沟通管理: 如何组织和召开项目会议 (1)

　　四、会议过程控制

　　学会开会很重要，虽然很多情况下顾问不是会议的主持人，但有时会出现场面难以控制的情况，这就需要顾问善于把控会议的节奏。

　　1、 不要讨论与会议无关的话题。有时客户不知不觉离题千里，这时候，您需要将他从千里之外拉回来;

　　2、 不要讨论没有结果的话题。有些问题很难在会议上搞清楚，继续讨论下去也没有答案。这个时候需要暂停讨论这个话题，等您清楚之后，再组织会议讨论;

　　3、 不要让意见领袖控制会议。意见领袖的意见有时会帮助您，有时也会害死您。适当给意见领袖发挥的空间，这个空间是您给的，他的观点刚好符合当前需要。除此之外，您要想办法让他说就说，让他停就停，并且受您的思路控制。

　　4、 不要在会议上说些泄气的话。任何泄气的话，尤其是项目经理，都会影响整个项目团队的士气。

　　5、 不要去讨论公司战略级的问题。公司战略级的问题是董事会要讨论的，不是ERP项目组能够讨论的话题。

　　五、一定要有会议纪要

　　有人说开会不重要，重要的是会议纪要如何写。这句话在一定程度上反映了会议纪要的重要性。会议纪要上通常会写明：时间、地点、主持人、参会人、纪要内容(问题、方案、责任人、时间等)。这就将会议上形成的决议用文字的形式记录下来，以备忘和上报。如果涉及到双方的会议纪要，最好由实施顾问来写。如果由客户来写，则必须经实施顾问确认后才能发出来。

　　六、关于项目会议的几个误区：

　　1、项目有了问题，才开会;

　　2、项目会议尽讲好的一面，或者尽讲不好的一面;

　　3、项目会议成了软件功能的评判会;

　　4、所有问题都等到会上来解决;

　　5、领导说的都是对。

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