提高3至5倍.所以共配就是整合厂家资源提供配送效率,有计划的安排及准备可争取更多的配送机会,可以使经销商的发展更快速.

　　2.2混合代送.

　　1).没有独立代送条件应于混合代送来进行,如果没有独立代送条件当然没有能力设立专业独立部门,也没有足够利润来源供给费用支出,如果经销商有长远规划时及厂家大力支持是可以设立专业独立部门,否则以混合代送,将原有配送团队效率提升,以赚取代送佣金.

　　2).首次进入代送业务,如果经销商是第一次进入代送业务,建议以混合代送方式进行,一可以进行配送团队整合,提高原配送团队效果率,为全面踏入代送业务作准备,学习代送相关技能.

　　3).终端的收货相关规定,有些终端有配送时间的限制,必须在规定时间送达,否则不收,所以可以扩大原配送团队,重新分配配送人员区域及客户数,依区域分配代送客户,优先配送有时间限制的终端客户,可以更有效率的完成代送工作,在配送管理章节有介绍配送优先顺序,可以有效的安排配送路线,得到最高的代送利益.

　　3.代送人员奖金制度

　　代送人员的奖金制度,以依终端客户的大小设立奖金制度,通常分为统仓,大卖场,超市等三大类,统仓为最低,大卖场次之,超市最高,分类的原因:

　　1).统仓量大且不用上架陈列.

　　2).大卖场量大但需要陈列上架.

　　3).超市量小而且需要上架陈列.

　　所以会依不同型态终端制定不同的奖金比例.

　　案例

　　某经销商奖金制度:

　　1)配送单配送率百分一百及陈列依公司规定奖金200元

　　2) 统仓依实际配送金额0.15%

　　3) 大卖场依实际配送金额0.2%

　　4) 超市依实际配送金额0.3%

　　计算:

　　1).甲配送人员配送单配送率达成百分一百及陈列依公司规定奖金200元

　　2).统仓依实际配送金额0.15%,配送400,000元×0.1%=400元

　　3).大卖场依实际配送金额0.2%,配送300,000元×0.2%=600元

　　4).超市依实际配送金额0.3%,配送150,000元×0.3%=450元

　　5).合计奖金200元+400元+600元+450元=1650元

　　4.终端收货须知.

　　于仓库管理章节的【终端标准收货流程】已经祥细介绍,配送人员,配送司机,业务主管都应该了解终端标准收货流程,有帮助路线安排及配送作业.

　　5.代送品种管理.

　　代送品种管理主要是备货及实际库存管理,如何有效的备货使代送业务完善,终端不缺货,不影响本身的业务营运,仓储位置及库存管理.

　　5.1.备货原则

　　1).安全库存量,平时以正常销售量备货,不低于安全库存量,可以比一般销售高一些的库存量.

　　2).季节调整备货量,依销售季节调整备货量,不要太多以免资金积压及占据仓储空间,季节变换时应以换货代替还货,来调整总体库存量,与正常库存进行调整,不要产生单品库存量过高及销售不完状况.

　　3).促销品库存量,促销档期厂家应于15天通知最低备货量,促销进行中依实际销售状况及订单追加备货量,厂家可以借用经销商最低促销预估量,以避免促销完毕促销品库存量过高.

　　4).换货代替还货,促销结束后应下降库存以换货代替还货,与正常库进行整体库存调整,便仓储空间有效运用..

　　5.2.库存管理

　　1).代送保留库,代送库存管理,代送品的库存量应该以代送库列帐,所以在库存表上不可以正常货品同时挂帐应该为独立帐,如此一来才可以清楚展示实际库存,在外资企业会以KA代送保留库为名将代送数量保留.

　　2).专区存放促销期的代送品,现代终端经常性会作促销,促销时会是平常促销的10倍以上,因此需要一个比较大的仓储位置来储存促销品,促销有时会搭配赠品也需要位置存放,因此如果经销商有经营代送业务时要规划一个专区存放促销期的代送品.

　　3).正常品与促销品应该分开存放,当厂家在进行赠品捆绑,加量装,多量捆绑,不同包装促销时,正常品与促销品应该分开存放,不可存夜在一起,出错包装时终端会拒收造成配送不及.

　　5.3.帐务管理

　　1).代送是借货行为,代送经销商购买代送产品备货产权属于经销商所有,代送是借货行为,所以将来代送完毕,每月给算一次,销售旺季可以每月结二次代送数量,以便及早还货避免代送经销商过度积压资金,厂家将还代送数量如代送经销商,不退钱.

