危机应对与处置
风险一旦转化为危机,矛盾就会在短时间内爆发,组织应该根据危机的严重程度,整合内外部资源对危机进行处置。
危机应对与处置属于事中管理,含盖信息采集与传递,沟通与协调,决策与执行等几个方面。信息采集与传递是危机发生后有具体的部门负责信息的收集和整理,并按照约定的机制将其传递给具体的处理部门,目的是告知相关人员发生了危机,并提供必要的信息供其参考。沟通与协调是危机管理部门收到危机发生的信息后,根据既定的流程,组织内部相关人员进行沟通,并制定处理方案。决策与执行是对处理方案的认可,并付诸行动的过程。
事后评估与重建
事后评估与重建属于事后管理,是对危机遗留问题和滞后效应的处理。危机发生之后一定会对企业和组织产生一定的影响和损失,对服务的客户,合作伙伴及内部员工都会产生不同程度的影响,而这些影响又会作用到企业的业务运作方面。客户是否会继续认可产品和服务,合作伙伴是否会继续提供支持,企业内部员工的士气是否会受到打击和影响等。企业要及时地做出评估,并找到问题的关键点,同时通过具体的措施和行动来解决这些问题。危机有“危”,也有“机”,在危机处理和重建的过程中应该抓住机会,利用机会,把不利转化为有利,这样危机管理就达到了一个更高的层次。
信息收集与发布
平时,应该同媒体保持一种良好的关系,为“战时”各种信息的发布做好准备。危机发生后要坦诚对待媒体,勇于承担错误和责任,采取积极的行动控制事态的发展,并及时地通过媒体发布各种处理信息,更正不实消息。事后要通过适当的渠道和方式向媒体公布处理的过程和结果,以负责的态度继续关心受影响者,并提供安慰和帮助,消除不良影响,恢复公众的信心。对内部要如实通报组织的态度,统一口径,整合资源,共同面对危机,而不能使大家胡乱猜测,影响员工士气和日常运作。
常态化危机管理需要采取的行动
如果把上述危机管理框架的构建作为一个组织进行危机管理的愿景,那么组织内部就要通过一系列的计划和行动将愿景变成现实。在此过程中涉及组织保障、资源保障、制度保障及技术保障等多个方面。
组织保障
组织保障,即组织危机管理部门的设立。由于组织规模大小和经营复杂程度是各不相同的,所以在部门设置上也会有差别。但一般来讲危机管理组织应该包含以下几个部分:管理决策机构,执行处置机构和专家组。
管理决策机构即危机管理委员会一般由企业高层和部门负责人构成,主要职责为危机管理策略和计划的制定,指导和监督执行处置机构的日常工作,危机管理方面重大问题的决策,危机发生时的指导,协调和咨询工作。