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考虑到对不可预计费用进行预算有利也有弊，比较稳妥的做法是：项目组可以编列不可预料费用预算，但它不在正式审批的预算范围内，只有在允许的特定情形下，项目组方可使用。
步骤3：追踪成本，监控差异
项目预算编制完毕并审批以后，在项目实施过程中，一定要对项目的成本费用作实时记录，以便追踪实际花销是否按照项目预算进度来支出。预算与实际的差异可以时间为参照来比较在某一特点时点(通常在月末)上的成本差异，我们称之为月度成本差异;也可以工作任务完成量为参照来比较在项目进程中某个里程碑点上的成本差异，我们称之为项目成本差异。
月度成本差异绝对值=月度预算支出-实际支出
月度成本差异相对值=(月度预算支出-实际支出)/月度预算支出*100
项目成本差异绝对值=项目任务预算支出-实际支出
项目成本差异相对值=(项目任务预算支出-实际支出)/项目任务预算支出*100
成本差异值计算出来后有正有负，分别代表着项目成本执行的不同状态：
成本差异为正：说明实际成本执行在预算范围内，但这并不一定就是好事。当项目任务支出低于预计支出时，意味着项目可能并未按照计划执行，甚至可能滞后于预算进度。另外，正的成本差异也有可能是预算不准造成的。另一方面，它也可能是项目范围合理变更、项目成员有效控制成本的结果。
成本差异为负：代表实际成本超出预算范围，造成这一情形的原因也有多种可能。如项目遭遇了比较严重的问题，项目范围大面积变更、进度严重滞后、预算马虎等。如果月度成本差异为负，而项目成本按预算执行，那么就不必马上采取措施。
综上所述，我们看到IT项目的成本管理绝不仅仅是处理一堆数据，它贯穿于项目的始终，目的在于帮助项目经理更好地发现项目存在的问题，经验告诉我们，有效地成本管理往往意味着项目成功了一半。