然而,实际情况并没有计划的那样理想和规范,很快又出现了新问题。2002年8月,乙方财务人员发现由于设备采购的实际价格和品种数量发生变化,导致转口部分的商品的计划进价和实际进价出现差异,计划进价(即计划销售金额)为17013780元,实际采购价格为12628703元,差价为 4385077元。其实该项目是一个整体合同,不同商业模式下交易金额的划分仅是通过商务谈判人为划分的结果,因此,完全可以按照原合同金额确认收入并核算成本。但是如果按照配比原则进行详细核算,不难发现若将超过采购成本的转口部分的销售额确认为收入缺乏理论依据,如果不确认为收入,对于公司无疑是一种损失。针对该业务,乙方财务人员以稳健和合法为出发点,提出这样的处理方案:
1. 将计划与实际采购之间的差价部分并入到销售合同中,作为销售收入处理;
2. 将转口采购成本部分作为与甲方的资金往来处理,即乙方支付的款项记入其他应收款,当回款后再做冲减。
该处理方案的直接结果是乙方在该项目上比原计划多做收入374792872元,多交税金637147.88元。由于该方案有理有据,甲方最终认可,合同金额再度提高,乙方的收入进一步扩大。
以上案例表明,财务人员在日常核算工作中,多关注一下所核算的具体业务,深入分析具体业务的经济实质以及交易双方的利益关系,从财务管理的角度重新审视每一笔交易,有利于为企业争取更多的利益,减少不必要的损失。业务人员的视野是有限的,他们更多关注的是如何获取订单和签订合同,至于这些订单和合同给公司带来怎样的经济利益,受到专业知识和精力的限制,他们考虑得并不周到,这时就需要财务人员予以辅助和指导。所以,我们强调财务人员要深入具体业务,角色。
值得我们关注的是,业务人员和财务人员都需要更新观念,突破传统职能的条块分割,认为各司其职互不相干就能做好工作的意识已经不再适合现代瞬息万变的经济社会,靠一个人或一个职能部门的知识和能力不足以使企业的利益最大化。不同职能之间相互协作的管理模式被越来越多的企业采纳,工作不再局限于按照行政管理方式划分的各个部门的内部。
然而,还有相当多的企业存在着这样的抱怨:业务人员抱怨财务不能给他们提供更有价值的服务,财务人员则无奈于被排斥在经营业务之外,因缺乏必要的信息和权限而难以充分发挥其职能,而企业高层们则感慨他们的财务部门没能有效地指导经营。这个问题已经超出了财务分析本身,属于业务管理模式的范畴,不过却从另一个角度反应出财务分析密切联系业务的重要性。
分析业务流程,关注内部控制
现在很多企业都通过了ISO9000之类的质量管理认证,拥有一整套质量管理和内部控制的业务流程。然而这些并不是财务部门的职责,其中融入多少财务部门的意见也就不得而知。