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安全性：系统随时可以开放或限制某些用户或服务器对系统的访问。系统的数据、文档在各机构之间发送时均会经过数字签名及加密，另外，系统还可以通过通讯端口加密数据，这样将保证所有数据传递的安全、正确、有效。
可移动性：利用各种低速的通信网络，结合远程通信的身份识别以及加密技术，将移动用户的客户端通过远程复制技术与本应用系统紧密结合在一起，使得强大的信息、文档处理能力和无处不在的通讯网络真正融为一体。
定制性：一般的办公自动化系统大都给人一种沉闷、呆板的感觉，为此，系统在用户端可定义多种页面风格，按照用户的要求提供显示信息的定制，为用户提供良好的界面。
3.2应用系统设计目标
1)集团管理方式：由总公司为首形成与分公司以及子公司的树状管理结构层次，达到逐级分配权限，穿透式信息查询、传递、控制的管理理念。
2)穿透式查询：为了总公司能够更好更及时的了解分公司以及子公司的重大决策以及重要批示的流转，我们的实现目标是上级单位可以进行对下属公司的流转中、归档、以及各种重要文档的时时查询，总公司权限最高可以查询到所有下属分公司、子公司的所有信息，分公司可以查询到下属所有子公司的信息，这里我们理解这种方式为穿透式查询和管理控制。
3)产品灵活度：产品支持系统的扩展、合并，所谓扩展即是对系统部门的扩展与合并，对应用模块的拆分与重组。这样可真正的达到办公自动化随需所变的标准。而不需要在次对系统的底层进行编码重新设计等工作。比如支持公司新设立子公司或部门机构，分公司可以拥有独立的完整的自身的办公系统，同时可以通过组织机构的定义，流程的定义调整，权限及人员的设置，立即和已经运行办公系统的总公司及其他公司和机构达到无缝的信息沟通和整合
4)流程化定义：系统中流程可以按照用户需求配置，也可以通过由用户自定义文档的环节流转。支持文档按照用户的管理要求设置相关的格式和内容，支持用户因应管理变化增加或减少页面上的域，同时可以方便的控制相关环节中人或者角色的调整，支持不同环节对文档中域的权限控制(只读、隐藏、编辑等权限)，同时可以因应管理的变化进行调整。系统支持流程跨多个服务器的文档流转审批，通过流程引擎驱动分公司与分公司或职能部门，总公司和分公司之间的文档流转。支持不同流程的相互调用，同时保证相关流程间文档中关联的信息在传递中的相互取值和合并，不同公司或部门之间可借助流程引擎进行文档的审批流转。每个独立的公司拥有独立的流程引擎，方便各公司的管理调整，同时多流程引擎的部署优化系统的运行效率，充分利用每个服务器的处理能力。
3.3系统基础模型
1)逐级授权的管理概念
系统成型后由最高级别(总公司)管理员为下属单位(分公司)的管理员进行菜单、权限的分配，这样分公司的管理员才能对系统应用部分可见和操作，权限分配后分工司管理员在登陆系统对子公司管理员进行权限和功能菜单的分配，系统菜单以及操作权限由个单位的管理员在逐一的给管理员隶属公司的员工进行分配，考虑到个公司员工数量大不能一一的为其分配，我们制定了一个新的设计理念“角色”管理员可以先定义一个角色以下我们假设创建了一个名为“全部人员”的角色名称，这个角色所对应的是公司的全部人员，通讯录是办公系统中员工都可见的一个功能模块，我们将此模块对公司所有人开放，这样在分配菜单时我们将把通讯录模块按照“角色”进行分配，在分配菜单时我们选择按角色来分配，同时把创建好的“全部人员“角色加入到通讯录的权限分配中，这样在用户登陆后即可看到此功能模块。这样的分配模式能更好的节省工作效率方便维护。