把生产、财务、销售、技术等经营活动所产生的物流、财务流、信息流,同步集成到一个管理信息系统平台上,然后根据平台上所积累的数据和在当前的市场环境中所遇到的新问题,调整业务流程,再根据新的业务流程设置企业组织和支持新组织的信息系统的架构已经成为大型钢铁企业的普遍做法。
财务成为信息化核心
信息化平台建立起来后,最显著的变化就是企业以财务为核心,实现了财务与企业各种业务的集成,通过自动化管理在生产经营领域发生了脱胎换骨的变化。
仅仅财务电算化,还不是真正意义上实现信息化,因为仍然需要大量的人力手工输入,只是通过计算机的使用,在一定程度上降低了业务人员劳动强度,相对提高工作效率,但并没有实现人员工作的减少。信息化之后,企业各级财务用于月结、年结的时间大大缩短了,原来的月结差不多需要一个星期的时间,年结的时间更长,现在实行账单上线后,一般的企业只需要3~5天,比较好的企业2天内就可以完成。漆永新说: “这是巨大的进步。不过国际上最领先的财务信息化管理可以在24小时之内完成,我国的钢铁企业还是有一定的差距,但这种差距已经不是质的问题了。”
信息化在对财务绩效产生明显影响后,对于企业提升管理水平也发挥了重要的作用。时间的缩短意味着财务数据对企业决策层的参考价值提高了,数据的价值就会提高。最主要的是财务数据的真实性提高了,过去多级财务制度,又涉及核算、结算,工作量非常大,并且都是手工做账,各个环节都有可能发生做假,容易造成财务漏洞的增加,最后的数据真实性无法保证。改进为电算自动入账后,只有报销的凭据是人工的,其他都是自动入账,真实性大大提高了。
财务人员免去了输入、输出、算账的工作,节省了大量的时间,就可以把更多的精力放在财务分析上,帮助企业决策更加准确。
统一财务是巨大的进步,审计部门也可以直接查阅电子账单,方便审计工作。
财务人员的角色变换
财务人员的大幅减少,为企业节省了人力成本。同时,财务人员的工作重心也发生了变化。财务人员从过去的“算账员”角色开始向“分析员”身份转换。节省了大量时间,可以集中力量做财务数据的分析工作,信息化为财务分析提供了广阔的舞台。
漆永新说,已经建立或正在建立的数据仓库,完全可以支持财务人员进行各种类型的数据分析。数据仓库的建立,贯穿起多级财务系统,使联级财务分析成为可能。而联级财务分析对于帮助企业与市场之间实现更有效的互动具有十分重要的作用。