“事实证明我们的思路是正确的。”巫建文说。“我们不仅培养了自己的研发团队,而且系统在行业内推广后取得了非常好的成绩,我们基本已经实现了无纸办公,所有的公文基本都在网上流转,并且,办公效率得到极大的提高。”
一组数据可以说明这一成果:截至到2008年4月21日止,广东省交通行业内,系统的注册单位数为26个,注册用户数为3100个。电子文档有59801份,其中收文36008份,发文23793份。电子公文传输12246份,成功传输率为100,非超时成功传输率超过96%。目前,在广东省交通厅内部,公文流转从7个工作日缩减为3个工作日;跨部门的公文流转从15个工作日缩短为5个工作日;档案查询基本实现自动化,电子档案查询占全年查询量的97%;
三套模块构建特色智能系统
广东交通办公自动化系统主要包括三个模块:办公自动化模块、数据中心模块、电子公文交换模块。
办公自动化模块主要由十个管理系统构成,分别是:公文管理、邮件管理、个人事务、办公事务、资源管理、公共社区、资讯中心、项目管理、维护中心、系统管理。这个模块是系统的核心模块,基本满足了OA的日常使用的全部功能。在模块设计上,系统主要采用了AJAX和XML Webservice相结合的技术,实现拖拉式的流程自定义,并完全符合《国家行政机关公文格式》(GB/T9704-1999)要求,同时,结合交通管理部门现有典型政务信息系统特点,设计了电子公文流转所必需的全部要素。
“我们还采用了最新的微软移动网络开发平台(MMIT)和XML Webservice技术结合,开发了基于移动终端的OA模块,(例如手机、PDA),这样可实现移动办公。而内嵌CA认证模块,纳入‘广东省交通CA认证中心’管理,可实现信息安全。”广东省交通档案管理信息中心技术科科长OA系统项目负责人胡林介绍。
对数据中心模块的建设,信息中心可谓是花费了心思。据信息中心的同志介绍,这个模块主要是要体现系统的智能化功能,通过用户平常在工作中对信息资源的积累,形成一个内容丰富,查询简便的后台数据中心,用户在办文过程中可以方便快捷地获取与文件相关的一些材料和信息,对提高办文质量有很大帮助。
在实际应用中,数据中心模块使用的Web2.0技术,实现了个性化的桌面。对收集分类后的信息,按分类产生RSS源,供用户订阅,并便于相关系统引用信息。同时,实现了对收集分类后的信息可进行二次加工,使用者能够发布、编辑各类信息,提供附件上载功能;系统提供信息专题化功能,用户可灵活建立专题整理相关信息,专题有私有、共享属性,实现个性化的信息管理和使用,并便于信息的共享。而其以树状形式展示“信息分类”,可供用户快速查阅和订阅感兴趣的信息分类下的信息。并提供组合查询功能,便于用户定位感兴趣的信息。另外,通过建立信息价值评价体系,设定积分标准,实现当用户对采集得到的数据进行访问时,对访问情况进行记录和计数,以作为数据的重要程度和有用程度的评价指标之一。同时,用户自己也可以对数据的重要性和有用性进行评级。这样,系统在以后的数据采集中会重点关注那些访问次数较多或评级较高的数据资源,对与其相关的资源(如与这些资源在同一网站中的其他资源)进行更深更全面的搜索。而对于那些访问次数很少,有用性较低的数据,可以在以后的采集过程中不进行搜索,或者定期将这些数据清除,使得数据采集工作更加有效。