2.2档案依然有数据型、信息型、知识型
在今后,数据型主要产生于生产物流系统和财务系统,信息型主要产生于情报系统、办公系统。知识型的产生面就最广。
今后的三种类型档案几乎都是数字化的,并且是有规范的,所以在管理时可以遵循:
(1) 数据型按照统计数学模型转化成信息型、知识型文档进行管理
一般来讲,统计的数学模型必须依据管理者或需求者规定的目标进行设计,对数据定期或不定期进行统计,形成信息型文档。
再对积累的信息型文档按专家委托分析手段进行汇总判断形成知识型文档。
(2) 信息型档案按照需求可直接应用,也可以转化成知识型文档进行管理
有些信息档案(如客户信息)就可以直接按文档看成是知识,进而按知识资源进行管理;有些信息型档案(如数据图表)可按专家委托分析方法进行分析、判断形成知识型文档,再按知识资源进行管理。
2.3档案处理的个性化、专家化
由于大多档案来源于专业人员,并都在网上形成或收集,那么这些专业人员本身就是非常好的档案收集者,只是收集整理时,还可能没有比较标准的规范化模板,因此,档案管理者的任务之一是对档案来源进行规范化,即提供给来源者以填写的标准模板。
专业人员按模板提交以后,可以送达档案管理者,也可以直接送达档案管理者委托的审查专家进行审查。这样的处理解决了档案处理专业化的问题。
2.4档案应用的及时化
未来档案管理的关键就在及时应用,尽快产生效益。做到这一点,也并不难,首先就须按上节叙述管理方式,由专业人员和专家委托方式快速整理,再根据档案知识多面性分类,确定相关工作环节或相关工作岗位的需求程度,采取推送方式、订阅方式等,将知识及时地送到需要它的人手中。
3、企业档案知识资源管理的目标
经过前面的阐述和分析,我们已基本说明了档案知识的特点和在知识经济时代管理的要求。但具体该如何推动与实施档案知识资源管理,还需要有更明确的目标定位。