会员登录
会员注册
视频会议提供了面对面沟通的所有独特好处，而不用支付召集异地人员集中到一个会议室的直接和间接成本。在会议中，与会人员可以展示与工作相关的物品，比如器械或者产品，这样就可以发现其他人是否在认真听取会议观点和信息并做出适当的反应。与会人员还可以被分成两个或多个小组，同时对问题展开讨论，推进决策进程。
多数组织都使用多种沟通方式帮助员工保持联系和正常工作。过去，很多沟通方式都被当作孤立的方案来解决特殊需要。现在，必须把它们放在更大的环境下考虑，尽量将不同的沟通方式整合到一个统一的、多层次的沟通平台。
选择：权衡沟通成本与价值
显然，组织和团队拥有许多可以用在企业内外沟通与合作上的工具。当然，最大的难题是如何利用这些工具实现利益最大化，最终实现组织的沟通能力最大化。Wainhouse 研究公司的戴维斯(Andrew Davis)指出，企业前进的动力来自正确决策的能力，而决策能力的增强源于沟通，而沟通的改善依赖于全面应用一整套完善的工具和技术。
在考虑成本的基础上选择沟通的方式，不失为一个谨慎的方案。因为所有的组织都必须控制成本底线。但这并非就是最合适的，特别是当你要权衡某个方式的成本和全部沟通过程所创造的价值的时候。
那么，你是怎么衡量价值的呢?在沟通过程中，某个沟通方式的价值取决于它包含的非言语信息的数量。事实上，研究人员认为，一条信息的50%到90%是通过暗示、信号或者符号来传达的。暗示是一个人发出的提醒，让另一个人开始特定的发言或者行动。信号是表达需要、感情和欲望的动作。而符号则在沟通中代表一件事情或者一个动作、一件东西、一个人或者地点。
在某个沟通方式里包含的非言语的沟通系统越多，使用者之间的沟通就越直接。换句话说，一个沟通方式越接近面对面沟通，其信息沟通也就越丰富。因此，视频会议的信息比电话更丰富，而电话则比即时讯息更丰富，即时讯息比电子邮件更丰富。
显然，组织必须权衡使用某种沟通方式的成本和其信息沟通的丰富程度。试图把每个会议都安排成面对面的互动沟通，其代价太高，无法操作;完全依靠电子邮件则会造成混乱且疏远关系。
有鉴于此，组织应该采取一个更加平衡的沟通计划，做到投入小、效果佳，而且与各种关系相适应。比如，刚建立的关系应该安排更多的面对面的交流，这些充满非言语信息的沟通，能够建立信任和融洽关系。关系稳定以后，其他沟通方式可以用来替代面对面的互动。然而，即使是牢固的关系如果长时间没有进行面对面的沟通，也会逐渐疏远。