以上OA实施各个阶段是密切相关的,一个阶段没有做好,决不可操之过急进入下一个阶段。值得注意的是,在整个实施进程中,培训工作是贯彻始终的。前面只是对第一个阶段的领导层、关键客户培训作了介绍。而那些贯穿于实施准备、模拟运行及客户化、切换运行、新系统运行过程中的有关培训,如系统管理员的培训、最终客户的培训也都是十分重要的。因为只有员工才是系统的真正使用者,只有他们对产品及所要求的硬件环境有了一定的了解,才能够保证系统最终的顺利实施和应用。
在整个OA产品实施过程中,还需要强调的一点是:实施进程中角色的逐渐转换,并不是整个实施过程全部由实施工程师完成,当实施工作进行到一定程度的情况下,就要有意识地切换角色。
第六阶段:实施过程中项目的控制与管理
1.项目实施计划、进程的控制
在制订项目实施计划时我们都力求尽可能的完善,但在实施过程中,总是要随着项目环境的变化作一些必要的、局部的调整,实施计划调整是需要时间的,而执行调整后的计划,其时间显然与最初估计的时间是不尽相同的。因此,最大程度上控制这些影响项目实施进度的因素,适应环境的变化才能真正发挥项目实施计划的最大效用。
实施过程中,项目实施计划管理一般包括以下几点:
实施工程师编制实施计划,并经双方共同讨论、批准、签字。
在项目实施过程中及时更新与维护实施计划,并经双方批准、签字确认。
作出工作小结,说明未完成原因及改进建议意见,并经双方批准、签字确认。
控制整个项目实施进展状况,出现问题及时进行沟通解决。
在实际实施过程中,肯定会出现由于各种人为和不可抗拒的因素造成实施工作的中断和实施进度的延误。对此,一定要及时发现,详细分析原因,及时与客户沟通、协调,重新调整人员及计划安排。
2.项目实施过程中文档的管理
在OA产品实施过程中,由于项目的复杂性、多方人员的参加以及时间跨度比较长等因素的存在,所有与项目有关的需求、建议、解决方案和结论以及任何一次的会议记录都必须文档化、标准化,成为项目成果的一个组成部分,以便查阅、交流和引用。
3.实施后延续性的问题:技术交接
在前面的介绍中,还有一个很重要的环节一直没有提到,那就是实施过程中阶段性成果的验收,实施过程中每个阶段都要提供相应的验收报告,同时实施双方签字备案。这样处理,一个是一旦发生实施变动有据可查,二是为实施项目结束后为技术支持部门提供详细的文档资料,便于支持人员进行后续的支持工作。
总而言之,OA产品的实施是一个艰苦的过程,在产品实施初期就要正式这些问题,借助双方的诚意和决心,才可能实施成功。
