现在,为适应加入WTO的需要,我们的企业也常常讲SOP——标准作业规范,但我感觉大多过于粗糙,缺乏细节的量化。
在企业的标准化管理中,我们可以从ISO管理系统中看中德企业细节上的差距。严谨、严格、认真是产品、质量认证的信条,中国和德国企业在ISO管理过程中,企业行为有着明显的不同。
如在企业的ISO管理中,有一个要求是:企业与客户的合同必须经过评审。审核时,审核员发现客户已经在合同上签名,而没有本公司销售经理的签名,而按照程序文件的要求,合同必须要有销售经理签名,所以这是一个不合格项。通常,如果是一家中资企业,审核员发现问题后,会在“纠正措施”上填写:没有签名的地方补上签名。接下来的过程就是去让销售经理补上签名,再由审核员去验证,这件事情就算做完了。
但这种事情如果发生在德国企业,处理方法就完全不同:一旦发现合同没有签名,不是简单地让责任人补上签名,而是去查找没有签名的原因是什么,并进行分析。如通过分析发现:程序文件上写的是要求销售经理签名,而销售经理经常出差,但合同又不能不签,说明程序文件不具备可操作性,应该修改程序文件为:当销售经理不在时,要授权给代理人。然后再填写纠正措施:更改编号为多少的程序文件。
同样一件事情,由于思维和处理的方式不一样,得出的结果完全不同:前者的责任人是销售经理,后者的责任人是程序文件编写者;前者只是就事论事地作整改,后者却在修改完程序文件之后,还要检查另外还有没有类似情况的程序文件,如果没有,这件事才算结束。德国企业就是凭着这种审慎严谨、一丝不苟的做事风格和擅长逻辑分析的特长,成就了戴姆勒、西门子、大众等世界级企业巨头,以及一大批对产品精益求精、有超强竞争力的中小企业,同时也打造出“德国制造”这个几乎成为产品品质保证代名词的品牌。
这一案例表现出中国企业就事论事与德国企业追本溯源的不同,其实说到底,就是对事情认真的态度和对细节追究的精神不同。
与德国相反,美国是一个崇尚自由的民族,但我们可能不会想到美国竟有规定会议怎么进行的规则。他们有一本厚厚的开会规则——《罗伯特议事规则》(Robert Rules of Order)。这在世界上是独一无二的。
罗伯特议事规则的内容非常详细,包罗万象,有专门讲主持会议的主席的规则,有针对会议秘书的规则,有关于普通与会者的规则,有针对不同意见的提出和表达的规则,还有非常重要的、不同情况下的表决规则。罗伯特议事规则,就像一部设计良好的机器,能够有条不紊地让各种意见得以表达,用规则来压制各自内心私利的膨胀冲动,求同存异,然后按照规则表决。这种规则及所设计的操作程序,既保障了民主,也保障了效率。正是这种对细节把握得精致完美的规则,才最大化地实现了公平与效率。