自从2002年《萨班斯-奥克斯利法案》(Sarbanes-Oxley Act)颁布之后,越来越多的企业开始关注公司的内部控制。该法案第404条“管理层对公司内部控制的评估”要求公司年报中包括一份“内部控制报告”,该报告应明确指出公司管理层对建立和保持一套完整的与财务报告相关的内部控制系统和程序所负有的责任,并且包含管理层在财务年度期末对公司财务报告相关内部控制体系及程序的有效性的评估。
其实,即使没有这样一部法律的要求,我们也应该积极看待企业的内部控制, 一方面要积极促进企业经营和赢利目标的实现, 另一方面要尽最大努力防止资源的流失。内部控制在协助管理层防止资源流失, 保证信息的可靠性和系统整体恰当运转方面是必不可少的。
财务分析是检查内部控制合理性和有效性的有力工具,其作用是其他部门无法比拟和替代的。以下两个案例节选自另一家通信设备公司财务部给公司管理层的财务分析报告,该报告提出了公司成立的最初三年时间内业务流程和内部控制方面存在的问题。
案例二:质量成本管理
目前,各公司负责产品销售退回业务的部门为用户服务部,该部门对退回的产品负责技术上的维修或更换,原则上也对相关的商务内容负责。但是,这种职责划分不利于公司的经营管理,因为售后发生的质量问题以及由此产生的退货、换货以及补充发货等等问题只是反映在了用户服务部,并没有纳入公司整体的市场营销以及相应的管理活动中,其结果是:公司只看到了销售情况,而忽视了因质量问题引发的退货、维修更换等质量成本对销售收入的影响,也制约了财务部对相关成本和收入的确认和核算。
另外,单纯由用户服务部来处理售后质量问题。从公司目前的业务流程和管理制度来看,一是缺乏对其工作的监督。二是不利于市场部掌握产品销售的整体情况,因为销售合同包括了一定时间的质量保证期,市场部有责任跟踪产品的质量情况和发生的质量成本,并且在这段期间内发生的保证费用要对财务部有一个明确的书面说明;保证期结束后的问题可以移交用户服务部全权负责。三是不利于维修更换产品的及时回款,因质量问题引发的公司成本和费用与销售合同息息相关,这些工作应该由有关部门共同协作完成。目前为了尽可能掌握这类信息,财务部经常为了一个产品的去向和用途要追查很多部门,询问很多经办人员。这是一种本末倒置的做法,难以保证公司售后成本的确认和准确归集。
案例三:发货管理
在市场销售方面,从任务的分解到产品发出历经多个环节,公司为此专门设计了一套流程,然而在实际操作中,管理和信息在该流程中呈现出单方向流动的特点,有关部门只对自己辖区内的业务负责,没有对整个流程和业务进行全面的监督控制,其结果是难以对以下几个问题予以可靠的回答和合理解释的: