ERP功能设计之供应商退货功能完善

　　供应商退货单是ERP系统中一张必不可少的单据。但是，其因为是采购管理主流程中的一种意外情况，所以，管理起来的话，比较复杂。

　　一方面各个企业对于退货的管理流程不经相同，这就要求ERP系统在退货功能设计的时候，要考虑系统的灵活性，尽量通过灵活的配置，而不是二次开发来实现客户的需求。二是财务对于退货的处理情况根据企业情况的不同，也有所差异，如有的直接扣当笔货款，而有的则是扣下一笔货款，等等。正是因为这些方面的影响，所以供应商退货管理比供应商进货管理更加复杂。

　　我在原有退货单功能的基础上，主要对以下几个方面进行了改善。现在把这些改善的思路在这边总结出来，若大家也有类似的需求的话，则可以拿来参考一下。

　　一、 生产中或者生产完成后发生的退货

　　如现在有一家企业主要为各大家电企业生产带线的插头。他们的供应商送来一笔线材，按企业的要求根据一定的尺寸断好。然后企业在把这个线材在注塑机上把端子等利用PVC材料注塑成一个插头。等到生产完成，在成品入库检验的时候，检验人员发现这批线材有质量问题，需要进行退货。此时，就会遇到一些问题。

　　一是这个线材已经消耗掉，已经生成成成品。此时，若退货的话，就没有对应的品号可以进行退货。如这个插头的成品编号为 PA001，而线材的品号为MX001。把线材加工成成品，企业库存PA001成品增加，而线材MX001库存减少。现在若要把MX001退给供应商的话，库存中已经没有这个材料，该如何退给供应商呢?

　　二是这个线材在加工的过程中，产生了一些加工费用;而且也用到了企业的其他材料，如端子、PVC材料等等。那么，这些费用应该由谁来负担呢?这也是一个ERP系统设计中需要考虑的内容。

　　笔者以前在实施项目的时候，碰到过好多类似的需求，基本上都需要通过二次开发或者半手工的方式才能处理。现在由我负责ERP功能的设计，我就结合其他实施顾问的意见，把这个需求在ERP系统的标准版本上实现，如此的话，以后客户遇到类似需求就不用再通过二次开发来实现。

　　这次退货功能的完善，主要是加强对于退货金额的调整。

　　默认情况下，企业一笔货若进货金额为十万。把这笔全部退给供应商的话，则其默认金额最大就是十万，不能够超过这个数额。而在这笔货上发生的检验费用、加工费用等等的支出，则需要通过扣款单来完成。这显然就把退货单跟扣款单人为的隔离开来，不利于用户的操作。

　　我在这方面上，进行了调整。

　　我在退货单上添加了一些字段，用来统计这些加工费用与材料费用。如我们增加了“加工费用”与“额外材料成本支出”两个字段。默认情况下，这个两个字段的值为零，即表示这批材料退货时没有发生过其他费用，直接按材料本身的金额进行退货。若已经发生了相关的支出，则只需要在这两个字段中输入相应的金额，然后在生成应付账单时，就会把这些金额进行累加，作为应付帐款的递减项，扣减应付帐款。这两个字段的值还可以根据企业预先定义的标准成本自动进行计算

　　如此的话，就不用再手工的作扣款单，一切费用都在退货单上进行显示，这就有利于后续的稽核，相对来说，不容易出现错误。

　　二、 退货税的处理方式

　　退货也会对税产生比较大的影响。如企业这次把线MA001退回给供应商，不再向其进这笔线材，以示惩罚，而向另外一个供应商进货。此时，若按正常业务来走，当供应商在进货时已经开了发票，或者企业是隔月退货的话，就会遇到一个红字发票的问题。也就是说，要有一张红字发票把原先的增值税发票冲销掉，否则的话，企业就会涉嫌多开增值税发票逃税。但是，这些发票，需要跟政府部门打交道，处理起来比较麻烦。所以，在手工处理的时候，退货的时候，往往不会对税做调整。如这次退货金额为十万，包含增值税的部分。在实际退货时，企业往往不会开红字发票对冲，而是递减下次的发票。如下次进货金额本来应该是40 万，但是应为这个月又十万的退货，所以只需要开30万的发票。这就是大部分企业在退货作业发生的时候，对于税的处理方法。这虽然不怎么合规，但是，因为其处理比较灵活，所以，深受企业的欢迎。

　　为了处理这个需求，我也花了很多时间与精力，在跟实施顾问商量该如何设计，也去向一些企业的财务工作人员请教可行的处理方法。最后，在退货单转应付帐款单流程上动起了脑筋。