　　2).是数量,不是金额,代送经销商与厂家定期对帐,主要对帐的项目是代送品种数量,不是金额.

　　3).一退一进,季节更换厂家应该同意代送经销商更换品项,以合乎实际销售状况,以一退一进处理,开立退货单,退货发票,同等金额的进货单.

　　4).每月结算一次代送数量计算代送佣金,要求结算后30日内支付代送佣金,不可以货品抵扣.

　　5) 汇总单及代送转单,依厂家要求规定作汇总单及代送转单,必须要求厂家提供软件,以合乎相同格式及作帐方便.

　　6)结束合作关系,结束合作关系厂家有义务收回代送品,除非双方协议经销商同意保留库存继续销售.

　　6. 代送标准作业流程.

　　代送标准作业流程

　　1).协议签订,一开始合作充应该签约【签代送协议书】以保障双方权益,有代送业务作业的依据,双方合作将更加顺利.

　　2).准备库存,库存的考虑主要在终端订单来时有足够的备货,因为缺货将造成销售业绩损失,客户罚款及消费者抱怨,业务人员在终端最大压力就是缺货,尤其是促销档期的促销品缺货.

　　3).传单方式,接受订货单的方式,就是如何接受传单,在有制度的厂家会请终端直接传单到厂家的办公司,由负责人业务人员纪录后分送给不同代送商,这样可以有效控管及追踪代送状况,有任何问题可以快速解决.如果厂家有派业务人员在经销商驻区时,可以将单直接传到经销商,由驻区人员负责管理及追踪工作,这样的速度比较快.,尤其是紧急订单可以及时配送.

　　填写方法

　　PART 1

　　1.每天将K/A客户传真或业务人员取回订货单填写至K/A代送控制表.

　　2.请依订单资料填入(1).通路,(2).店名,(3).订单号码,(4).订单号码(5).交货日期.

　　3.填写上述资料完成后将单据统一交给代送商主管,将K/A代送控制表COPY一份附上.

　　PART 2

　　1.K/A人员每日在配送人员出车了解配送行程及配送客户,当日应配送客户是已在排程内.

　　2.K/A人员应追踪

　　配送状况且确实填入实际配送时间,品项及数量正确打V,若有差异应打X且填写差异原因.

　　PART 3

　　1.每天早了解Key人员是否在规定时间内正确完成Key单工作及回单动作,在K/A代送控制表上填入Key单时间及回单时间.

　　2.代送单应每日Key单并予PM 04:00前传回总公司.

　　3.代送单最慢三天必需回单一次

　　4.结帐日及促销档期的代送单必需予隔日Key单完成且将单据即时以传真方式传回总公司

　　4).安排配送,配送安排依经销商本身的作业模式安排,在代送业务工作就是做到,正确的时间将正确的品种,正确的数量,好的产品送到正确的位置.

　　5).汇总作帐,为了双方对帐方便,计算佣金及还货快速,经销商必须作【代送汇总单】统计品项及数量.有些厂家会要求将签收单转成厂家统一的代送单,以便于厂家作业.

　　【代送汇总单】

　　6).回单作业,代送经销商必固定时间将签收单回传,以3天至1周为限,有些厂商会要求每月业绩结算日时于隔日以快递送回当月全部代送单.

　   回单必须包括【代送汇总单】,客户签收单,厂家制式代送单,退货单及退货凭据,回单后厂家会依客户签收单开立发票向终端客户请款.

　　7).双方对帐,回单作业及【代送汇总单】计帐清楚,双方代送帐应该不会有问题,所以对帐的机会比较少,但是有时会在还货,换货时产生误差时或双方入帐错误时就必对帐.

　　8).还货,换货,代送属借货行为,有借必有还才能使双方帐目清楚平衡,如果是换货应该以一进一退方进行,以合政府税法规定,无法在没有一进一退下直接换货,会造成进项与销项不合的问题.

　　【代送三角关系图-还货】

　　【代送三角关系图-换货】

　　9).佣金申请

　　佣金申请程序为

　　1).厂商将统计当月全部代送数量.

　　2).数量×厂价=代送金额,代送金额×代送佣金百分率=代送佣金.

　　3).厂家将代送佣金计算明细,告知代送经销商双方核对无误.

　　4).代送经销商开立加上税率的发票向厂家请款.

　　5).经厂家业务主管审核后于下月5日前汇款给代送经销商.