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5、所使用的表单《首营企业审批表》、《供应商信息修改申请表》作用：新增供应商信息或修改供应商基础信息时，录入ERP系统的依据。主要数据项：编号、供应商名称、集团内外、境外/合资/国产、性质等信息。票据流：由相关人员提出申请(填写申请表)，报主管人员批准后交基础数据管理员，由基础数据管理员录入计算机。
(二)、采购计划与进货合同
1、采购人员依据库存下限报警自动生成的采购计划，或根据库存动态表及紧急要货等情况人工统计采购计划，提出采购申请。公司代理品种和重点销售品种由公司采购部负责购进。进货计划、合同由其代理部门制定，但要通过公司采购部的审核并进行备案。采购员根据采购计划联系货源，同供应商签订进货合同。采购员将进货合同交给部门负责人进行审核，审核通过后交给进货合同管理员，由合同管理员将合同录入ERP系统。采购部业务员经审批确定新建立合作关系的供应商---索取相关文件资料质管部确立数据文件是否完备，如不全要求补充完备，完备则数据可以进入系统。作为供应商的基础数据。
2、岗位职责：1)采购员职责：根据库存上下限报警自动生成的采购计划，结合上年同期销售情况、本期期初库存、本期购进、本期销售、当前库存、本期未执行合同和资金情况等数据提出采购申请或修改采购计划。计划采购的品种，联系供应商。建立、修改、维护供应商资料档案;确保资料的准确无误;采购部业务员经审批确定新建立合作关系供应商-----索取相关的文件资料，根据提供的采购申请，积极寻找、组织货源;合理安排进货，与供应商签订进货合同并将合同及时送交合同管理员;修改库存报警的库存下限;向进货合同管理员送交审核后的进货合同。2)采购负责人职责：负责组织讨论采购计划的可行性;及时了解采购计划的执行情况，解决采购计划执行过程中的问题;审核采购合同。3)进货合同管理员职责：合同管理员依据采购员送达的审核后的进货合同，进行内容审查，条款是否完整等，发现问题及时联系采购员进行修正。如有异议，向采购负责人汇报。将合同内容录入计算机，并将原始合同妥善保管备查。合同管理员应在合同执行期内，经常性检查合同履行情况。如合同内容未执行完却又终止时，及时沟通领导查明未执行合同的原因。将合同统一编号、装订成册，存档备查。及时了解合同完成和执行情况。4)质管部管理员职责：确立数据、文件是否完备，完备则输入系统。不完备则要求数据补充完整后再输入系统。
3、表单票据说明：1)原始票据：业务合同是用于记录与供应商的责、权、利关系。数据项包括时间、签定地点、品名、规格、单位、数量、单价(含税)、总金额、包装、备注、合同甲乙双方的基本信息。方案：在ERP系统中以电子形式保存(原始采购记录)。2)系统单据：进货计划是记录计划采购明细。方案：由库存下限报警自动生成。3)进货合同：是采购员与供应商签订的货品购销合同，合同管理员将其录入ERP系统，作为进货的依据。它以两种形式存在，一种是原始书面资料，一种是ERP系统的内部计算机单据。
(三)、销售作业流程
1、 销售流程说明：销售人员根据客户的要货计划或电话登记要货情况，要提供书面的《要货计划单》并经部门经理审核的单据给客户服务部的销售开票员进行开票。在填写时要确定下列信息：
销售模式、结算方式、客户要货的品种、规格、产地、数量、价格或扣率、发货方式和运输地点。确定客户的名称和业务员。如果是新客户或发生客户情况的变更应该先按照客户管理流程办理相应的审批手续。销售业务员必须在《要货计划单》标明本笔销售业务现金和月结销售。开票员在接到销售业务员的《要货计划单》后，按照规定的时间进行销售开票。对于超出信用额度过或可销库存不够的要货计划及时与销售业务员沟通，并根据沟通情况在系统中继续开票或作废记录。