5.系统评佑。系统评估是指监理专家协助企业对上线后的系统实施情况进行评估。在系统评估阶段,监理专家主要的任务是评估系统的实施结果,如可比生产成本降低情况,库存占用资金的减少情况,生产计划的执行情况等,并能针对实施结果的缺陷提出校正的意见。
(三 )项目实施后监理
项目后期监理,是指在项目实施完成以后,再对项目整个实施过程进行回顾、分析和评判,考察项目实施结果,分析项目实施的得与失。项目后期监理工作的主要目的:通过系统试运行,考察系统是否达到合同规定的各项要求,是否满足用户需求。在项目实施后期,监理主要应参与的工作有:组织审查系统试运行方案和项目验收大纲;检查系统的试运行工作日志或纪录;审查各专业(布线、网络、软件)的初步验收测试报告;组织计算机网络系统验收测试;组织应用系统的验收测试;组织项目的考核和验收的评审会议工作;协助办理系统和文档的交付;编写并提交项目监理总结报告。
四、ERP项目监理的基本要求
ERP项目监理是近年才出现的新事物,对于监理目前并没有相应的法则或法规加以规范化。笔者就所处研究队伍近年来开展的ERP项目监理工作出发,认为:
(一 )监理是中立的第三方中立机构
ERP项目区别其他项目的特殊性在于它是对业主自身的管理变革,业主具有双重身份,既是项目的所有者,同时又是项目的核心主体,ERP项目的工作量很大一部分必须由业主方自己完成。监理为保证项目按进度正常推进,除了根据项目合约对实施顾问进行监控,也必须对业主进行监控,即:监理处在第三方中立的位置,既要对业主负责,也要对实施顾问负责。
(二 )全面了解企业的状况
ERP系统贯穿于产品设计、制造工艺、生产计划、生产作业与控制和财务成本等制造性企业关注的各个管理环节,将企业的不同环节之间的不同职能如计划和日程安排、采购、生产、融资等的关键数据和沟通信息整合起来。实施ERP 系统将会对企业的生产管理、财务、销售、库存等诸多方面带来深刻的变革。作为ERP项目监理,有必要全面了解企业的生产状况,并从系统的角度出发,协助企业做信息化规划,进而选择合适的软、硬件系统,以及适合企业需要的实施顾问。
(三 )对ERP系统有充分的认识
要做好ERP项目监理,须全面把握ERP的原理、系统导人等技术;能准确的预测企业实施后,企业会发生的变化;并能根据企业的现状,充分估计企业在实施ERP的过程中,可能出现的问题。如果监理专家对ERP本身没有深刻的认识,就无法协助企业选择适合企业的ERP软件,同时也无法有效地帮助企业开展业务流程重组。
(四 )具备技术和管理集成的能力
ERP系统是一个集信息技术与先进管理思想为一体的集成性系统。一方面是由于ERP系统一般需要综合运用自动监控、通信网络、软件工程等诸多先进技术。另一方面ERP系统的实施要对企业的业务流程做必要的重组与再造,涉及到企业管理方式的变革;企业实施ERP,大多出自于以企业发展战略的考虑,ERP系统的导人会更多地反映企业的战略思想。因此,作为监理专家,应从信息技术和管理思想集成的角度,企业发展战略的角度来理解ERP,并协助企业推进ERP的顺利实施和应用。
(五 )监理专家应具有咨询能力
从概念上 “监理”沿用了建筑行业的监理概念,对ERP来说,监理应包含部分咨询的内容。国外只有一个大咨询的概念,有管理咨询、技术咨询、工程咨询还有财务审计咨询等不同的层面。具体到工程咨询和技术咨询,我国在20世纪80年代借鉴国外经验的时候用了“监理”这个词。这表明,监理由咨询派生而来,监理专家应具备咨询的能力,能在企业业务流程重组中,对各个模块,如生产管理、库存、销售等,就技术和管理问题向ERP决策委员会提出建议。监理专家主要的任务是监督并控制系统的实施,从理论上讲监理专家处于总揽全局的地位,他应比实施顾问具备更强的咨询能力。