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在传统信息化建设过程中，往往所有的动作都是围绕着具体的事务来进行的，而办公信息化的目的也在于帮助企业摆脱部分手工工作，在一定程度上提升业务效率。传统OA中的信息是以单纯的文档、或静态数据等形式存在，信息的覆盖面和覆盖深度十分有限，难以将其凝练成知识，更无法建立很好的知识管理体系。而以知识管理为导向的新一代办公信息化系统不仅提供基本的信息和事务管理平台，还关注这些信息和业务过程中所包含的知识，并利用一系列知识管理工具实现对其的获取、转化、存储和利用，以支持企业知识型组织的建立。应该说，引入知识管理是办公自动化领域的一场革命，必将给办公信息化带来更高层面的应用价值。
三、 知识管理的主要实施过程
一个企业的知识链通常包括知识的识别、获取、开发、分解、储存、传递、共享以及知识产生价值。那么又如何实施知识管理信息化呢?我们认为知识管理信息化的主要包括认知、信息积累、知识挖掘、知识运用、规范化发展五个步骤。
首先，认知是企业实施知识管理的第一步，主要任务是了解企业的管理现状及整体信息化水平，确定实施方向，逐渐树立企业知识管理的远景规划目标。在这阶段，最重要的是掌握企业知识管理实施的背景及进行企业战略发展的规划及目标。信息化的过程是个流程再造及管理适应的过程，若不了解企业自身的情况，就盲目将信息化推进至一个很高的阶段或无序引进知识管理战略将很可能不适应企业的发展要求，甚至可能导致产生信息化成为一种负担，而知识管理更是无法取得一个良好的效果。
随着信息化过程的迈进，信息积累是进一步走向知识管理的重要步骤。传统的信息没有有效的手段可以进行分类、识别、归档、存储及综合利用，而信息科学技术则使信息转化为知识进而成为一种资本的源动力。信息管理将各种各样的信息以一定的方式汇总、组织起来，方便人们利用计算机来查询和检索。将企业内部的人事、资产、财务、公文、档案等各方面的信息进行积累，并将它们相互关联，使信息成为知识的源泉，是知识管理实施步骤最重要的基础。
知识是由信息而来，它是通过信息的提取、识别、分析和归纳转换而来的，故信息管理是知识管理的基础，知识管理则是信息管理的延升和发展。完成一定的信息积累后，知识的挖掘则是展开知识管理实施的开拓步伐。错综复杂的信息一直随着几何级的基数快速增长。如何将信息转化成为一种知识呢?
每一个企业都有自己的管理方法、经验、业务流程及企业文化，它们的体系及任务特性也各不相同，所产生的知识也有所差异。根据相应的流程特点及管理模式，将这些任务特性进行信息化的描述成为一种信息资源。结合信息检索、分析及挖掘技术，进行适当的分类及抽取或形成一组问答序列，并将这些信息进行提取，形成解决某一问题域的数据集市，挖掘出一定的专门知识，作为决策的依据。
针对不同的知识体系及应用特点,企业可根据自身的现状及远景规划进行知识管理模式的分析并拟定合适的知识管理方法。在初步可率先选取适当的部门和流程，依照规划基础进行知识管理实践，并取得知识管理的初步运用。在不断总结完善的基础上，继而进行知识管理全面的溶入企业业务流程和价值链，实现学习型组织、头脑风暴等知识管理提升计划的全面运行。